Eindejaarsverwerking

Eindejaarsverwerking Visma.net AutoInvoice

Support ID: AV-307485
Product: AccountView 9.6 en hoger

 

U hebt het artikel "Eindejaarsverwerking in versie 9" gelezen. Deze procedure bevat extra aanwijzingen voor de module AutoInvoice-koppeling. Als u niet over deze module beschikt, dan kunt u deze procedure overslaan.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verdergaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9.6 SP B of hoger. Zorg ervoor dat u met het laatste Service Pack voor uw versie werkt, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Zie "Service Packs".

Deze procedure is verdeeld in twee onderdelen:

  1. Nieuw boekjaar aanmaken
  2. Boekingsvoorstellen na jaarovergang ophalen

Nieuw boekjaar aanmaken

Visma.net AutoInvoice kent geen scheiding in boekjaren, dus daar hoeft u niets bijzonders te doen naar aanleiding van het nieuwe jaar.

Boekingsvoorstellen na jaarovergang ophalen

Nadat u het nieuwe boekjaar hebt aangemaakt, moet u extra stappen doorlopen als u facturen van het oude boekjaar uit Visma.net AutoInvoice wilt inlezen.

Boekingsvoorstellen van het vorige boekjaar kunnen niet direct vanuit de administratie worden ingelezen. Wanneer u in 2019 boekingsvoorstellen probeert op te halen uit de administratie van 2018, dan krijgt u ook de melding "Alleen voor het huidige boekjaar kunnen berichten worden geïmporteerd".

Als u inkoopfacturen met een factuurdatum in 2018 vanuit Visma.net AutoInvoice wilt ophalen, dan moet u dit via het venster Dagboekberichten (systeem) doen. Hoogstwaarschijnlijk zal dit een andere werkwijze zijn dan u gewend bent, daarom leest u hieronder hoe u dit precies doet.

  1. Kies Document > Stamgegevens systeem > Dagboekberichten (systeem).
  2. Kies Document > Berichten ophalen.
  3. Markeer Alle ondernemingen of Eén onderneming.
  4. Selecteer het berichttype AutoInvoice en markeer Direct verdelen over administraties.
  5. Kies Volgende.
  6. Demarkeer Datums/tijden automatisch laten bepalen (dit veld is beschikbaar vanaf AccountView versie 9.7a; werkt u met een lagere versie, ga dan verder bij stap 8).
  7. Voer een begin- en einddatum in voor de periode waarin de facturen in Visma.net AutoInvoice zijn aangemaakt. Let erop dat u ook de juiste tijd invoert (zet deze bijvoorbeeld op 23:59 in plaats van 00:00).
    De aanmaakdatum van de facturen vindt u in de kolom Ontvangen op in het venster Visma.net AutoInvoice van AccountView.
  8. Markeer Facturen ook als PDF’s ophalen.
  9. Kies Ophalen.
    Na de verwerking kunt u in het afdrukvoorbeeld zien hoeveel facturen er zijn opgehaald.
  10. Kies, nadat u het afdrukvoorbeeld al dan niet hebt ingezien, Sluiten.
    Alle dagboekberichten die over de administraties konden worden verdeeld, staan in het venster Boekingsvoorstellen van de betreffende administratie. Visma.net AutoInvoice-berichten die niet konden worden verdeeld, blijven in het venster Dagboekberichten (systeem) staan. Meestal komt dit doordat de administratiecode niet bekend is. Hoe u dit oplost, leest u in het antwoord op deze veelgestelde vraag: "Niet alle berichten worden verdeeld over de administraties".
  11. Verwerk hierna de boekingsvoorstellen in de betreffende administraties volgens de normale procedure in het venster Boekingsvoorstellen.

Deze procedure moet u volgen zolang u nog facturen met een factuurdatum in 2018 moet verwerken in 2019.

Let op: Omdat u handmatig een datum/tijd moet opgeven is er overlap tussen de al verwerkte inkoopfacturen en de inkoopfacturen die u nog gaat ophalen. De reeds verwerkte berichten zullen in het venster Dagboekberichten (systeem) blijven staan en kunnen dus niet dubbel in de administraties worden verwerkt.

Tip: Zorg ervoor dat het venster Dagboekberichten (systeem) opgeschoond is, zodat u direct ziet of er nog Visma.net AutoInvoice-berichten in Dagboekberichten (systeem) zijn blijven staan. U ziet hiervan ook een melding onder Meldingen in het navigatievenster.