Autocodering

Als u boekingen aan het invoeren bent denkt u vast wel eens: die boeking heb ik eerder gemaakt. De boeking van de huur is bijvoorbeeld elke maand hetzelfde. AccountView houdt niet van dubbel werk. Voor dergelijke boekingen, waarbij het rekeningnummer, de kostensoort, de kostenplaats en de omschrijving hetzelfde zijn, kunt u autocodering gebruiken. U vult alleen de omschrijving in, en de rest gaat automatisch. Zo voert u niet alleen sneller boekingen in, u maakt ook minder fouten.

Autocodering gebruiken

U gebruikt autocodering door in het venster Dagboekinvoer Bewerken/Autocodering actief te kiezen. Bovenin het venster verschijnt dan de melding 'Autocodering'. Druk op de sneltoets F4 in de kolom Omschrijving regel om autocodes te bekijken of toe te voegen.

Automatische herkenning

Een autocode bestaat minimaal uit een code, een omschrijving en een grootboekrekening. Als u de code invoert in het veld Omschrijving van het venster Dagboekinvoer, worden de gegevens van de autocode (omschrijving, rekening, debiteur of crediteur, kostensoort, kostenplaats, BTW-code) automatisch overgenomen op de boekingsregel. U hoeft alleen nog de ontbrekende gegevens in het bladgedeelte en het bedrag in te vullen. Per autocode kunt u aangeven hoe de herkenning moet gebeuren. Standaard wordt de autocode overgenomen als de code voorkomt in de omschrijving die u invoert, maar u kunt er ook voor kiezen dat de autocode alleen wordt herkend als de omschrijving begint met de code. Daarmee voorkomt u bijvoorbeeld dat de autocode KAS wordt overgenomen als u 'Dossierkast' invoert als omschrijving.

Met autocodering stroomlijnt u uw vaak terugkerende boekingen, omdat u alle gegevens maar één keer hoeft in te voeren. U kunt bijvoorbeeld een autocode aanmaken voor benzinebonnen. Uw vertegenwoordiger tankt altijd bij de benzinepomp bij u in de straat, waar u een rekening heeft lopen. U maakt dan een autocode aan voor het invoeren van benzinebonnen in het inkoopboek, waarin u de grootboekrekening voor autokosten (bijvoorbeeld 4600), de kostenplaats van de vertegenwoordiger (VERT) en de kostensoort invoert (als u beschikt over de module Projectcalculatie).

Een autocode voor het invoeren van benzinebonnen in het inkoopboek. De omschrijving, grootboekrekening, kostenplaats, kostensoort en de BTW-code worden automatisch overgenomen.

Deze autocode gebruikt u in het Inkoopboek, omdat u een kostenrekening als grootboekrekening hebt ingevoerd. In het bladgedeelte van de inkoopbladzijde moet u dan nog de juiste crediteur invoeren. U kunt deze autocode ook in het Memoriaal en bankboek gebruiken. In het Memoriaal moet u dan nog wel de opboeking invoeren.

U kunt ook zowel een grootboekrekening als een debiteur of crediteur aan de autocode koppelen. In dat geval kunt u de autocode alleen gebruiken in het Memoriaal en het bankboek. Als u de autocode in het bankboek wilt gebruiken, moet bovendien de grootboekrekening een verzamelrekening voor debiteuren of crediteuren zijn.