Automatisch agenderen

In AccountView is het mogelijk om automatisch een agenderingsdatum toe te kennen aan openstaande posten. U vraagt zich af welke voordelen deze functionaliteit u kan bieden en welke inrichtingsmogelijkheden er zijn.

Oplossing

Door posten een agenderingsdatum te geven, kunt u de uitvoering ervan op een specifieke datum plannen. U kunt agenderingsdatums gebruiken als u de module(s) Automatische betalingen II en/of Automatische incasso hebt en voor uw incasso- en/of betaalopdrachten een formaat gebruikt dat agenderingsdatums ondersteunt. Als u een geagendeerde post probeert te betalen met een formaat dat hiervoor niet geschikt is, wordt dit gemeld.

Het gebruik van automatisch agenderen heeft voor u de volgende voordelen:

1. Het scheelt u tijd doordat u niet meer handmatig de agenderingsdatum bij de te betalen posten hoeft in te vullen.
2. U kunt met de administratie-instellingen het agenderen zo instellen dat u uw betalingen op tijd betaalt en uw liquiditeit verbetert (of optimaliseert).

Als u gebruikmaakt van automatische agendering, dan krijgen de te betalen posten automatisch een agenderingsdatum. U hebt de volgende mogelijkheden:

1. U laat alle posten op de vervaldatum betalen. De agenderingsdatum van elke post is dan gelijk aan de vervaldatum ervan.
2. U selecteert een vaste dag van de week voor het laten betalen van uw posten. Alle weekdagen zijn mogelijk. De posten krijgen allemaal een agenderingsdatum die valt op die vaste betaaldag. Als u kiest voor een vaste betaaldag, dan moet u ook kiezen of u voor de agenderingsdatum:
   • Altijd de laatste vaste dag wilt nemen die op of voor de vervaldatum ligt (zodat u altijd op tijd betaalt).
   • Altijd de vaste dag wilt nemen die het dichtst bij de vervaldatum ligt (zodat u regelmatig net te laat bent met betalen).

U kunt de agenderingsdatum van posten die automatisch zijn geagendeerd, eventueel nog handmatig wijzigen.

Automatisch agenderen heeft verschillende inrichtingsmogelijkheden. Overleg met uw AccountView-leverancier welke inrichting het beste past bij uw situatie.

1. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Financieel/Autom betalingen.
2. Markeer Automatisch agenderen.
3. U kunt hier de volgende mogelijkheden selecteren:
   • Gelijk aan de vervaldatum. Bij deze instelling wordt de betaling altijd op de laatst mogelijke dag binnen de betalingstermijn geagendeerd.
   • De laatste vaste dag op of voor de vervaldatum. Bij deze instelling wordt de betaling altijd geagendeerd op de dag van de week die u bij Vaste dag selecteert, maar steeds vóór het verlopen van de betalingstermijn.
   • De vaste dag die het dichtst bij de vervaldatum ligt. Bij deze instelling wordt de betaling altijd geagendeerd op de dag van de week die u bij Vaste dag selecteert, maar de betalingsdatum kan zowel voor als (kort) na het verlopen van de betalingstermijn liggen.

Let op! De posten die in het venster Automatische betalingen staan op het moment dat u het automatisch agenderen instelt, moet u desgewenst handmatig een agenderingsdatum geven. Voor deze posten gebeurt dat niet automatisch.