Waar moet ik rekening mee houden bij het elektronisch inlezen van bankafschriften in Mamut?
| Mamut Support ID: | M-02025118 |
| Product: | Mamut One |
| Laatst bijgewerkt: | 27 december 2013 |
Omschrijving
In Mamut is het mogelijk om bankbestanden in te lezen, zodat u snel en eenvoudig uw bankmutaties kunt inlezen en u zodoende tijdwinst boekt ten opzichte van het handmatig invoeren van alle boekstukregels op uw rekeningafschrift.
In dit artikel vindt u een aantal aandachtspunten met betrekking tot het inlezen van bankbestanden.
In welke gevallen is het nuttig om bankbestanden in te lezen?
Of het voor u zinvol is om elektronisch uw bankbestanden te gaan inlezen is mede afhankelijk hoeveel mutaties u heeft. Indien u veel mutaties per afschrift heeft dan het elektronisch inlezen van bankafschriften een tijdwinst opleveren versus het handmatig ingeven van elke mutatie in Mamut.
Wat moet ik instellen om bankbestanden in Mamut te kunnen inlezen?
Allereerst dient u een overeenkomst met uw bank te hebben, om te zorgen dat het correcte formaat voor u ter beschikking wordt gesteld. In Mamut zelf hoeft u verder niets in te stellen. Houd er wel rekening mee dat enkel gebruikers die toegang hebben tot de Administratiemodule van deze functionaliteit gebruik kunnen maken.
Welke formaten worden door Mamut ondersteund?
Mamut raadt u aan het SWIFT MT940-formaat te gebruiken voor het inlezen van uw bankmutaties. In de loop van 2013 hebben een aantal banken het MT940 Structured-formaat (MT940S) in gebruik genomen. Dit formaat bevat aanpassingen ter voorbereiding op het CAMT-formaat, dat op termijn geïntroduceerd zal worden. Het elektronische rekeningafschrift in MT940-formaat wordt ondersteund door de meeste banken en kan in Mamut Business Software worden geïmporteerd.
Naast MT940 is het tevens mogelijk gebruik te maken van aangepaste formaten, zoals een .xls- of .csv-formaat. Het aanmaken van een aangepast formaat kan echter vrij omslachtig en/of tijdrovend zijn. Het instellen van een aangepast formaat wordt niet door Mamut Support ondersteund. Indien u hierbij ondersteund wilt worden kunt u hiervoor een Mamut Authorised partner benaderen. Voor een efficiënte verwerking van uw banktransacties raden wij mede daarom het MT940-formaat aan. Meer informatie over deze formaten vindt u hier.
In verband met de ontwikkelingen omtrent SEPA, zullen de huidige MT940-formaten op termijn worden vervangen. Meer hierover kunt u hier lezen.
Hoe kan in mijn bankbestanden inlezen in Mamut?
In hoofdlijnen kunt u als volgt uw MT940-bestanden inlezen in Mamut:
- Download het bestand bij uw bank en sla het op op uw pc.
- Lees het bestand in via Beheer – Administratie – Bankbestand inlezen.
- Het programma doet vervolgens een matchingsvoorstel per post. In dit voorstel kunt u nog aanpassingen doen.
- Vervolgens kunt u het voorstel doorzetten naar het Inboeken-scherm, waar u nog aanpassingen kunt doen voordat u definitief de boekstukken naar het grootboek verwerkt.
Een uitgebreide omschrijving inclusief schermafbeeldingen van de te nemen stappen vindt u hier.
Waarop matcht/herkent Mamut posten?
Bij het inlezen van uw bankbestand zoekt Mamut in openstaande posten uit uw debiteuren- en crediteurenadministratie op mutaties te koppelen. Hierbij wordt er in eerste instantie gekeken naar het gebruikte factuurnummer in het betalingskenmerk op het afschrift. Wanneer het factuurnummer niet gevonden kan worden, wordt er gekeken naar het bankrekeningnummer van de tegenpartij. Zorg er daarom voor dat u voor uw relaties het bankrekeningnummer heeft ingevoerd in Beheer – Relatie – Relatiebeheer - tabblad Overige Info. Gebruik hierbij geen tussenliggende puntjes: dus niet 123.45.678, maar 12345678 Alleen met openstaande posten in uw administratie kan worden gematcht, overige posten zullen op de voorgestelde rekening voor kruisposten worden geplaatst. Deze kunt u handmatig alsnog de post selecteren waarmee de ingelezen post gematcht moet worden.
Waarom worden een aantal openstaande posten niet gematcht?
Er zijn een aantal redenen waarom bepaalde posten niet kunnen worden herkend, ook al staan deze posten wel open in uw administratie en zijn deze posten tevens aanwezig in het bankbestand. Dit kan worden verklaard door de manier waarop Mamut de bestanden leest, en hoe de gegevens in het bestand zijn weergegeven. Voorbeelden hiervan zijn het gebruik van voorloopnullen (00012345678 in plaats van 12345678) in het bestand, of het gebruik van tussenliggende punten, zoals eerder beschreven. Een andere mogelijkheid is dat het bankrekeningnummer is ingevoerd op de relatiekaart nadat de factuur/post is aangemaakt. In dit laatste geval zal de bij volgende facturen wel de post automatisch herkend worden. De manier waarop het matchen werkt is zo geïmplementeerd dat zo veel mogelijk posten automatisch worden gematcht. U heeft altijd nog de mogelijkheid het matchingsvoorstel of de gemaakte boeking in het inboekvenster aan te passen indien dat noodzakelijk is.
Sinds ik gebruik maak van het MT940 Structured-formaat constateer ik vreemde gegevens op mijn afschriftinformatie. Wat doen die daar en wat betekenen ze?
Voorheen werd in de omschrijvingsregels uitsluitend tekstuele omschrijving-informatie opgenomen. In de nieuwe MT940 Structured-formaten wordt gecodeerde SEPA-informatie toegevoegd door middel van zogeheten "codewords". Deze codewords worden afgewisseld met informatie en vormen vanaf nu een belangrijke rol in de herkenning van informatie. Feitelijk kunt u deze codewords zien als ankers waar bepaalde informatie opgehaald kan worden. Indien u meer over deze codewords wenst te weten, kunt u deze informatie opvragen bij uw bank.