Supportnotes over AccountView Eindejaarsverwerking
Handelsrapportage- en historiemodules
U hebt het artikel "Standaardprocedure Eindejaarsverwerking" gelezen. Op deze pagina leest u extra aanwijzingen voor de handelsrapportagemodules (bijvoorbeeld Verkoophistorie), Urenhistorie en Multi-Year Financials. Wanneer u niet over deze modules beschikt, dan kunt u deze procedure overslaan.
Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verdergaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9 of hoger en in ieder geval een Service Pack hebt geïnstalleerd voor de versie waarmee u werkt. Zie de pagina "Service Packs" voor meer informatie.
Deze supportnote gaat over modules die gebruikmaken van meerdere-jarentabellen.
Multi-Year Financials
1. Meerdere-jarentabellen bij werken tijdens het aanmaken van het nieuwe boekjaar
Als u in het bezit bent van deze module, dan kunt u het venster Journaalhistorie meerdere jaren handmatig bijwerken met de historie van vorig jaar (of eventueel eerdere jaren) door Document > Journaalhistorie bijwerken te kiezen. Deze actie hoeft u niet te doen om uw Grootboekkaart vorig jaar en Debiteurkaart vorig jaar bij te werken. De gegevens in deze vensters worden automatisch gevuld bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar en ook bij het achteraf overnemen van de beginbalans.
Als u in het bezit bent van de modules Projecten en/of Uren en Declaraties, dan hebt u bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar de optie Projectjournaaldetailhistorie overnemen. Als u deze optie markeert, dan wordt het venster Journaalhistorie meerdere jaren ook gevuld met journaalmutaties die ten grondslag liggen aan overgenomen projectjournaalregels. Voor meer informatie daarover, zie: "Eindejaarsverwerking Projecten en Uren en Declaraties".
2. Nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt en er nog mutaties in het oude boekjaar zijn doorgevoerd
Om de journaalhistorie meerdere jaren bij te werken, moet u deze weer bijwerken op dezelfde manier als hierboven al is beschreven.
Als u in het bezit bent van de modules Projecten en/of Uren en Declaraties, dan wordt het venster Journaalhistorie meerdere jaren ook bijgewerkt met journaalmutaties die ten grondslag liggen aan overgenomen projectjournaalregels bij het overnemen van de beginbalans. Voorwaarde is dat u daarbij de optie Projectjournaaldetailhistorie overnemen markeert. Voor meer informatie daarover, zie: "Eindejaarsverwerking Projecten en Uren en Declaraties".
Urenhistorie en/of Artikelhistorie
1. Meerdere-jarentabellen bij werken tijdens het aanmaken van het nieuwe boekjaar
Als u beschikt over de module Urenhistorie of één of meer modules waarmee u de artikelhistorie meerdere jaren kunt bijwerken, dan kunt u instellen welke transactiesoorten er worden meegenomen in de artikelhistorie meerdere jaren. Zie voor meer informatie: "Historische gegevens van uw handelsstromen opvragen".
Met één van bovenstaande modules hebt u in de wizard Administratie aanmaken een aantal opties om de meerdere-jaren-tabellen in het nieuwe jaar op de gewenste manier bij te werken. Zie de afbeelding:
Met de gemarkeerde opties in bovenstaande afbeelding worden de Urenhistorie meerdere jaren en Artikelhistorie meerdere jaren in het nieuwe boekjaar bijgewerkt met de Urenhistorie en Artikelhistorie van het oude boekjaar.
Als u deze optie(s) markeert, dan moet u er rekening mee houden dat het aanmaken van het boekjaar daardoor langer duurt. Zeker als u relatief veel transacties in deze tabellen hebt en/of voor meerdere jaren bijwerkt, dan kan dat aanzienlijk zijn. Dat kan een reden zijn om ervoor te kiezen deze opties bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar niet te markeren en deze gegevens pas te gaan bijwerken als het nieuwe boekjaar al bestaat. Medewerkers kunnen dan al in het nieuwe boekjaar aan de slag. Daarna moet u nog wel de meerdere-jaren-gegevens bijwerken.
Een andere overweging om deze opties bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar niet te markeren en de historie later bij te werken, is dat u dan in het nieuwe jaar makkelijker stamgegevens die u niet meer gebruikt kunt verwijderen.
Stel dat u in het oude boekjaar een artikel hebt verkocht dat u in het nieuwe boekjaar niet meer gaat verkopen en dat uit uw administratie wilt verwijderen. Als u de artikelhistorie meerdere jaren direct bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar bijwerkt, dan kunt u dit artikel niet in het nieuwe boekjaar verwijderen, omdat het in de artikelhistorie meerdere jaren voorkomt. Als u de artikelhistorie niet direct bijwerkt, dan kunt u het artikel in het nieuwe boekjaar wel verwijderen. Als u vervolgens de artikelhistorie meerdere jaren later alsnog bijwerkt (zie hieronder), dan gebruikt AccountView voor de transacties op dit artikel in de artikelhistorie meerdere jaren een systeemartikel.
Nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt en er nog mutaties in het oude boekjaar zijn doorgevoerd
Om de gegevens in de vensters Urenhistorie meerdere jaren en/of Artikelhistorie meerdere jaren in het nieuwe jaar bij te werken met achteraf gemaakte mutaties in het oude boekjaar, moeten deze met de daarvoor beschikbare opdracht in de vensters handmatig worden bijgewerkt (Document > Urenhistorie bijwerken / Document > Artikelhistorie bijwerken).
Als de module Declaratiehistorie beschikbaar is, dan wordt met het bijwerken van de artikelhistorie naast de artikelgegevens ook de inhoud van het venster Declaratiehistorie meerdere jaren bijgewerkt.