Oorspronkelijk factuurbedrag wijkt af

Een openstaande post van een debiteur of crediteur in het venster Openstaande posten of op het rapport Openstaande posten toont een ander bedrag in Oorspr bedrag of Factuurbedrag dan u verwacht. Ook bevat het veld Betaald een bedrag dat u niet als betaling herkent. De volgende twee voorbeelden laten zien in welke situaties dit kan ontstaan:

1. Een openstaande post van €100,- is ter incasso/betaling aangeboden, maar wordt door de bank gestorneerd of geweigerd. Op het moment van incasseren/betalen in AccountView is echter de openstaande post van €100,- al afgeboekt. Als u bij het boeken van de stornering hetzelfde document/factuurnummer gebruikt, ontstaat er weer een een openstaande post van €100,-. De gedetailleerde meeloopinformatie toont dan echter een Oorspr bedrag van €200,- en een Betaald bedrag van €100,-.
2. Er is een vooruitbetaling of -ontvangst geboekt van een deel van een factuur, bijvoorbeeld €75,-. Later wordt de factuur geboekt voor een totaalbedrag van €200,-. De hieruit resulterende openstaande post is €125,-. De gedetailleerde meeloopinformatie toont een Oorspr bedrag van €-75,- en een Betaald bedrag van €-200,-.

Verklaring

De reden waarom in AccountView het ‘oorspronkelijke’ factuurbedrag niet strikt vastligt, is omdat mutaties direct worden verwerkt en daarna nog zijn te wijzigen. In de openstaande postenlijst is het daarom alleen mogelijk uit te gaan van het teken (plus of min) van de eerste boeking die op een combinatie van debiteur/crediteur en document-/factuurnummer wordt gemaakt. Iedere boeking met hetzelfde teken wordt vervolgens als aanvulling op het factuurbedrag gezien, iedere boeking met het tegengestelde teken zal als betaling worden getoond.

Oplossing situatie 1

Het storneren van de boeking van een betalings/incasso-opdracht kan ook door het verwijderen van de regel in combinatie met een aanpassing van de tegenboekingsregel, zodat het totaal op de rekening Incasso onderweg of Betalingen onderweg wordt verlaagd.

1. Vraag in het venster Debiteuren of Crediteuren met F5 de openstaande posten van de geselecteerde debiteur/crediteur op.
2. Kies Zoeken/Mutatieregels openstaande post om van de geselecteerde openstaande post te zien in welke dagboekbladzijde de incasso/betaling is verricht.
3. Kies Bestand/Dagboeken.
4. Open het juiste dagboek en de juiste bladzijde.
5. Plaats de cursor in de regel die niet kon worden geïncasseerd.
6. Kies Verwijderen of wijzig het bedrag naar nul als u de incasso/betalings-poging later nog wilt kunnen terugzien. De post staat nu weer open.
7. Plaats de cursor op de tegenboekingsregel en kies Bewerken/Dagboekregel/Bladzijde nul stellen. Het bedrag op de rekening Incasso onderweg of Betalingen onderweg wordt aangepast.
8. Bewaar de bladzijde.

Als alternatief voor stap 6 kunt u een andere grootboekrekening selecteren, bijvoorbeeld Gestorneerde incasso’s of Geweigerde betalingen. Aan het eind van een periode kunt u het totaal van deze rekening salderen met het saldo op de rekening Incasso onderweg of Betalingen onderweg.

Oplossing situatie 2

U kunt de datum van de vooruitbetaling wijzigen in een datum die na de factuurdatum ligt.

1. Vraag in het venster Debiteuren of Crediteuren met F5 de openstaande posten van de geselecteerde debiteur/crediteur op.
2. Kies Zoeken/Mutatieregels openstaande post om van de geselecteerde openstaande post te zien in welke dagboekbladzijde de vooruitbetaling is vastgelegd. Noteer ook de datum van de factuur.
3. Kies Bestand/Dagboeken.
4. Open het juiste dagboek en de juiste bladzijde.
5. Plaats de cursor in de regel waarin de vooruitbetaling is ingevoerd.
6. Wijzig de datum van de vooruitbetaling naar een dag na de datum van de factuur. Hierdoor verschijnt het venster Verschil afboeken.
7. Kies Laten staan, zodat er geen verschil wordt geboekt maar alleen de details van de openstaande post worden aangepast. Negeer daarom de waarde in het veld Verschil.

Na deze wijziging is het openstaande bedrag nog steeds €125,-. De waarden van Factuurbedrag en Betaling zijn echter gewijzigd in respectievelijk €200,- en € 75,-.

Meer informatie

Lees in uw AccountView-documentatie de paragrafen Openstaande posten afboeken en Openstaande posten beheren.