Hoe maak ik een mailing/samenvoegdocument aan in Mamut?
| Mamut Support ID: | M-01000235 |
| Product: | Mamut One |
| Laatst bijgewerkt: | 17 juli 2012 |
Omschrijving
Voor het maken van een selectie gebaseerd op bepaalde criteria, status, groep of geografische informatie, worden bij een mailing de databasevelden uit relatiebeheer of het medewerkersregister gebruikt. Door het aanmaken van een mailmerge naar Microsoft Word worden er nieuwe documenten, waaraan codes voor naam, adres e.d. zijn toegevoegd, aangemaakt voor de relaties die in de selectie zijn opgenomen. De selectie wordt automatisch geplaatst in het samenvoegdocument.
U gaat als volgt te werk:
- Ga in het hoofdmenu van Mamut naar Beheer - Document – Nieuw Document.
- Er wordt een scherm geopend voor het aanmaken van een nieuw document. Geef de titel aan van het document en overige gewenste informatie. Selecteer het documentsjabloon, waarop u het document wenst te baseren, in de afrollijst dat hiervoor bedoeld is.
Let op! Het is niet noodzakelijk om een relatie of contactpersoon aan te geven wanneer u de mailing maakt voor meerdere contacten.
- Klik op de knop Aanmaken/Samenvoegen om verder te gaan.
- Selecteer Een relatie of Meerdere relaties afhankelijk van wat u wenst. Klik vervolgens op Volgende.
- Indien u hebt gekozen voor één relatie, kunt u in dit scherm aangeven voor welke relatie u het document wenst aan te maken. Klik vervolgens op OK. Indien u hebt aangegeven dat u het document voor meerdere relaties wenst aan te maken, krijgt u een selectiescherm waarin u een selectie maakt op relaties aan wie u het document wenst te versturen. Wanneer u uw selectie heeft gemaakt klik u op Ok. In het scherm dat nu opkomt, kunt u uw selectie controleren en eventueel relaties verwijderen die er niet in horen. Indien de selectie verder klopt, klikt u op Voltooien.
- Er wordt nu een nieuw document aangemaakt in Microsoft Word die geformatteerd is op basis van het door u geselecteerde documentsjabloon. Codes voor bijvoorbeeld naam van de relatie, adres, contactpersoon worden erin gezet. De titel van het document wordt er ook automatisch ingezet en u kunt nu de door u gewenste tekst ingeven.
Let op! Indien u het document voor meerdere relaties heeft aangemaakt dient u op de knop ABC te klikken om de inhoud van de databasevelden te zien. U kunt ook door middel van de blauwe pijltjes in de werkbalk naar het vorige en volgende document bladeren. (Hierbij wordt er uitgegaan dat de werkbalk samenvoegvelden (Mailmerge) aan staat in Word).
U kunt nu het document afdrukken of opslaan, afhankelijk van uw wensen. Om alle documenten gelijktijdig af te drukken klikt u op de knop Merge to print.