Supportnotes over AccountView Eindejaarsverwerking
BusinessDimensions
U hebt het artikel "Standaardprocedure Eindejaarsverwerking" gelezen. Op deze pagina leest u extra aanwijzingen voor de module BusinessDimensions. Wanneer u niet over deze module beschikt, dan kunt u deze procedure overslaan.
Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verdergaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9 of hoger en in ieder geval een Service Pack hebt geïnstalleerd voor de versie waarmee u werkt. Zie de pagina "Service Packs" voor meer informatie.
De gegevens die u in subadministraties hebt ingevoerd, kunnen worden overgenomen in de beginbalans en de beginvoorraad van het volgende boekjaar. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld uw subadministratie 'Serienummers' overnemen naar het volgende boekjaar. Als u een subadministratiekenmerk wilt overnemen, dan markeert u Beginbalans overnemen en/of Beginvoorraad overnemen in Document > Stamgegevens systeem > Subadministratiekenmerken > F6. De subadministratiegegevens worden automatisch overgenomen als u één van de volgende opties uitvoert:
- Document > Administratie aanmaken, Nieuw boekjaar op basis van huidig boekjaar
- Document > Overnemen > Beginbalans
- Document > Overnemen > Beginvoorraad
Subadministraties in de beginbalans overnemen
Tijdens de eindejaarsverwerking wordt een beginbalans voor het volgende boekjaar aangemaakt. Per balansrekening wordt een boekingsregel met het eindsaldo van het oude boekjaar aangemaakt in het nieuwe boekjaar. Subadministratiegegevens worden alleen overgenomen voor zover deze op balansrekeningen zijn geboekt. Hiervoor worden extra boekingsregels aangemaakt, die direct weer worden tegengeboekt. Voor twee serienummers die zijn geboekt op rekening 3000 worden bijvoorbeeld de volgende boekingsregels aangemaakt:
| 3000 Voorraad (totale beginsaldo) | 250.000,- | ||
| 3000 Voorraad (Serienummer 001) | 2.000,- | ||
| Aan | 3000 Voorraad (tegenboeking Serienummeradm) | 2.000,- | |
| 3000 Voorraad (Serienummer 010) | 2.200,- | ||
| Aan | 3000 Voorraad (tegenboeking Serienummeradm) | 2.200,- |
De serienummers zijn in de oorspronkelijke boekingen debet ingevoerd, en worden daarom op de beginbalans ook in de debetposten vermeld. In de omschrijving van de creditposten wordt wel vermeld dat het om een boeking uit een subadministratie gaat, maar het feitelijke serienummer wordt niet overgenomen in deze boekingen.
De serienummers zijn opgenomen in een subadministratiekenmerk van het kenmerktype Lijst. Het kenmerktype Standaardtabel AccountView wordt hetzelfde behandeld: voor elke unieke waarde wordt in het nieuwe boekjaar een extra regel aangemaakt. Subadministratiekenmerken van het kenmerktype Aantal worden ook meegenomen op de beginbalans.
Als er meerdere boekingen op hetzelfde serienummer en dezelfde rekening zijn, dan worden de regels samengevoegd (verdicht) tot één regel op de beginbalans.
U hebt in het oude boekjaar bijvoorbeeld de volgende regels in het journaal staan:
| 3000 Voorraad (Serienummer 001) | 2.000,- | ||
| 3000 Voorraad (Serienummer 001) | 3.000,- | ||
| 3000 Voorraad (Serienummer 002) | 1.000,- |
In het nieuwe boekjaar worden deze regels als volgt overgenomen:
| 3000 Voorraad (totale beginsaldo) | 6.000,- | ||
| 3000 Voorraad (Serienummer 001) | 5.000,- | ||
| Aan | 3000 Voorraad (tegenboeking Serienummeradm) | 5.000,- | |
| 3000 Voorraad (Serienummer 002) | 1.000,- | ||
| Aan | 3000 Voorraad (tegenboeking Serienummeradm) | 1.000,- |
Kenmerken van het type Bedrag of Aantal worden gesaldeerd:
U hebt in het oude boekjaar bijvoorbeeld de volgende regels in het journaal staan:
| 3010 Voorraad onderdelen (Aantal: 10) | 3.000,- | ||
| 3010 Voorraad onderdelen (Aantal: 20) | 2.000,- | ||
| 3010 Voorraad onderdelen (Aantal: 25) | 1.000,- |
In het nieuwe boekjaar worden deze regels als volgt overgenomen:
| 3010 Voorraad onderdelen (totale beginsaldo) | 6.000,- | ||
| 3010 Voorraad onderdelen (Aantal: 55) | 6.000,- | ||
| Aan | 3010 Voorraad onderdelen (tegenboeking Aantallen) | 6.000,- |
Subadministraties in de beginvoorraad overnemen
Dit werkt in grote lijnen hetzelfde als het overnemen van de beginbalans:
- Kenmerken van het type Lijst of Standaardtabel AccountView worden uitgesplitst per subadministratiewaarde.
Per artikel wordt één regel met de beginvoorraad ingevoerd op een voorraadbladzijde.
Inkoopmutaties op bijvoorbeeld hetzelfde serienummer en hetzelfde artikel worden samengevoegd tot één extra mutatieregel in het nieuwe boekjaar. De artikelaantallen van de oorspronkelijke regels worden gesaldeerd. Deze mutatieregel wordt direct tegengeboekt.
- Kenmerken van het type Bedrag of Aantal worden gesaldeerd.
Per artikel wordt één regel met de beginvoorraad ingevoerd op een voorraadbladzijde.
Als inkoopmutaties een extra bedragveld uit een subadministratie bevatten, dan wordt hiervoor één extra mutatieregel per artikel aangemaakt, met het saldo van het bedragveld en het saldo van de artikelaantallen. Deze regel wordt direct tegengeboekt.
| Regel | Batch | Voorraad |
| 1 | 001 | 10 |
| 2 | 001 | 15 |
| 3 | 002 | 200 |
| 4 | 002 | 300 |
| 5 | 003 | 600 |
Tabel 1. De totale voorraad van een bepaald artikel bedraagt 1125 stuks, verdeeld over drie batches.
Op de artikelkaart in het nieuwe boekjaar worden de volgende gegevens vermeld:
| Regel | Batch | Voorraad |
| Beginvoorraad | 1125 | |
| uitsplitsing subadm | 001 | 25 (=10+15) |
| uitsplitsing subadm | 002 | 500 (=200+300) |
| uitsplitsing subadm | 003 | 600 |
| tegenboeking uitsplitsing | -1125 |
Tabel 2. De beginvoorraad wordt uitgesplitst per batch.