Supportnotes over AccountView Eindejaarsverwerking

Visma.net AutoInvoice

U hebt het artikel "Standaardprocedure Eindejaarsverwerking" gelezen. Op deze pagina leest u extra aanwijzingen voor de module AutoInvoice-koppeling. Als u niet over deze module beschikt, dan kunt u deze procedure overslaan.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verdergaat. Kies Help > Info. De werkwijze is vanaf versie 10.0 verbeterd en vereenvoudigd; daarom beschrijven wij eerst de werkwijze vanaf versie 10.0 en daarna de werkwijze in oudere versies (9.8a en lager). In alle versies worden de AutoInvoice-berichten toegewezen door de factuurdatum te vergelijken met de begin- en einddatum van het boekjaar.

AutoInvoice-berichten na jaarovergang importeren

Versie 10.0 en hoger

Nadat u het nieuwe boekjaar hebt aangemaakt, haalt u de facturen voor het nieuwe jaar op in het venster Boekingsvoorstellen zoals u gewend bent. Aan het begin van het jaar ontvangt u vaak nog facturen met een factuurdatum in het vorige jaar. Dit betekent dat u moet opletten dat alle facturen voor het oude boekjaar ook zijn geïmporteerd. U moet dus nog regelmatig het oude boekjaar openen en de facturen in het venster Boekingsvoorstellen ophalen, totdat u er zeker van bent dat er geen facturen voor het oude jaar meer zijn. Nadat u de facturen hebt geïmporteerd en verwerkt, moet u nog wel de beginbalans overnemen.

Aandachtspunt bij Uitgebreide projectverplichtingen

Werkt u met Uitgebreide Projectverplichtingen en met AutoInvoice om inkoopfacturen te importeren, lees dan ook de aanwijzingen over de module Inkoop en eindejaarsverwerking en met name deze alinea.

Versie 9.8 en 9.8a

Nadat u het nieuwe boekjaar hebt aangemaakt, gaat u AutoInvoice-berichten in het nieuwe jaar importeren in het venster Boekingsvoorstellen van dat jaar.
Zowel voor het oude als nieuwe boekjaar zijn er nog extra handelingen nodig om te garanderen dat alle facturen in de bijbehorende administraties belanden:

Nieuwe boekjaar

Het is mogelijk dat er al transacties voor dit boekjaar in AccountView zijn opgehaald, terwijl het nieuwe boekjaar nog niet was aangemaakt. Doe daarom na het aanmaken van het nieuwe boekjaar het volgende:

  1. Ga naar Document > Stamgegevens systeem > Dagboekberichten (systeem).
  2. Kies Document > Administratiecodes bijwerken.
  3. Kies Document > Berichten verdelen over administraties en kies Gemarkeerde bij Bereik.
  4. Zorg ervoor dat Direct verwerken in dagboeken niet is gemarkeerd en maak de actie af.

Deze berichten kunt u nu verder verwerken in het venster Boekingsvoorstellen van het nieuwe jaar.

Oude boekjaar

Nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt, kunnen er nog facturen voor het oude boekjaar naar AutoInvoice worden gestuurd. Op het moment dat u in het nieuwe boekjaar AutoInvoice-berichten in het venster Boekingsvoorstellen ophaalt, worden deze facturen ook in AccountView opgehaald en belanden ze in het venster Dagboekberichten (systeem). Om te zorgen dat deze in het oude jaar worden verwerkt, moet u het volgende doen:

  1. Ga naar Document > Stamgegevens systeem > Dagboekberichten (systeem).
  2. Markeer de ingelezen regels waarin u de administratiecode van het oude boekjaar ziet met de spatiebalk.
  3. Kies Document > Berichten verdelen over administraties en kies Gemarkeerde bij Bereik.
  4. Zorg ervoor dat Direct verwerken in dagboeken niet is gemarkeerd en maak de actie af.

De transacties zijn nu doorgezet naar het venster Boekingsvoorstellen van het oude jaar en u kunt ze daar verder verwerken. Vergeet niet om vervolgens Document > Overnemen beginbalans te kiezen in het venster Administraties om ervoor te zorgen dat de beginbalans van het nieuwe jaar wordt geactualiseerd.

Zolang u verwacht dat er nog facturen voor het oude boekjaar naar AutoInvoice worden gestuurd, terwijl het nieuwe boekjaar al bestaat, moet u bovenstaande stappen periodiek blijven herhalen.