Algemeen

Hoe kan ik gebruikers en rechten instellen

U heeft meerdere gebruikers die in de administratieve software van Davilex werken, u wilt voor elke gebruiker afzonderlijke rechten toekennen.
De onderstaande stappen kunt u alleen uitvoeren indien u het recht ‘Gebruikers en rechten’ heeft op de administratie.

Instructies

1. Klik op de Davilex-knop.
2. Klik op Gebruikers en rechten. Het formulier gebruikersbeheer wordt geopend.
3. Klik op Toevoegen. Het formulier ‘Gebruiker Toevoegen’ wordt geopend.
4. Bij ‘Gebruikersnaam’ vult u de gebruikersnaam in.
5. Bij Wachtwoord en Controle wachtwoord vult u eventueel een wachtwoord in.
6. Onder ‘Rechten’ markeert u voor de gebruiker toegekende rechten.
7. Klik op Opslaan en sluiten om de gebruiker op te slaan.
8. Klik op Ok.

Heeft u meerdere administraties? Dan dient u voor elke administratie afzonderlijk de gebruikers en rechten in te stellen

Hoe kan ik een wachtwoord instellen, wijzigen of uitschakelen?

Hieronder staat beschreven hoe er een wachtwoord kan worden ingesteld, gewijzigd of verwijderd.

Inschakelen wachtwoord

1. Om een wachtwoord op de administratie in te stellen, klikt u op de Davilex-knop en kiest u voor Wachtwoord administratie. Het formulier Wachtwoord instellen wordt geopend.
2. Als de administratie één gebruiker heeft, selecteert u de optie Deze administratie is beveiligd met een wachtwoord. Als de administratie meerdere gebruikers heeft, staat bovenaan de naam van de huidige gebruiker.
3. Voer vervolgens in het veld Nieuw wachtwoord het wachtwoord in dat u aan de betreffende administratie wilt koppelen. Het wachtwoord moet uit ten minste vier tekens bestaan.
4. Voer het wachtwoord nogmaals in het veld Controle nieuw wachtwoord in.
5. Klik op Opslaan en sluiten om het aangemaakte wachtwoord te bewaren.

Wijzigen wachtwoord

1. Om een wachtwoord op de administratie te wijzigen, klikt u op de Davilex-knop en kiest u voor Wachtwoord administratie. Het formulier Wachtwoord instellen wordt geopend.
2. Voer in het veld Huidig wachtwoord het wachtwoord in dat aan de administratie is gekoppeld.
3. Voer in het veld Nieuw wachtwoord het wachtwoord in dat u aan de administratie wilt koppelen.
4. Voer dit wachtwoord nogmaals in het veld Controle nieuw wachtwoord in.
5. Klik op Opslaan en sluiten om het aangemaakte wachtwoord te bewaren.

Uitschakelen wachtwoord

1. Om een wachtwoord op de administratie uit te schakelen, klikt u op de Davilex-knop en kiest u voor Wachtwoord administratie. Het formulier Wachtwoord instellen wordt geopend.
2. Voer in het veld Huidig wachtwoord het wachtwoord in dat aan de administratie is gekoppeld.
3. Laat de velden Nieuw wachtwoord en Controle nieuw wachtwoord leeg.
4. Als de administratie één gebruiker heeft, deselecteert u de optie Deze administratie is beveiligd met een wachtwoord. Dit kunt u pas doen als het veld Huidig wachtwoord correct is ingevuld. Als de administratie meerdere gebruikers heeft, staat bovenaan de naam van de huidige gebruiker.
5. Klik op Opslaan en sluiten om het wachtwoord uit te schakelen.

Hoe kan ik de grafieken op het startscherm verbergen?

Als u in een multi-user-omgeving werkt en niet wilt dat alle gebruikers inzicht hebben in de informatie en grafieken die het startscherm toont, dan kunt u deze gegevens op gebruikersniveau verbergen. Het al dan niet tonen van het financieel dashboard is namelijk gekoppeld aan het recht Rapportage. Is aan een gebruiker dit recht niet toegekend? Dan zal het startscherm geen financieel dashboard tonen.

De rechten kunt u beheren in het onderdeel Gebruikersbeheer dat u opent door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Gebruikers en rechten.

Hoe kan ik rechtstreeks boeken op een BTW-grootboekrekening?

Wanneer u rechtstreeks op een BTW-grootboekrekening wilt boeken, ontvangt u de melding: Deze grootboekrekening is gekoppeld aan een BTW-tarief. U mag hierop niet rechtstreeks boeken. Boekstukregels voor BTW-bedragen worden automatisch aangemaakt als u een BTW-tarief selecteert in het veld 'BTW-tarief' Wilt u toch direct op een BTW-grootboekrekening boeken, dan kunt u deze optie als volgt activeren:

Instructies

1. Klik in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen. U kunt de instellingen ook openen door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Instellingen.
2. Klik op het tabblad Algemeen in de groep Instellingen Systeem op Administratie.
3. Markeer de optie Rechtstreeks boeken op BTW-grootboekrekeningen is toegestaan. U ontvangt de melding ''Let op: Als u rechtstreeks boekt op een grootboekrekening die gekoppeld is aan een BTW-tarief, wordt deze boeking niet meegenomen bij de BTW-aangifte. U dient in dit geval uw BTW-aangifte goed te controleren!'' en klik op OK.
4. Klik op Opslaan en Sluiten.

Nadat de instellingen zijn aangepast, kunt u rechtstreeks op een BTW-grootboekrekening boeken.

Let op! De boekingen die rechtstreeks op een BTW-grootboekrekening worden geboekt worden niet meegenomen in de BTW-aangifte.

Hoe pas ik de omschrijving van de administratie aan?

In de administratie wilt u de omschrijving/naam wijzigen. De omschrijving/nam van de administratie kunt u aanpassen in de instellingen.

Instructies

1. Open de instellingen door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Instellingen.
2. Klik vervolgens op het tabblad Algemeen in de groep Instellingen Systeem op Administratie.
3. Ga naar het tabblad Algemeen.
4. Bij Omschrijving kunt u de naam wijzigen.
5. Klik op Opslaan en sluiten.

Hoe verwijder ik verouderde gegevens uit mijn administratie?

U wilt bepaalde (oude) gegevens uit uw administratie verwijderen, maar u ontvangt een melding dat dit niet mogelijk is.

Oorzaak hiervan is dat aan de gegevens die u wilt verwijderen andere mutaties gekoppeld zijn. Het is dan niet mogelijk om de gegevens te verwijderen.

Om toch met een lege administratie te kunnen beginnen, adviseren wij u aan om een nieuwe administratie te maken gebaseerd op de bestaande. Hierbij zullen de basisgegevens zoals relaties en grootboekrekeningen wel worden overgenomen, maar worden er geen financiële feiten overgenomen. Er bestaan hierdoor ook geen koppelingen meer naar bijvoorbeeld relaties, waardoor u deze kunt verwijderen wanneer u deze niet meer gebruikt.

Instructies

1. Klik in de werkbalk Snelle toegang op Nieuwe administratie. U kunt een nieuwe administratie ook aanmaken door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Nieuw. De Wizard Nieuwe administratie wordt geopend.
2. Klik op Volgende.
3. Selecteer de optie Bestaande administratie.
4. Selecteer de betreffende administratie door op het grijze knopje met het zwarte driehoekje te klikken.
5. Klik op Volgende.
6. Volg de instructies op het scherm. Als de 'Wizard Nieuwe administratie' is afgerond dan zijn alle grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren overgenomen van uw oude administratie in de nieuwe administratie.

Hoe kan ik de periode-indeling van het boekjaar aanpassen?

U wilt de periode-indeling van het boekjaar wijzigen. Het aantal perioden waarin een boekjaar is opgedeeld, kunt u alleen instellen bij het aanmaken van een administratie; het is niet mogelijk om de periode-indeling in een bestaande administratie aan te passen.

Wilt u de periode-indeling wijzigen, dan kunt u een nieuwe administratie aanmaken en deze nieuwe administratie baseren op een bestaande. Kiest u voor deze optie, dan worden alle niet-financiële gegevens van de bestaande administratie overgenomen. U kunt hierbij denken aan gegevens als ingevoerde relaties en artikelen en het grootboekrekeningschema. De gewenste periode-indeling geeft u vervolgens op in stap 5 van de wizard Nieuwe administratie

Instructies

1. Klik in de werkbalk Snelle toegang op Nieuwe administratie. U kunt een nieuwe administratie ook aanmaken door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Nieuw. De Wizard Nieuwe administratie wordt geopend.
2. Klik op Volgende.
3. Selecteer de optie Bestaande administratie.
4. Selecteer de betreffende administratie door op het grijze knopje met het zwarte driehoekje te klikken.
5. Klik op Volgende.
6. Volg de instructies op het scherm. Als de 'Wizard Nieuwe administratie' is afgerond dan zijn alle grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren overgenomen van uw oude administratie in de nieuwe administratie.

Hoe kan ik een administratie verwijderen?

Een administratie die u niet meer nodig heeft wilt u verwijderen. U kunt een administratie verwijderen via onderstaande instructies. Houdt u er rekening mee dat de administratie definitief van uw systeem wordt verwijderd en dat dit niet meer ongedaan gemaakt kan worden.

Let op: De administratie die u wilt verwijderen mag niet geopend zijn.

Instructies

1. Klik linksboven op de Davilex-knop en vervolgens op Verwijderen. Het formulier 'Administratie verwijderen' wordt geopend.
2. Selecteer in de keuzelijst 'Administratie' de betreffende administratie die u wilt verwijderen.
3. Klik op de knop OK om de administratie te verwijderen.
4. Bevestig het dialoogvenster 'Wilt u de administratie "<administratienaam>" echt verwijderen?' door op Ja te klikken.
5. De administratie is nu verwijderd van uw systeem.

Hoe kan ik een XML Auditfile maken voor mijn accountant?

Uw accountant heeft u gevraagd een XML Auditfile te maken. Door het volgen van de stappen hieronder kunt u dit bestand aanmaken.

Instructies

1. Ga naar het tabblad Import en Export en klik in de groep Import en Export op Exporteren.
2. Selecteer Exporteren XML Auditfile financieel.
3. Klik op Exporteren.
4. Bij het veld ‘Bestandsnaam’ geeft u de locatie en de naam van het te exporteren bestand op.
5. Demarkeer de optie ‘Alleen te openen door de belastingdienst’.
6. Vul de overige velden in.
7. Selecteer het betreffende boekjaar.
8. Klik op Start.

Na het exporteren ziet u een verslag van de export. In dit verslag ziet u het resultaat van de export.

Hoe kan ik een XML Auditfile maken voor de belastingdienst?

De Belastingdienst heeft u gevraagd een XML Auditfile te maken. Door het volgen van de stappen hieronder kunt u dit bestand aanmaken.

Instructies

1. Ga naar het tabblad Import en Export en klik in de groep Import en Export op Exporteren.
2. Selecteer Exporteren XML Auditfile financieel.
3. Klik in de werkbalk op Exporteren.
4. Bij het veld ‘Bestandsnaam’ geeft u de locatie en de naam van het te exporteren bestand op.
5. Markeer de optie 'Alleen te openen door de belastingdienst'.
6. Vul de overige velden in.
7. Selecteer het betreffende boekjaar.
8. Klik op Start.

Na het exporteren ziet u een verslag van de export. In dit verslag ziet u het resultaat van de export.

Hoe verhelp ik het niet correct tonen van de datum en getallen?

De datum en getallen worden niet correct weergegeven in de software van Davilex. In de software van Davilex wordt de weergave overgenomen uit Windows. Het kan voorkomen dat ondanks de gewenste weergave in Windows is ingesteld dit niet correct wordt overgenomen, dit kunt u verhelpen via onderstaande instructies.

Instructies

1. Is de software van Davilex nog geopend? Sluit het programma dan af voordat u onderstaande stappen uitvoert.
2. Druk de toetsencombinatie Windows-logotoets + R in. Het venster 'Uitvoeren' wordt geopend. (De Windows-logotoets op uw toetsenbord is herkenbaar aan het Microsoft-logo)
3.Voer in het vak 'Openen:' intl.cpl en druk op de Enter-Toets.
4. Klik op de knop Meer instellingen. Het venster 'Indeling aanpassen' wordt geopend.
5. Klik onder het tabblad 'Getallen' op de knop Beginwaarden.
6. Bevestig de vraag 'Wilt u alle aanpassingen van de huidige indeling verwijderen?' door op Ja te klikken.
7. Sluit het venster 'Indeling aanpassen' door op OK te klikken.
8. Sluit het venster 'Land en taal' door op de knop Toepassen en vervolgens op OK te klikken.

Hoe maak ik een reservekopie?

In de onderstaande instructie leggen we u uit hoe u van uw administratie een reservekopie maakt en opslaat op een extern medium zoals een usb-stick en hoe u de reservekopie kunt terugzetten vanaf een extern medium.

Instructies

1. Start de administratieve software van Davilex.
2. Klik op het tabblad Start in de groep Reservekopie op de Reservekopie maken.
3. Selecteer bij 'Administratie' de administratie waarvan u een reservekopie wilt maken.
4. Geef in het veld 'Omschrijving' een voor u duidelijke omschrijving van de administratie.
5. Klik op de optie Map en blader naar een locatie waar de reservekopie moet worden opgeslagen.
6. Klik op Map Selecteren.
7. Klik vervolgens op Start, de reservekopie wordt gemaakt.

Hoe stel ik het maken van een automatische reservekopie in?

U wilt dat er automatisch een reservekopie van uw administratie(s) gemaakt wordt. Deze instelling kunt u vastleggen in de programma-instellingen.

Let op! Deze instelling is van toepassing op iedere administratie.

Instructies

1. Klik in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen of opende instellingen door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Instellingen.
2. Ga naar het tabblad Programma en klik in de groep Programma-instellingen op Programma.
3. Markeer op het tabblad Algemeen de optie ‘Automatische reservekopie maken’.
4. U kunt er nu voor kiezen om automatisch een reservekopie te maken op het moment dat het programma wordt afgesloten. Markeer in dit geval de optie ‘Elke keer dat de administratie wordt afgesloten’.
5. U kunt er ook voor kiezen om met een interval van enkele dagen een automatische reservekopie te maken. Markeer hiervoor de optie ‘Elke … dagen’ en geef aan om de hoeveel dagen een reservekopie gemaakt moet worden.
6. Bepaal vervolgens hoeveel automatisch aangemaakte reservekopieën u wilt bewaren. Markeert u het selectievakje voor deze optie niet, dan worden alle automatische reservekopieën bewaard.
7. Werkt u met Davilex Relatie? Dan kunt u tevens aangeven of een reservekopie gemaakt moet worden van de bijlagen in de administratie.
8. Klik op Opslaan en sluiten om de instellingen voor de automatische reservekopie op te slaan.

Tip: Bewaar de reservekopie ook op een extern opslagmedium, zoals een externe harde schijf, een usb-stick of een dvd. Zo weet u zeker dat u de beschikking heeft over uw administratie, ook in geval van bijvoorbeeld computerproblemen, brand of diefstal.

Hoe zet ik een reservekopie terug?

In de onderstaande instructie leggen we u uit hoe u van uw administratie een reservekopie maakt en opslaat op een extern medium zoals een usb-stick en hoe u de reservekopie kunt terugzetten vanaf een extern medium.

Instructies

1. Start de software van Davilex op.
2. Ga naar het tabblad Start en klik in de groep Reservekopie op Reservekopie terugzetten. Het formulier 'Reservekopie terugzetten' wordt geopend.
3. Markeer in het formulier ‘Reservekopie terugzetten’ de optie ‘Administratie vanaf andere locatie’ en klik op het gele mapje rechts van het veld waarin de locatie staat vermeld.
4. Ga naar de map waarin u de reservekopie heeft opgeslagen.
5. Klik op Map Selecteren.
6. Selecteer de reservekopie van de administratie die u wilt terugzetten en klik op Start.