Supportnotes over AccountView Eindejaarsverwerking
Cliënt-export en Cliënt-import
U hebt het artikel "Standaardprocedure Eindejaarsverwerking" gelezen. Op deze pagina leest u extra aanwijzingen voor de modules Cliënt-export en Cliënt-import. Wanneer u niet over deze modules beschikt, hoeft u deze procedure niet door te nemen.
Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verdergaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9 of hoger en in ieder geval een Service Pack hebt geïnstalleerd voor de versie waarmee u werkt. Zie de pagina "Service Packs" voor meer informatie.
We gaan in deze supportnote ervan uit dat de modules Cliënt-export en Cliënt-import volledig ingericht en in gebruik zijn. Mocht dat nog niet zo zijn, neem dan contact op met uw accountant voor verdere instructies voor het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Daarnaast adviseren wij u de uitwisseling op het standaardformaat 'Uitgebreid formaat' te zetten. Als u nog werkt met het 7.1-formaat, neem dan contact op met uw accountant en bespreek de omschakeling naar het uitgebreide formaat.
Als cliënt en accountant gegevens uitwisselen met Cliënt-export en Cliënt-import, dan maken beiden een nieuw boekjaar aan. Door de uitwisseling van cliëntgegevens zal de beginbalans in beide administraties worden bijgewerkt.
- Nieuw boekjaar aanmaken bij de cliënt
- Nieuw boekjaar aanmaken bij de accountant
- Beginbalans overnemen
Stap 1: Nieuw boekjaar aanmaken bij de cliënt
De cliënt bepaalt zelf het moment om het nieuwe boekjaar aan te maken in verband met het verwerken van verkooporders en inkooporders. Bij de cliënt zal de beginbalans automatisch worden aangemaakt. De openstaande posten en saldi van de grootboekrekeningen worden daardoor direct in het nieuwe boekjaar zichtbaar.
Zo maakt de cliënt het nieuwe boekjaar aan:
- Open de administratie van het oude boekjaar.
- Kies Document > Stamgegevens administratie > Dagboeken.
- Selecteer dagboek 900: Memoriaal en kies Bewerken > Stamgegevens.
- Controleer of Cliënt is geselecteerd in Eigenaar. Wijzig dit zonodig in Cliënt.
- Maak het nieuwe boekjaar aan met behulp van de procedure "Eindejaarsverwerking".
- Exporteer de cliëntgegevens uit het oude boekjaar en het nieuwe boekjaar, en geef deze aan uw accountant (zie "Cliënt-export en Cliënt-import").
Let op: Zorg ervoor dat duidelijk is van welk boekjaar de geëxporteerde cliëntgegevens zijn, zodat uw accountant deze in de juiste administratie importeert!
Stap 2: Nieuw boekjaar aanmaken bij de accountant
De accountant maakt het nieuwe boekjaar aan op het moment dat hij voor de cliënt werkzaamheden gaat uitvoeren. De nieuwe administratie wordt in eerste instantie aangemaakt zonder beginbalans. De saldi van grootboekrekeningen en openstaande posten zijn daardoor niet bijgewerkt. Door de cliëntgegevens te importeren worden deze gegevens wel gevuld.
Zo maakt de accountant het nieuwe boekjaar aan:
- Open het oude boekjaar.
- Kies Document > Stamgegevens administratie > Dagboeken.
- Selecteer dagboek 900: Memoriaal en kies Bewerken > Stamgegevens.
- Controleer of Cliënt is geselecteerd in Eigenaar. Wijzig dit zonodig in Cliënt.
- Importeer het bestand met cliëntgegevens van uw cliënt in het oude boekjaar (zie "Cliënt-export en Cliënt-import").
- Maak het nieuwe boekjaar aan met de procedure "Eindejaarsverwerking".
- Importeer het bestand met cliëntgegevens van uw cliënt in het nieuwe boekjaar (zie "Cliënt-export en Cliënt-import"). De beginbalans van het nieuwe boekjaar wordt hiermee gevuld.
Stap 3: Beginbalans overnemen
Als de cliënt wijzigingen aanbrengt in het oude boekjaar kunnen die met Document > Overnemen > Beginbalans worden overgenomen in het nieuwe boekjaar. De wijzigingen kunnen, voor beide administraties, op de gebruikelijke wijze naar de accountant worden geëxporteerd.
Als de accountant nog wijzigingen aanbrengt in het oude boekjaar, dan kunnen die niet automatisch worden overgenomen met Document > Overnemen > Beginbalans, omdat de cliënt eigenaar is van dagboek 900. Door de cliëntgegevens te importeren zal het nieuwe boekjaar bij de accountant worden voorzien van de laatste beginbalans:
- De accountant brengt wijzigingen aan in het oude boekjaar.
- De accountant exporteert de cliëntgegevens uit het oude boekjaar en geeft die aan de cliënt.
- De cliënt importeert de cliëntgegevens in het oude boekjaar.
- De cliënt neemt de beginbalans over van het nieuwe jaar (zie "Eindejaarsverwerking").
- De cliënt exporteert de cliëntgegevens uit de administratie en geeft die aan de accountant.
- De accountant importeert de cliëntgegevens in het nieuwe boekjaar.
Tip: Als de cliënt met transitorische posten werkt die vanuit het nieuwe boekjaar worden teruggeboekt naar het voorgaande jaar, dan moet de cliënt ook de cliëntgegevens van het oude boekjaar exporteren en aan de accountant geven.
Let op: Zorg ervoor dat duidelijk is van welk boekjaar de geëxporteerde cliëntgegevens zijn, zodat uw accountant deze in de juiste administratie importeert!
Veelgestelde vragen
Antwoorden op meer veelgestelde vragen vindt u onder "Veelgestelde vragen eindejaarsverwerking".
Klopt het dat er geen beginbalans is overgenomen nadat de accountant het nieuwe boekjaar aangemaakt heeft?
Dat klopt, de beginbalans wordt alleen bij de cliënt overgenomen en zal door het uitwisselen van de cliëntgegevens ook bij de accountant worden toegevoegd.