Projecten en Uren en Declaraties

U hebt het artikel "Standaardprocedure Eindejaarsverwerking" gelezen. Op deze pagina leest u extra aanwijzingen voor de modules Projecten en Uren en Declaraties. Als u niet over (één van) deze modules beschikt, dan kunt u deze procedure overslaan.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verdergaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9 of hoger en in ieder geval een Service Pack hebt geïnstalleerd voor de versie waarmee u werkt. Zie de pagina "Service Packs" voor meer informatie.

Niet alle alinea’s van deze supportnote zijn voor zowel de module Projecten als Uren en Declaraties van belang. Als u beide modules gebruikt, dan is de volledige supportnote voor u van belang. Als een alinea slechts voor een bepaalde module van belang is, dan wordt de modulenaam tussen haakjes bij het kopje van de alinea vermeld. Als u de genoemde module niet gebruikt, dan kunt u de betreffende alinea overslaan.

Deze supportnote is verdeeld in vier onderdelen:

Belangrijke instellingen vooraf
Aanmaken van een nieuw boekjaar
Opnieuw overnemen van de beginbalans nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt
Veelgestelde vragen

1. Belangrijke instellingen vooraf

Voordat u het nieuwe jaar gaat aanmaken zijn er een aantal instellingen van belang waarmee u zorgt dat van uw projecten de juiste zaken worden overgenomen. Deze instellingen regelen welke projecten er worden overgenomen en welke projectjournaalregels voor die projecten worden meegenomen. Zorg ervoor dat u, voordat u van start gaat met het aanmaken van het nieuwe boekjaar, onderstaande instellingen op de gewenste waarden instelt.

Projectjournaal

In de stamgegevens van een project kunt u vastleggen welke mutaties u in het volgende boekjaar wilt overnemen. Op de tab Financieel vindt u het veld Eindejaarsverwerking, waarvoor u de volgende waarden kunt selecteren:

Geen financiële gegevens
Er wordt geen projectjournaal overgenomen, dus ook geen onderhanden werk. Deze instelling is voornamelijk bedoeld voor interne en afgesloten projecten, waarvan u geen mutaties naar het nieuwe boekjaar wilt meenemen.
Alleen onderhanden werk (module Uren en Declaraties en/of Projecten onderhanden werk)
Deze keuze is vooral handig voor accountants die werken met de module Uren en Declaraties. De werkwijze bij accountants is vaak dat projecten eigenlijk klanten zijn en dus niet of nauwelijks worden afgesloten. De keuze Alleen onderhanden werk zorgt dat wat van het projectjournaal al is gedeclareerd en als resultaat is genomen, niet wordt meegenomen naar het nieuwe boekjaar.
Als projectkosten en/of -opbrengsten in eerste instantie in de balans worden geboekt, is het bij deze keuze erg belangrijk om te zorgen dat het projectresultaat met behulp van de methode Vrijval tot aan Te factureren is overgeboekt, nadat er voor de laatste keer declaratievoorstellen zijn verwerkt in het oude boekjaar en voordat het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt.
Volledige projecthistorie (Balans en Verlies & winst)
Het volledige projectjournaal wordt overgenomen. Alle op de projectdimensies gegroepeerde kosten en opbrengsten zullen meegaan naar het nieuwe boekjaar.

De opties Volledige projecthistorie en Alleen onderhanden werk hebben in het financiële journaal dezelfde beginbalansboekingen tot gevolg. Het verschil uit zich alleen in de projectadministratie (venster Projectjournaal).

Projectstamgegevens

Als u geen projectenmodule hebt maar wel Uren en Declaraties, dan worden de stamgegevens van de projecten altijd overgenomen in het nieuwe boekjaar. Wanneer u ook met de module Projecten werkt, kunt u hierop uitzonderingen maken. Mocht u het project willen verwijderen, dan kunt u in het oude boekjaar de waarde van het veld Eindejaarsverwerking op Geen financiële gegevens zetten. Dan zal het verwijderen van het project in het nieuwe jaar niet worden tegengehouden door het projectjournaal. Dit kan dan nog wel onmogelijk worden gemaakt door andere zaken, maar bij deze instelling vormt het projectjournaal in ieder geval geen belemmering.

Uitzonderingen (module Projecten)

Projecten met de status Vervallen offerte of Afgesloten of Financieel afgesloten worden niet meegenomen naar het nieuwe boekjaar als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

Het project is niet opgenomen in een openstaande post.
Het project is niet opgenomen in een lopende inkoop- of verkooporder.
Als u ook met de module Verkoopinformatiesysteem werkt, dan moet u in de wizard bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar de optie Gegevens van afgesloten projecten verwijderen markeren.

Voor afgesloten projecten geldt als extra voorwaarde dat, afhankelijk van de gekozen instelling voor het veld Eindejaarsverwerking (zie hierboven), er voor dit project geen projectmutaties over te nemen zijn.

In onderstaande tabel is het bovenstaande samengevat en kunt u zien hoe stamgegevens en projectjournaal worden overgenomen, afhankelijk van de status en instellingen voor eindejaarsverwerking.

Instellingen		Resultaat
Eindejaarsverwerking	Status	Stamgegevens	Projectjournaal
Geen financiële gegevens	Aanvraag t/m Doorlopend	Ja	Geen
	Afgesloten t/m Financieel afgesloten	Nee	Geen
Alleen OHW	Aanvraag t/m Doorlopend	Ja	Alleen OHW
	Afgesloten	Ja, tenzij geen projectjournaal	Alleen OHW
	Vervallen offerte / Financieel afgesloten	Nee	Geen
Volledige projecthistorie	Aanvraag t/m Doorlopend	Ja	Volledig
	Afgesloten	Ja, tenzij geen projectjournaal	Volledig
	Vervallen offerte / Financieel afgesloten	Nee	Geen

Tabel 1. Wanneer worden stamgegevens en projectjournaal overgenomen?

Let op: Lees de statussen waarin 't/m' staat in de volgorde zoals u deze in AccountView kunt kiezen:

2. Aanmaken van een nieuw boekjaar

Als u de instellingen van stap 1 hebt gecontroleerd en waar nodig ingesteld, kunt u verdergaan met het aanmaken van het nieuwe boekjaar op basis van het stappenplan uit het artikel Standaardprocedure Eindejaarsverwerking. Tijdens dat proces zijn voor een aantal onderdelen de volgende extra instellingen van belang:

Uitsplitsing beginbalans

In onderstaand venster ziet u ook het veld Beginbalans alleen voor projectrekeningen splitsen. Dit veld is handig om een wellicht onnodige uitsplitsing (in regels met een bedrag per project) van de beginbalanspositie van niet-projectrekeningen te voorkomen. Bijvoorbeeld een rekening waarop BTW wordt geboekt. Markeer dit veld als u een dergelijke uitsplitsing wilt voorkomen. Hiermee zal het aanmaken van het nieuwe boekjaar ook iets minder tijd in beslag nemen.

Projectbudgetten (module Projecten)

De hoofdregel is dat de projectbudgetten van alle projecten waarvan ook de stamgegevens worden overgenomen, worden meegenomen naar het nieuwe boekjaar. Er zijn twee uitzonderingen:

Voor projecten waarvan het veld Status de waarde Doorlopend heeft, kunt u tijdens het aanmaken van het nieuwe boekjaar kiezen wat u wilt doen met de projectbudgetten. Als u projecten met status Doorlopend hebt waaraan u een budget hebt gekoppeld, dan markeert u de optie Budget doorlopende projecten overnemen en selecteert u de gewenste verwerkingswijze. Als u dergelijke projecten niet hebt, dan kunt u de optie gedemarkeerd laten.
Voor projecten waarvan het veld Status de waarde Afgesloten heeft, worden nooit projectbudgetten meegenomen. Mochten de stamgegevens van het project wel worden meegenomen omdat er bijvoorbeeld nog openstaande posten zijn, dan zal het projectbudget niet worden meegenomen.

Gegevens van afgesloten projecten verwijderen

Als u met de module Projecten werkt, dan kunt u dit veld markeren om te voorkomen dat afgesloten projecten toch worden meegenomen, ondanks alle andere relevante instellingen. Dit is omdat ze worden gebruikt in stamgegevens die bij deze module horen.

Urenregistratie (module Uren en Declaraties)

Wij adviseren om vóór het aanmaken van het nieuwe boekjaar vast te stellen of er nog uren te journaliseren zijn; zo voorkomt u dat er wordt vergeten de uren in het oude boekjaar te journaliseren. Uurstaten uit het oude boekjaar gaan namelijk niet mee naar het nieuwe boekjaar. Voer hiervoor de volgende controle uit:

Kies Bestand > Projecten en uren > Urenregistratie.
Dubbelklik op de kolomtitel Voortgang om op die kolom te sorteren.
Blader door het venster om de uurstaten te vinden waarvoor de status niet gelijk is aan Verwerkt.
Controleer voor deze uurstaten of u ze moet journaliseren vóór het aanmaken van het nieuwe boekjaar.

U bent niet verplicht om deze uurstaten vóór het aanmaken van het nieuwe boekjaar te journaliseren. Als u dit niet doet, dan kunt u dat op een later moment doen en daarna de beginbalans opnieuw overnemen.

Onderliggende boekingsdetails

Om in uw projectadministratie vanuit de projectkaart of projectjournaalregels door te kunnen zoomen naar de onderliggende boekingsdetails uit voorgaande jaren, moet u in de wizard Administratie aanmaken het veld Projectjournaaldetailhistorie overnemen markeren. Als u ook module(s) hebt om de Urenhistorie meerdere jaren of Artikelhistorie meerdere jaren met een handmatige actie te kunnen laten bijwerken, dan krijgt u in de wizard Administratie aanmaken extra velden beschikbaar die ook van invloed zijn op de over te nemen projectjournaaldetailhistorie. Zie de volgende afbeelding:

Om de projectjournaaldetailhistorie over te nemen die bestaat uit urenhistorie en/of artikelhistorie moeten de velden Urenhistorie meerdere jaren bijwerken en/of Artikelhistorie meerdere jaren bijwerken gemarkeerd zijn. Met het aantal jaren bepaalt u van hoeveel (beschikbare) jaren de historie wordt meegenomen. Bij het invullen van waarde 1 wordt bijvoorbeeld alleen de historie van het oude boekjaar meegenomen naar het nieuwe boekjaar.

Voor meer informatie over de eindejaarsverwerking als u in het bezit bent van modules die meerderejarentabellen beschikbaar en bijwerkbaar maken, zie Eindejaarsverwerking Handelsrapportage- en historiemodules.

3. Opnieuw overnemen van de beginbalans nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt

Nog wijzigingen aanbrengen in het oude boekjaar?

Stamgegevens worden in AccountView alleen overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar, niet met het overnemen van de beginbalans. Boekingen in dagboeken worden wel overgenomen in de beginbalans. Het projectjournaal wordt, bij het overnemen van de balans, overgenomen zoals ingesteld is in het veld Eindejaarsverwerking. Dit kunt u zo vaak herhalen als u wilt.
Houd er rekening mee dat u na de eindejaarsverwerking daarom nog kunt boeken in dagboeken van het oude boekjaar. Maar als u de stamgegevens van bijvoorbeeld een project in het oude boekjaar wijzigt, dan zal dit niet meer automatisch worden meegenomen naar uw administratie van het nieuwe jaar.

Declaratievoorstellen (module Uren en Declaraties en/of Projectfacturering)

De declaratievoorstellen en de van daaruit gegenereerde verkoopfacturen die u niet verwerkt in het oude boekjaar, worden automatisch meegenomen naar het nieuwe boekjaar waar u ze dan verder kunt verwerken. U kunt deze na het aanmaken van het nieuwe boekjaar desgewenst ook verwerken in het oude boekjaar. Al overgenomen declaratievoorstellen (en bijbehorende verkoopfacturen) moeten dan in het nieuwe boekjaar worden verwijderd. Anders verwerkt u ze dubbel. Na volledige verwerking van de declaratievoorstellen in het oude boekjaar moet de beginbalans worden overgenomen. Vermijd een werkwijze waarbij u tegelijkertijd in het oude en nieuwe boekjaar declaratievoorstellen genereert en/of verwerkt.

Projectjournaal

Als u nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt de beginbalans opnieuw overneemt, dan wordt het projectjournaal opnieuw overgenomen. Hierbij worden de eerder vermelde regels toegepast op basis van het veld Eindejaarsverwerking in de stamgegevens van projecten. Als u in het oude boekjaar dit veld hebt gewijzigd, dan kunt u op deze manier met terugwerkende kracht het projectjournaal in het nieuwe boekjaar aanpassen. U kunt de aanpassing van dit veld ook doorvoeren in het nieuwe boekjaar; dit is van belang voor de eindejaarsverwerking van volgend jaar.

Markeer bij het overnemen van de beginbalans het veld Projectjournaaldetailhistorie overnemen als u dat bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar ook had gemarkeerd. Als u ook module(s) hebt om de Urenhistorie meerdere jaren of Artikelhistorie meerdere jaren handmatig te kunnen bijwerken en de Urenhistorie en/of Artikelhistorie is gewijzigd in het oude jaar nadat het nieuwe boekjaar al was aangemaakt, dan moet u in het nieuwe boekjaar vervolgens nog de Urenhistorie meerdere jaren en/of Artikelhistorie meerdere jaren handmatig bijwerken om zeker te weten dat de projectjournaaldetailhistorie in het nieuwe boekjaar weer compleet is. Voor meer informatie, zie "Eindejaarsverwerking Handelsrapportage- en historiemodules".

Kies na het overnemen van de balans Document > Projectkaart herrekenen om de projectkaarten bij te werken.

Projectstamgegevens

De hoofdregel is dat de stamgegevens van projecten alleen automatisch worden overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar en dus niet meer achteraf kunnen worden meegenomen. Er is één uitzondering. Stel dat:

een project na het aanmaken van een nieuw boekjaar in het oude boekjaar wordt aangemaakt;
op dit project boekingen worden ingevoerd;
de waarde van het veld Eindejaarsverwerking zodanig wordt ingevuld, dat het projectjournaal van deze projectboekingen wordt overgenomen als de beginbalans wordt overgenomen,

... dan worden de stamgegevens van het project bij het overnemen van de beginbalans ook overgenomen.

Projectbudgetten (module Projecten)

De hoofdregel is dat projectbudgetten alleen automatisch worden overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Er is één uitzondering: de budgetten van projecten waarvan het veld Status de waarde Doorlopend heeft. Deze projectbudgetten kunt u na het aanmaken van het nieuwe boekjaar alsnog overnemen.

Zo neemt u projectbudgetgegevens (opnieuw) over:

Kies Bestand > Administraties.
Selecteer de administratie van het nieuwe boekjaar.
Kies Document > Overnemen > Projectbudgettering.
Selecteer het oude boekjaar in het venster Projectbudgettering overnemen in het veld Overgenomen van en selecteer hoe u de doorlopende projectbudgetten wilt overnemen.

Urenregistratie (module Uren en Declaraties)

Wij adviseren om vóór het overnemen van de beginbalans vast te stellen of er nog uren te journaliseren zijn. Door deze te journaliseren en vervolgens de beginbalans over te nemen, kunnen deze uren worden gefactureerd in het nieuwe boekjaar.

Uurstatistieken (module Uren en Declaraties II)

Als u werkt met de module Uren en Declaraties II, dan kunt u in de stamgegevens van medewerkers budgetten invoeren op uurstatistiekgroepen. Kies Document > Overnemen > Uurstatistiekgegevens in het venster Administraties als u die gegevens wilt meenemen naar het nieuwe boekjaar.

4. Veelgestelde vragen

Waarom zie ik in het nieuwe boekjaar op een aantal grootboekrekeningen in periode 0 boekingen staan met de omschrijving "Beginbalans project 202x"?

Met deze omschrijving worden transacties geboekt die worden gedaan om de gewenste project- of kostenplaatssaldi mee te nemen naar het nieuwe jaar. Als dit op een verlies- en winstrekening gebeurt, dan vindt er automatisch ook een boeking plaats zonder project- of kostenplaatscode. Daardoor komt het totale saldo op deze rekening in periode 0 op nul uit. Deze regel heeft de omschrijving "Tegenboeking beginbalans projecten".

Hoe u regelt welke projectsaldi mee moeten komen naar volgend jaar, leest u in bovenstaand artikel. Voor het overnemen van kostenplaatssaldi hebt u de administratie-instelling Eindejaarsverwerking (bij Financieel II) als u in het bezit bent van de module Projecten (alhoewel kostenplaatsen verder losstaan van projecten).

Waarom zie ik na het aanmaken van het nieuwe boekjaar regels in mijn projectkaart en/of projectjournaal staan zonder de onderliggende individuele mutaties uit vorige of voorgaande jaren?

Dat kan komen doordat u bij het aanmaken van het boekjaar of overnemen van de beginbalans de projectjournaaldetailhistorie niet hebt overgenomen. Of als u over historiemodules beschikt maar deze historie nog niet hebt bijgewerkt.

Neem de beginbalans opnieuw over met het veld Projectjournaaldetailhistorie overnemen gemarkeerd zodat u alsnog beschikt over de onderliggende mutaties uit eerdere jaren. Hebt u ook module(s) om de Urenhistorie meerdere jaren of Artikelhistorie meerdere jaren handmatig te kunnen bijwerken? En is de Urenhistorie en/of Artikelhistorie gewijzigd in het oude jaar nadat het nieuwe boekjaar al was aangemaakt? Dan moet u in het nieuwe boekjaar vervolgens nog de Urenhistorie meerdere jaren en/of Artikelhistorie meerdere jaren handmatig bijwerken om u ervan te verzekeren dat de projectjournaaldetailhistorie in het nieuwe boekjaar weer compleet is.

In het nieuwe boekjaar tonen mijn projecten niet de cijfers die ik verwacht.

Als na het aanmaken van het nieuwe boekjaar de projectkaarten worden herrekend met Document > Projectkaart herrekenen in het venster Projecten, dan zullen de cijfers worden bijgewerkt naar de huidige stand. Lost dit antwoord de situatie niet op? Lees dan "hoe analyseer ik cijfers uit de project- (of uren-)administratie?"

Kan ik in het oude boekjaar al beginnen met uurstaten die betrekking hebben op het nieuwe boekjaar?

Dat ligt niet voor de hand. Deze uurstaten worden niet meegenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar en kunnen dus alleen in het oude boekjaar worden gejournaliseerd.

Ik heb al gedeclareerd in het nieuwe boekjaar. Vervolgens de beginbalans overgenomen. Ik wil controleren wat de 'te factureren'-positie is die uit het oude boekjaar is overgenomen.

Omdat er al gedeclareerd is in het nieuwe jaar, is het rapport Te factureren in het venster Projecten niet bruikbaar. In het venster Projectjournaal kunt u met Beeld > Selecteren wel de volgende selectie zetten: Periode (journaal) is gelijk aan nul. Vervolgens kiest u Rapporten > Projectjournaalrapportage en in het veld Bedrag selecteert u Te factureren bedrag. Dit rapport toont dan de overgenomen 'te factureren'-positie uit het oude boekjaar.

Als ik een nieuw boekjaar wil aanmaken, krijg ik een melding: "Gevonden: Projectoverboekingen. Optie afgebroken."

Deze melding treedt op als in het venster Projectoverboekingen nog gegevens aanwezig zijn op het moment dat het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt. Als deze regels worden verwerkt of verwijderd, dan kan het nieuwe boekjaar worden aangemaakt. Met Document > Stamgegevens administratie > Projectoverboekingen kunt u deze projectoverboekingen vinden en verwijderen, of verwerken met Document > Projectoverboekingen verwerken.

Over ons

Werken bij AccountView

Inloggen AccountView.net

Ik werk met AccountView