Bij het maken van bovenstaande boeking kunt u nog bepaalde keuzes maken die we hier verder toelichten.
De btw-code
In de stamgegevens van de btw-code moet 1A (hoog) of 1B (laag) zijn ingevoerd als Rubriekcode conform de aanwijzingen van de belastingdienst. En het Type moet Binnenlandse verkoop zijn. U kunt echter kiezen of u hier dezelfde btw-code gebruikt die u voor gewone verkoopfacturen gebruikt, of dat u voor deze transacties een aparte btw-code aanmaakt.
Het voordeel van een aparte btw-code is dat de terug te vragen btw op een aparte btw-rekening kan worden geboekt, zodat u in het grootboek makkelijk kunt terugzien welk bedrag u als oninbare btw hebt teruggevraagd. Een ander voordeel van een aparte btw-code waarmee u op een andere btw-rekening boekt, is dat de controle van de btw-aangifte door een rondrekening niet lastiger wordt. Het te betalen btw-bedrag uit hoofde van de btw-code gebruikt voor verkoopfacturen blijft dan gelijk aan 21% van de omzetwaarde.
De grootboekrekeningen (en Db/Cr)
Ten eerste de boeking op de tussenrekening die debet en credit wordt geboekt (per saldo 0 dus): dit is nodig om het gewenste bedrag op de btw-aangifte te krijgen, doordat in een van de regels een btw-code wordt geplaatst. In het voorbeeld hierboven gebruiken wij een tussenrekening.
Een andere manier is om in plaats daarvan de verzamelrekening debiteuren te gebruiken. In dat geval moet u uiteraard ook de debiteur opgeven in Db/Cr en het factuurnummer in Doc/Fac. Hierdoor verschijnen er twee regels op de bewuste debiteurkaart, die per saldo op 0 lopen en dus feitelijk loos zijn. Maar hierdoor kunt u op de debiteurkaart aan de hand van de gebruikte omschrijving in de boeking wel meteen zien dat u voor deze debiteur en factuur de btw als oninbaar hebt teruggevorderd.
In het voorbeeld hierboven hebben wij wel de debiteur opgegeven in Db/Cr bij de boeking op de tussenrekening. De boeking is op de debiteurkaart dan niet zichtbaar, maar op de grootboekkaart van de tussenrekening kunt u deze transactie dan wel terugvinden (inclusief vermelding van debiteur). Bij deze werkwijze bent u niet verplicht de debiteur en het factuurnummer op te geven in Db/Cr en Doc/Fac, maar wij raden u aan dit wel te doen zodat u de informatie op de grootboekkaart van de tussenrekening beschikbaar hebt.
Ten tweede de creditboeking op de V&W-rekening: die kunt u zien als een correctie op de kosten van dubieuze debiteuren. Deze worden namelijk wat lager omdat u oninbaar geachte btw nu terugvordert. Hierbij kunt u een rekening 'dubieuze debiteuren' gebruiken, maar ook een aparte V&W-rekening 'Als oninbaar teruggevorderde btw'. Het voordeel van de laatste werkwijze is, dat u in het grootboek makkelijk inzicht krijgt in het bedrag dat u hebt teruggevorderd.
De omschrijving van de openstaande post wijzigen
Als u kiest om de openstaande post (nog) niet af te boeken, is het handig om in de omschrijving van de openstaande post te vermelden dat de btw als oninbaar is teruggevraagd. Dit ziet u dan terug in zowel het subvenster Openstaande posten (Debiteuren) als op het rapport Openstaande posten debiteuren. Omdat een dergelijke post minimaal een jaar oud is, moet u deze omschrijving als volgt aanpassen in het subvenster Openstaande posten (Debiteuren):
- Selecteer de bewuste debiteur in het venster Debiteuren.
- Kies F5 om het subvenster Openstaande posten (Debiteuren) te openen.
- Kies Bewerken > Omschrijvingen, geef de gewenste omschrijving op en kies OK.
Wat moet ik doen als de debiteur alsnog de factuur betaalt?
Op het moment dat u alsnog een betaling ontvangt voor een factuur, waarvoor u eerder btw als oninbaar hebt teruggevraagd, moet u de bijbehorende btw weer aangeven. Er is geen standaard mechanisme dat u erop attendeert dat een debiteur een post betaalt waarvoor btw als oninbaar eerder al was teruggevraagd. Als u uw bankafschriften niet automatisch laat inlezen maar nog handmatig in de dagboekbladzijden invoert, dan kan een aangepaste omschrijving van de openstaande post (zie hierboven) helpen u daarop te attenderen. Maar meestal gebeurt dit zo weinig, dat het u waarschijnlijk direct opvalt wanneer zo’n debiteur betaalt.
Afhankelijk van uw keuze bij het maken van de boeking (zie hierboven) kunt u of op de debiteurkaart, of op de grootboekkaart van de tussenrekening nagaan of er inderdaad eerder btw als oninbaar was teruggevorderd. Houd er rekening mee dat in deze situaties de bewuste transacties op de grootboekkaart of debiteurkaart van het vorig jaar staan.
Om btw aan te geven die eerder als oninbaar was teruggevraagd, moet u dezelfde memoriaalboeking maken, alleen dan in omgekeerde richting. Bij elke regel moet u dan het teken omdraaien. En in het geval van een deelbetaling moet u het bedrag uiteraard nog aanpassen.