Wanneer u met een Visma product werkt, is het mogelijk om deze te integreren met de facturatieservice AutoInvoice van Visma. Hiermee kunt u zowel verkoopfacturen veilig versturen als e-factuur naar uw klanten, maar ook inkoopfacturen importeren in uw boekhoudpakket. Dit kunnen inkoopfacturen zijn die u als bijlage per e-mail ontvangt of e-facturen die system-to-system worden verwerkt.
Met AutoInvoice kunt u op de volgende wijze inkoopfacturen als een boekingsvoorstel in uw administratie binnenhalen:
- eFacturen ontvangen : dit zijn inkoopfacturen die u van een leverancier ontvangt die ook AutoInvoice gebruikt. Bijvoorbeeld Visma zelf. Deze facturen ontvangt u standaard niet per e-mail, maar direct van boekhoudpakket naar boekhoudpakket, ook wel system-to-system genoemd.
- PEPPOL netwerk : dit is een groter digitaal facturen-netwerk waar AutoInvoice een provider van is. Elke onderneming heeft een uniek facturenadres in het Peppol-netwerk, waardoor elke factuur precies de juiste bestemming kan vinden. Ook facturen via dit netwerk zijn e-facturen.
- Scanservice : dit is nog steeds de meestgebruikte methode. U ontvangt per e-mail een pdf van een factuur. Deze moet u eerst laten scannen en herkennen op bedragen, crediteurgegevens en andere kenmerken. Op basis van deze kenmerken ontvangt u de inkoopfactuur in uw boekhouding. Dit is dus geen e-facturatie.
Indien u geen gebruik meer wilt maken van deze facturatieservice of alleen inkoop- of verkoop wilt uitschakelen, moet u hier zelf de juiste handelingen voor verrichten.
LET OP: de stappen hieronder dient u voor elk bedrijf/onderneming dat u in AutoInvoice hebt gekoppeld, te doorlopen.
Hieronder leggen we de stappen uit voor verschillende situaties.
- U wilt facturen van Visma liever per e-mail ontvangen en niet als e-factuur
- U wilt helemaal geen gebruik maken van e-facturatie maar nog wel van de scanservice van AutoInvoice
- U wilt helemaal geen gebruik meer maken van AutoInvoice
- U heeft een e-factuur ontvangen, maar u maakt geen gebruik van AutoInvoice
1. U wilt facturen van Visma liever per e-mail ontvangen en niet als e-factuur
Wanneer u een AutoInvoice account hebt aangemaakt, stuurt Visma u de facturen standaard via e-facturatie. Dat betekent dat u geen e-mail ontvangt met daaraan gekoppeld een pdf-factuur die u naar de scanservice van AutoInvoice moet sturen. U ontvangt de factuur direct via AutoInvoice als e-factuur en kunt deze ophalen in uw boekhoudsoftware. Indien u gebruik maakt van de scanservice van AutoInvoice dan komen de e-facturen op precies dezelfde wijze in het boekhoudpakket terecht. Ook ziet u evengoed een pdf-document van deze factuur.
| Let op: Aangezien u een AutoInvoice account hebt aangemaakt, kunnen ook andere leveranciers u e-facturen versturen via AutoInvoice. Om helemaal geen e-facturen meer te ontvangen van Visma of van andere leveranciers, volg de stappen in punt 2. |
2. U wilt helemaal geen gebruik maken van e-facturatie maar nog wel van de scanservice van AutoInvoice
Het is niet mogelijk om wel gebruik te maken van de scanservice van AutoInvoice, maar geen e-facturen te ontvangen. E-facturen komen op dezelfde manier binnen in uw boekhoudpakket als facturen via de scanservice, u hoeft zich dus geen zorgen te maken dat u facturen mist. Ontbreekt de e-factuur toch wel? Dan is er iets aan de hand dat wij graag even verder met u uitzoeken, neem daarvoor contact op met uw vaste aanspreekpunt voor support.
3. U wilt geen gebruik meer maken van Autoinvoice
AutoInvoice richt zich primair op e-facturatie, ofwel het veilig system-to-system factureren. De scan- en herkenoplossing wordt veel gebruikt, maar is een toevoeging op de totale eindoplossing.
In Nederland is het nu al verplicht om e-facturen te versturen wanneer u naar overheidsinstanties factureert en in belgië wordt het per 1 januari 2026 verplicht voor B2B. Het is hoogst waarschijnlijk dat op termijn ook in Nederland system-to-system verder verplicht zal worden.
De stappen om het ontvangen van inkoopfacturen via AutoInvoice buiten gebruik te stellen zijn als volgt:
- Als eerste logt u in in de beheeromgeving van AutoInvoice met een admin-account van die onderneming.
- U kiest dan in het tab-menu voor Instellingen en links in de structuur-boom voor Factuurinstellingen > Inkomende facturen.
- U kunt in de volgende volgorde de inkomende factuurstromen beperken of helemaal uitzetten in AutoInvoice
- Indien het Scannetwerk ook is ingeschakeld dan moet u die eerst uitschakelen.
- Schakel hierna eerst de optie PEPPOL-netwerk uit en pas daarna de optie voor e-Facturen ontvangen.
Nu kunnen leveranciers u geen e-facturen meer toezenden, en kunt u niet per abuis een inkoopfactuur doorsturen naar de Scanservice.
4. U heeft een e-factuur ontvangen, maar u maakt geen gebruik van AutoInvoice
Naast de e-facturatie service AutoInvoice van Visma zijn er ook andere aanbieders van e-facturatie. Indien u een e-factuur van ons heeft ontvangen, maar dus niet bekend met AutoInvoice, dan kan het dus zo zijn dat u (eerder) gebruik maakt van andere e-facturatie service. Neem contact op met de externe aanbieder om de ontvangst van e-facturen aldaar uit te (laten) zetten. Helaas kunnen wij niet zien van welke aanbieder u gebruik maakt.