Boekhouden

Eindejaarsverwerking

Hoe kan ik een boekjaar afsluiten?

De wizard Eindejaarsverwerking begeleidt u stap-voor-stap bij het afsluiten van het boekjaar. De wizard start u door op het tabblad boekhouding in de groep Administratie op Eindejaarsverwerking te klikken.

Kan de eindejaarsverwerking ongedaan gemaakt worden?

U wilt na het uitvoeren van de 2e fase van Eindejaarsverwerking nog boekingen invoeren in het vorige boekjaar en vraagt zich af of het mogelijk is het definitief afgesloten boekjaar te heropenen.

Een boekjaar heropenen is niet mogelijk. Wel kunt u een reservekopie terugzetten die aangemaakt is voor het uitvoeren van de 2e fase van de Eindejaarsverwerking. Het is dan mogelijk om boekingen in te voeren in de correctieperiode.

Let op: Alle gegevens die na het uitvoeren van de eindejaarsverwerking zijn ingevoerd, gaan verloren bij het terugzetten van de reservekopie. Deze gegevens dient u opnieuw in te voeren.

Instructies

1. Klik op het tabblad Start in de groep Reservekopie op de Reservekopie terugzetten...
2. In het veld ‘Bestaande administratie’ selecteert u de reservekopie die voor het uitvoeren van de eindejaarsverwerking is gemaakt.
3. Klik op Start om de reservekopie terug te zetten.

Waarom wordt de reservekopie niet gemaakt?

Bij het uitvoeren van de eindejaarsverwerking wordt de (automatische) reservekopie niet gemaakt. 

De meest voorkomende oorzaak van deze melding is dat de omschrijving van de administratie te lang is. Door de omschrijving van de administratie in te korten kan er wel een (automatische) reservekopie worden gemaakt.

Instructies

1. Open de instellingen door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Instellingen.
2. Klik vervolgens op het tabblad Algemeen in de groep Instellingen Systeem op Administratie.
3. Ga naar het tabblad Algemeen.
4. Bij Omschrijving wijzigt u de omschrijving van de administratie.
5. Klik op Opslaan en sluiten.

Importeren bankafschriften

Hoe kan ik bankafschriften importeren?

Bankafschriften importeert u gemakkelijk en snel in de boekhouding. Dat kan automatisch met de directe bankkoppeling of door de bankafschriften eerst te downloaden bij uw bank. Om banktransacties te importeren, gaat u naar het tabblad Internetbankieren en klikt u in de groep Import afschriften op Import.

Het formaat dat gebruikt kan worden is CAMT053 of MT940.

Hoe kan ik een geïmporteerd bankafschriften verwijderen?

U wilt uit uw administratie geïmporteerde bankafschriften verwijderen. In de administratieve software van Davilex is het niet mogelijk om de bankafschriften vanuit het bankboek te verwijderen. U kunt alleen via het onderdeel Internetbankieren de geïmporteerde bankafschriften verwijderen.

Instructies

1. Ga naar het tabblad Internetbankieren en klik in de groep Import Bankafschriften op Import.
2. Selecteer onder 'Import bankafschriften' het bankafschrift dat u wilt verwijderen.
3. Klik op Verwijderen.
4. Wanneer u zeker weet dat het geselecteerde afschrift moet worden verwijderd beantwoord u de vraag met Ja.

Indien u meerdere geïmporteerde bankafschriften wilt verwijderen dan herhaalt u stap 3 en 4. Het is niet mogelijk om meerdere geïmporteerde bankafschriften tegelijk te verwijderen.

Rapportage

Hoe exporteer ik de overzichten uit de rapportage?

U wilt gegevens vanuit het onderdeel Rapportage exporteren naar een ander programma.

Het is mogelijk om gegevens vanuit de administratieve software van Davilex te exporteren naar een ander programma, bijvoorbeeld Microsoft Excel of Microsoft Word.

Instructies

1. Klik op het tabblad Rapportage in de groep Rapportage op Toon Rapportage of klik op het tabblad Rapportage in de werkbalk op Nieuw rapport. Het formulier ‘Sjabloon kiezen’ wordt getoond.
2. Kies het rapporttype en vervolgens de betreffende sjabloon.
3. Klik op OK. Het eigenschappen-formulier wordt geopend.
4. Pas de eigenschappen desgewenst aan en klik op OK om het rapport te openen.
5. Klik in de groep Lijst op Rapport kopiëren.
6. Open het programma waarnaar u de gegevens wilt exporteren.
7. Klik in dit programma op Bewerken > Plakken.*
8. Het rapport wordt nu getoond in het programma van uw keuze.

* De optie kan in sommige programma’s afwijken, raadpleeg dan de handleiding van het betreffende programma.

Hoe verhelp ik de melding 'There is no default printer currently selected'?

Bij het oproepen van een rapport ontvangt u de melding 'There is no default printer currently selected'.

Deze melding wordt veroorzaakt doordat er in Windows geen standaard printer is geselecteerd. Dit kunt u als volgt instellen:

Instructies

1. Sluit de software van Davilex af.
2. Druk de toetsencombinatie Windows-logotoets + Q in. Het zoekmenu van Windows wordt geopend. (De Windows-logotoets op uw toetsenbord is herkenbaar aan het Microsoft-logo .)
3. Vul in het vak 'Zoeken in Windows': Instellingen.
4. Druk Enter.
5. Klik op Apparaten.
6. Klik aan de linkerzijde op Printers en scanners.
7. Klik op de aangesloten printer.
8. Vervolgens klikt u op Beheren.
9. Klik op Als standaard instellen.
10. Sluit de Instellingen door rechts bovenin op het kruisje te klikken.

Nu de instellingen zijn gewijzigd kunt u de rapporten weer oproepen.

System Error. Code: 1722.The RPC server is unavailable bij het afdrukken van gegevens

Bij het openen van een rapportage wordt de melding System Error. Code: 1722. The RPC server is unavailable getoond en moet de software van Davilex worden afgesloten.

Volg de onderstaande instructies om deze foutmelding te verhelpen.

Instructies

1. Sluit voordat u onderstaande stappen uitvoert eerst alle geopende programma's af.
2. Druk op de Windows-logotoets linksonderaan op het toetsenbord (houdt deze ingedrukt) en druk op de letter R.
3. Het venster 'Uitvoeren' wordt geopend. Vul in het vak 'Openen:' services.msc in en druk op de Enter-toets.
4. Het venster 'Services' wordt geopend.
5. Klik met uw rechtermuisknop in het venster 'Services' op service Print Spooler.
6. Selecteer de optie Eigenschappen. De optie 'Opstarttype:' dient op Automatisch te staan en de 'Status van de service:' Gestart.
7. Indien de 'Print Spooler' al op Automatisch en gestart staat klikt u de knop Stoppen en vervolgens op de Starten.
8. Sluit het venster 'Eigenschappen van Print Spooler' door op de knop OK te klikken.

Indien u nog steeds de bovenstaande melding ontvangt, verzoeken wij u telefonisch contact op te nemen met het Davilex Service Center.

BTW & ICP

Hoe controleer ik de BTW-aangifte?

Tijdens of na het doorlopen van de wizard ‘BTW-aangifte’ constateert u dat het overzicht van de BTW-aangifte niet de juiste bedragen weergeeft of dat bedragen in een onjuiste rubriek vermeldt worden.

U kunt de volgende stappen uitvoeren om de mogelijke oorzaak hiervan te achterhalen: Grootboekoverzicht controleren en Directe boekingen op BTW-rekeningen.

Grootboekoverzicht controleren

Om inzicht te krijgen hoe de bedragen in de BTW-aangifte rubrieken zijn opgebouwd, kunt u een overzicht opvragen van de boekingen met BTW-tarieven.

Voer hiervoor de volgende handelingen uit:

1. Ga naar het tabblad Rapportage en klik in de groep Rapportage op Toon Rapportage of klik op het tabblad Rapportage in de werkbalk op Nieuw rapport. Het formulier ‘Sjabloon kiezen’ wordt getoond.
2. Klik onder ‘Kies een rapporttype’ op Boekhouding en selecteer het rapport ‘Grootboek’.
3. Klik op OK. Het formulier ‘Eigenschappen grootboek’ wordt nu weergegeven.
4. Klik op het tabblad Periode.
5. Selecteer in het veld Boekjaar het correcte boekjaar.
6. Selecteer in het veld Periode onder de groepen ‘Begindatum’ en ‘Einddatum’ de gewenste periode waarover de BTW-aangifte berekend wordt.
7. Klik op het tabblad Kolommen.
8. Markeer de kolommen BTW-tarief en BTW-bedrag.
9. Klik op OK. Het grootboekoverzicht wordt nu opgemaakt.
10 . Controleer in het overzicht welke BTW-tarieven gebruikt zijn in de boekingen.

Het is gebruikelijk dat er BTW-tarieven gekoppeld zijn aan de boekingen op omzetrekeningen (nummer 8xxx), kostenrekeningen (nummer 4xxx) en inkooprekeningen (7xxx). Het is ook mogelijk dat er BTW-tarieven gekozen zijn in de bank/kas boekingen.

Let op: er is een verschil tussen boekingen met BTW-tarief ‘BTW 0% (Geen)’ en ‘BTW 0% (Nul)’. Boekingen met het BTW-tarief ‘BTW 0% (Nul)’ worden namelijk geplaatst in rubriek 1e. van de BTW-aangifte. Boekingen met BTW-tarief ‘BTW 0% (Geen)’ worden in het geheel niet meeberekend in de BTW-aangifte.

Worden er onjuiste BTW-tarieven getoond in het overzicht, dan kunt u in de meeste gevallen het betreffende boekstuk opzoeken in de boekhouding en het BTW-tarief corrigeren. Blijkt dit niet mogelijk (bijvoorbeeld omdat er een verkoopfactuur aan is gekoppeld), dan dient u eerst het oorspronkelijke document te dupliceren en vervolgens het oorspronkelijke document (bijvoorbeeld de factuur) te crediteren. Hierna kunt u in het gedupliceerde document de juiste BTW-tarieven selecteren en dit document definitief afdrukken.

Directe boekingen op BTW-rekeningen vinden

Indien in de instellingen van de administratie de optie ‘Rechtstreeks boeken op BTW-grootboekrekeningen is toegestaan’ is gemarkeerd, dan is het mogelijk een directe boeking op een BTW-grootboekrekening te plaatsen.

Omdat de software van Davilex de BTW-aangifte berekent aan de hand van de gebruikte BTW-tarieven in de boekingen, is het hierdoor niet mogelijk deze directe boekingen te verwerken in de BTW-aangifte. Het is immers niet bekend in welke rubriek deze bedragen moeten worden geplaatst. De BTW-aangifte zal hier in dit geval ook een waarschuwing voor geven.

U kunt als volgt controleren of directe boekingen op BTW-rekeningen worden toegestaan:

1. Klik in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen. U kunt de instellingen ook openen door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Instellingen.
2. Klik op het tabblad Administratie in groep Instellingen systeem op Administratie.
3. Controleer of de optie ‘Rechtstreeks boeken op BTW-grootboekrekeningen is toegestaan’ is gedemarkeerd. Wij adviseren u deze optie alleen in uitzonderingssituaties te markeren.

Is de optie gemarkeerd, dan kunt u als volgt controleren welke directe boekingen op BTW-rekeningen zijn gemaakt:

1. Ga naar het tabblad Rapportage en klik in de groep Rapportage op Toon Rapportage of klik op het tabblad Rapportage in de werkbalk op Nieuw rapport. Het formulier ‘Sjabloon kiezen’ wordt getoond.
2. Klik onder ‘Kies een rapporttype’ op Boekhouding en selecteer het rapport ‘Grootboek’.
3. Klik op OK. Het formulier ‘Eigenschappen grootboek’ wordt nu weergegeven.
4. Klik op Alles demarkeren. Markeer in de lijst van grootboekrekeningen de BTW-rekeningen (meestal beginnen deze met het nummer 15xx).
5. Klik op het tabblad Periode.
6. Selecteer in het veld Boekjaar het correcte boekjaar.
7. Selecteer in het veld Periode onder de groepen ‘Begindatum’ en ‘Einddatum’ de gewenste periode waarover de BTW-aangifte berekend wordt.
8. Klik op OK. Het grootboekoverzicht wordt nu opgemaakt.
9. Controleer in het overzicht of er boekingen zijn die niet beginnen met de omschrijving ‘BTW over …’

Alle boekingen die niet met deze omschrijving beginnen, zijn direct geplaatste BTW-boekingen. Deze dient u handmatig op te tellen bij de berekende BTW-aangifte. Het is in de software van Davilex mogelijk om de bedragen in de berekende BTW-aangifte aan te passen.

Hoe verhelp ik een onjuist bedrag bij rubriek 1e?

In rubriek 1e van de BTW-aangifte komt het totaalbedrag van de vergoedingen voor leveringen en diensten tegen het 0%-tarief (met uitzondering van geëxporteerde goederen), voor tabaksartikelen (tenzij vermeld onder rubriek 1c), en voor prestaties waarvoor de BTW wordt verlegd naar de afnemer. Kortom, wanneer u tijdens het boeken het 0% tarief gebruikt dan zal de omzet in deze rubriek getoond worden. Let er tijdens het boeken op dat u het juiste BTW-tarief selecteert wanneer er geen BTW van toepassing is. Als er geen BTW van toepassing is en u wilt niet dat de omzet in rubriek 1e terecht komt dan selecteert u het BTW 0% (Geen). Om te achterhalen waar dit bedrag vandaan komt dient u in de rapportage een grootboekoverzicht aan te maken waarin de kolom BTW-tarief wordt getoond.

Instructies

1. Klik op het tabblad Rapportage in de groep Rapportage op Toon Rapportage of klik op het tabblad Rapportage in de werkbalk op Nieuw rapport. Het formulier ‘Sjabloon kiezen’ wordt getoond.
2. Klik onder ‘Kies een rapporttype’ op Boekhouding en selecteer het rapport ‘Grootboek’.
3. Klik op OK. Het formulier ‘Eigenschappen Grootboek’ wordt geopend.
4. Klik op het tabblad Indeling.
5. Zet de Detaillering op Niveau 3.
6. Klik op tabblad Periode.
7. Selecteer het betreffende Boekjaar.
8. Kies onder de kopjes Begindatum en Einddatum de periode waarover de BTW-aangifte wordt gedaan.
9. Klik op het tabblad Kolommen.
10. Actieveer de kolom BTW-tarief.
11. Klik op OK.

Nadat het rapport is opgebouwd zoekt u in de kolom BTW-tarief naar boekingen met het BTW-tarief BTW 0%. Dit kunnen meerdere boekingen zijn. De boekingen die u gevonden heeft dient u in de boekhouding aan te passen naar het juiste BTW-tarief.

Hoe kan de BTW-periode worden aangepast?

Van de belastingdienst heeft u bericht gekregen dat de periode waarover u BTW-aangifte doet wijzigt.

Om de aangifte voortaan te kunnen versturen over de nieuwe periode moet ook de administratieve software van Davilex worden aangepast. De BTW-aangifte periode kunt u aanpassen in de administratie-instellingen.

Instructies

1. Open de administratie waarvoor u de BTW-aangifteperiode wilt aanpassen.
2. Klik in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen, u kunt de instellingen ook openen door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Instellingen.
3. Klik op het tabblad Algemeen en klik in de groep Instellingen systeem op Administratie.
4. Selecteer uit de keuzelijst bij het veld ‘BTW-administratie voeren met BTW-aangifte per’ de termijn waarover u voortaan aangifte doet.
5. Klik op Opslaan en sluiten om de wijziging op te slaan en het venster af te sluiten.

De nieuwe instellingen zijn direct van kracht. Wanneer u een nieuwe BTW-aangifte start, zal dit zijn voor de periode die u zojuist heeft ingesteld

Hoe doe ik de BTW-aangifte?

Om de BTW-aangifte af te sluiten gaat u als volgt te werk:

1. Klik op het tabblad Boekhouding in de groep BTW en ICP op BTW-aangifte afsluiten*.
2. Klik op Volgende. Op dit tabblad kunt kunt u een aantal rubrieken handmatig in te vullen.
3. Klik op Volgende, de rubrieken worden vervolgens automatisch berekend.
4. Klik op Volgende, op dit tabblad kunt u de aangifte controleren.
5. Klik op Volgende.
6. Indien de aangifte niet moet worden afgedrukt markeert u de optie 'Naar de volgende stap zonder gegevens af te drukken'.
7. Klik op Volgende.
8. Indien dit de 1e keer is dat de BTW-aangifte wordt gedaan kunt u op het tabblad 'Aangifte is inhoudelijk verzorgd door' uw gegevens invullen, bij een volgende keer worden deze gegevens overgenomen van de vorige aangifte. Controleer uw gegevens en pas indien nodig aan.
9. Klik op Voltooien om de BTW-aangifte af te sluiten en de aangifte wordt dan direct verstuurd naar de belastingdienst (alleen beschikbaar als u zich heeft aangemeld voor het Davilex XBRL-portaal). Wilt u nu de aangifte nog niet versturen dan markeert u de optie 'Niet digitaal aangifte doen'.

* Kunt u deze optie niet kiezen, dan kan de BTW-aangifte op dat moment niet worden afgesloten. Dit is bijvoorbeeld het geval als de huidige en alle voorgaande BTW-aangifte perioden al zijn afgesloten.

Hoe kan ik suppletie op de aangifte doen?

Heeft u een BTW-aangifte ingediend bij de Belastingdienst en zijn erin deze aangifteperiode nadien wijzigingen aangebracht die van invloed zijn op de BTW-aangifte? Dan kunt u een suppletie op de aangifte indienen.

1. Open de lijst BTW-aangifteperioden door op het tabblad Boekhouding in de groep BTW en ICP op BTW-aangifteperioden te klikken
2. Selecteerde BTW-aangifteperiode waarop u een suppletie wilt doen. (Let op: U kunt alleen suppletie doen op een BTW-aangifte met de status 'Geaccepteerd'.
3. Klik in de werkbalk op Suppletie. De BTW-bedragen worden nu direct opnieuw berekend en het formulier BTW-aangifteperiode suppletie toevoegen wordt geopend.
4.In het formulier staan in de eerste twee kolommen de omzet en BTW zoals oorspronkelijk berekend. In de derde en vierde kolom (Ber. omzet en Ber. BTW) staan de bedragen die nu berekend zijn. In de laatste twee kolommen wordt het verschil tussen de oorspronkelijke en opnieuw berekende bedragen getoond. Staan in deze laatste twee kolommen bedragen ongelijk aan '0' , dan is uw oorspronkelijke BTW-aangifte niet correct geweest en moet u een suppletie op de aangifte indienen.
5. Klik op Opslaan en sluiten om de suppletie op te slaan of klik op Aangifte versturen om de aangifte direct te versturen naar de Belastingdienst (alleen beschikbaar als u zich heeft aangemeld voor het Davilex XBRL-portaal).

Kan ik digitaal BTW-aangifte doen?

Het is mogelijk om vanuit de software van Davilex digitaal de BTW-aangifte naar de belastingdienst via het Davilex XBRL-portaal. Indien u zich hiervoor wilt aanmelden stuur dan een e-mail met uw klantgegevens naar [email protected].

Hoe kan ik de BTW-aangifte herberekenen?

Heeft u de BTW-aangifte al berekend, maar nadien nog boekingen toegevoegd/gewijzigd? Dan kunt u de BTW-aangifte herberekenen. Hoe u de BTW-aangifte kunt herberekenen is echter afhankelijk van of u de BTW-aangifte wel of niet heeft verstuurd aan de belastingdienst.

Is de BTW-aangifte nog niet verstuurd?

Dan kunt u de BTW-aangifte als volgt opnieuw laten berekenen in Davilex.

1. Klik op het tabblad Boekhouding in de groep BTW en ICP op BTW-aangifteperioden.
2. Selecteer de betreffende periode.
3. Klik op Wijzigen, het formulier BTW-aangifteperioden wijzigen wordt geopend.
4. Klik op Opnieuw berekenen.
5. Indien u de BTW-aangifte wilt versturen, klikt u op Aangifte versturen (alleen beschikbaar als u zich heeft aangemeld voor het Davilex XBRL-portaal).
6. Klik op Opslaan en sluiten.

Is de BTW-aangifte wel verstuurd?

De Belastingdienst staat het niet toe dat u de aangifte tweemaal verstuurt. Heeft u de aangifte al verstuurd, dan kunt u een suppletieaangifte doen.