Stel je hebt een situatie waarin je goed inzicht hebt in de belangrijkste kpi’s voor jouw organisatie. Een eerste en belangrijke stap voor het optimaliseren van je operationele bedrijfsvoering is weten welke kpi’s dat zijn en hier actueel inzicht in hebben. Je kunt dan aan de hand van de trends identificeren welke procesgebieden aandacht nodig hebben.

Maar met alleen inzicht in trends ben je er natuurlijk nog niet. Want wat doe je met de informatie die je voorgeschoteld krijgt? Hoe zet je deze om in acties die bijdragen aan het bedrijfsresultaat? Hoe helpt het je medewerkers bij het beter uitvoeren van hun taken? Oftewel, hoe draagt het bij aan het verwezenlijken van jouw (en hun) ambities? In dit artikel beschrijven we hoe je ziet wat de gegevens betekenen en welke actie je daarbij wel of juist niet moet ondernemen.

Onderbuikgevoel versus datagedreven

Mensen nemen graag beslissingen op basis van hun ervaring en instinct. Jijzelf bent je betrouwbaarste bron en meestal pakt het goed uit. Maar soms krijgen we spijt van de gemaakte keuze omdat deze niet op de juiste informatie is gebaseerd. Nu is dit in sommige gevallen niet zo erg. Bijvoorbeeld omdat de gevolgen te overzien zijn en je het kunt zien als een leermoment. Maar het is een ander verhaal wanneer klantrelaties onder druk komen te staan. Dan kost het herstellen van fouten vaak ontzettend veel tijd. Dit gaat ook nog eens ten koste van de uitvoering van taken die bijdragen aan de gestelde doelen. Je mist daardoor omzet en dit werkt voor alle betrokkenen frustrerend.

Wanneer de snelheid en het aantal opdrachten toeneemt, wordt het steeds moeilijker om alleen op basis van gevoel de juiste keuzes te maken. En wanneer het team groeit en iedereen op basis van gevoel net andere keuzes maakt, loop je het risico dat de samenhang verdwijnt. Je kunt er dan niet meer omheen: je moet nauwkeurig registreren en die informatie op een logische manier ontsluiten zodat je kunt gaan sturen op basis van feiten.

Bijvoorbeeld: de overeenkomst met de klant biedt vaak duidelijke kaders over het doel, de tijdsbesteding en de doorlooptijd. Door op die lijn inzicht te creëren weet je welke projecten op koers lopen en welke dreigen te ontsporen. Je weet waar eventueel nog ruimte in de planning is en wie kan bijspringen om het project recht te trekken. Dat vergroot de betrouwbaarheid en de kwaliteit en het levert je blije klanten op. Betrouwbare gegevens verbeteren dus niet alleen de kwaliteit van je werk, maar besparen je ook nog eens ontzettend veel tijd.

Van relevante kpi’s naar concrete acties

In een eerder blog over het gebruik van effectieve groei kpi's hebben we er een aantal uitgelicht. Op basis van je eigen processen kun je waarschijnlijk al snel knelpunten identificeren en kun je (eventueel met de voorbeelden uit het eerder genoemde blog) deze verbetergebieden meetbaar maken. Je weet wat de huidige waarde is en zet een doelstelling waarop de waarde moet uitkomen en binnen welke periode.

Na bepalen van de relevante kpi’s werk je toe naar actionable data. Ook dit is een essentiële stap in het verbeteren van je bedrijfsresultaten. De waarde van een kpi verandert niet vanzelf. Je moet hier actie op ondernemen. De data onder de kpi’s kan je helpen om je team te focussen op de zaken waar actie op ondernomen moet worden.

Hieronder beschrijven we hoe je in 4 stappen van kpi’s naar actionable data komt waar je snel mee aan de slag kunt:

1. Bepaal aan welke knoppen je wilt draaien
   Stel je hebt bepaald wat voor jou de belangrijkste kpi’s zijn. Een eerste stap richting actionable data is bepalen wat je wilt bereiken. Wanneer ben je tevreden? Wat is je gewenste marge? Hoeveel uur kun je maximaal aan een project besteden (en tegen welk uurtarief) om deze marge te verwezenlijken? Stel hierbij prioriteiten op basis van hetgeen het meest bijdraagt aan het gewenste resultaat, zoals het gemiddelde gerealiseerde uurtarief. Wanneer je per kpi de werkelijkheid naast de gewenste situatie legt zie je precies aan welke knoppen je moet draaien om naar het gewenste resultaat toe te werken.
   
   
2. Begin met de gegevens die beschikbaar zijn
   Compleet inzicht in je volledige bedrijfsvoering is natuurlijk het streven, maar in veel gevallen is dat (nog) niet beschikbaar. Begin met de informatie die je wel direct beschikbaar hebt. Dan laat je die data in ieder geval alvast voor je werken. Vervolgens kun je in de loop der tijd steeds een stuk inzicht toevoegen aan je beschikbare data.
   
   
3. Focus op wat je vandaag kunt veranderen
   Wanneer er een discrepantie is tussen huidige en wenselijke situatie, kijk je wat je vandaag kunt doen om een stapje dichterbij de wenselijke situatie te komen. Probeer hierbij snelle beslissingen te nemen. Dit scheelt je bovendien discussie, overleggen en dus tijd. Deze tijd kun je vervolgens weer gebruiken om zaken te verbeteren.
   
   
4. Bepaal de acties en voer uit
   Zie je, op basis van je beschikbare gegevens, dat de benodigde uren voor een project niet passen binnen de huidige bezetting, grijp dan direct in. Wellicht kan er in de bezetting wat geschoven worden of kan er gekeken worden naar de prioriteiten van de lopende zaken. Zo zorg je voor tijdig bijsturen in plaats van achteraf brandjes blussen. Dit scheelt tijd, frustratie en minimaliseert de kans op een verstoorde klantrelatie (en dus misgelopen omzet).

Het voordeel van deze methode is dat je snel stappen kunt maken en verbeteringen in resultaten kunt zien. Daarbij komt dat hoe meer verbeteringen je weet te bereiken, hoe meer tijd je krijgt om het fundamenteler aan te pakken. Je kunt dan gaan werken aan het beschikbaar krijgen van steeds meer relevantie informatie.

Betrouwbare data als vliegwiel voor groei

De visie van een ondernemer is het belangrijkste aspect van een organisatie. Met de gerichte inzet van betrouwbare data kan die visie sneller en effectiever in actie en dus resultaat omgezet worden. De visie zet de koers uit, en data ondersteunt hierbij. Zo kun je de juiste stappen zetten op het pad dat jij wilt bewandelen en de meest effectieve keuzes maken. Het kunnen vertrouwen op betrouwbare data en inzichten omzetten in de juiste acties geeft rust, continuïteit en maakt dat je kunt focussen op verdere groei van je organisatie.