Approval-koppeling

U hebt het artikel "Standaardprocedure Eindejaarsverwerking" gelezen. Op deze pagina leest u extra aanwijzingen voor de module Approval-koppeling. Als u niet over deze module beschikt, dan kunt u deze procedure overslaan.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verder gaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9.8a SP B of hoger. Zorg dat u met het laatste Service Pack voor uw versie werkt, voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt. Zie "Service Packs".

Deze procedure is verdeeld in vier onderdelen:

1. Aanmaken nieuw boekjaar
2. Automatisch betalen vanuit AccountView
3. Aandachtspunt bij gebruik tussenrekening
4. Melding bij het overnemen van de beginbalans

Aanmaken nieuw boekjaar

Visma.net Approval kent geen scheiding in boekjaren, dus daar hoeft u niets bijzonders te doen naar aanleiding van het nieuwe jaar.

In AccountView maakt u een nieuw boekjaar aan conform de algemene procedure. Op dat moment kunt u inkoopfacturen in het nieuwe boekjaar boeken en van daaruit naar de workflow (Approval) sturen.

Automatisch betalen vanuit AccountView

Vanaf het moment dat u het nieuwe boekjaar hebt aangemaakt, adviseren wij om uw betalingsopdrachten aan te maken in het nieuwe boekjaar in plaats van het oude boekjaar. Zo voorkomt u bijvoorbeeld dat posten per ongeluk twee keer worden betaald.

Als u met de Approval-koppeling werkt, dan is er één belangrijk extra aandachtspunt: het goedkeuren van inkoopfacturen in Approval maakt de facturen beschikbaar voor automatisch betalen in het boekjaar waar ze oorspronkelijk zijn ingeboekt. Is dat het oude boekjaar, dan moet u de beginbalans overnemen om te zorgen dat deze posten ook beschikbaar komen voor automatisch betalen in het nieuwe boekjaar.

Dus zolang er facturen uit het oude boekjaar in de workflow van Visma.net Approval staan, is het verstandig de beginbalans over te nemen voordat u een betalingsopdracht aanmaakt in AccountView. Zo verzekert u zich ervan dat u in het nieuwe boekjaar een actuele stand hebt van wat er mag worden betaald.

Aandachtspunt bij gebruik tussenrekening

In AccountView kunt u "nog goed te keuren inkoopfacturen" automatisch naar een tussenrekening laten boeken. Deze worden bij het goedkeuren automatisch naar de grootboekrekening geboekt die u bij het boeken van de factuur hebt opgegeven. Hieronder ziet u dat de optie Direct boeken op kostenrekeningen is gedemarkeerd en dat er is gekozen om "nog goed te keuren inkoopfacturen" op een tussenrekening te boeken.

Wanneer u deze keuze hebt gemaakt, dan moet u rondom de jaarovergang op het volgende letten. Als er in Visma.net Approval facturen worden goedgekeurd die oorspronkelijk in het oude boekjaar waren ingeboekt, dan zal AccountView nog een boeking in het oude boekjaar maken.

Stel, u hebt de factuur in het dagboek op rekening 7000 ingeboekt. Omdat u werkt met deze instelling, boekt AccountView dit tijdelijk naar rekening 2100 in plaats van 7000. Op het moment dat de factuur wordt goedgekeurd, vervalt de boeking naar 2100 en wordt de factuur automatisch alsnog op 7000 geboekt.

Dit heeft gevolgen voor uw resultaat en de eindstand in het oude boekjaar. De beginbalans moet daarom worden overgenomen, zodat de beginbalans van het nieuwe jaar weer aansluit op de gewijzigde eindstand van het oude jaar.

Melding bij overnemen van de beginbalans

Als u de beginbalans overneemt en als het inkoopdagboek van waaruit u facturen naar Visma.net Approval stuurt, nog facturen bevat met een andere status dan Goedgekeurd, dan krijgt u de volgende melding te zien:

Deze melding waarschuwt u dat er facturen moeten worden goedgekeurd die in het oude boekjaar zijn ingeboekt. Deze melding betekent voor u dus ook dat u rekening moet houden met de aandachtspunten bij het automatisch betalen en het gebruik van de tussenrekening, die u hierboven hebt gelezen. Verder kunt u gewoon Ja (Yes) kiezen op deze melding en de beginbalans overnemen.