Verwerken van betalingen van Mollie via een tussenrekening

AccountView kent sinds versie 10.0a een integratie met betaalservices. Hierdoor is het mogelijk om op diverse documenten, zoals op verkoopfacturen en aanmaningen, betaallinks te plaatsen. 

Om eenvoudig te kunnen zien welke posten (betaallinks) aan uw betaalserviceprovider zijn betaald is het vanaf versie 11.0 SP B mogelijk om de status van de betaallinks bij de betaalserviceprovider op elk gewenst moment op te halen. Voor links die zijn betaald, maakt AccountView dan memoriaalboekingen aan waarin de openstaande post op een tussenrekening wordt afgeboekt.
U kunt ook een werkwijze kiezen waarbij de openstaande posten pas worden afgeboekt op het moment dat u de betaling van uw betaalserviceprovider op uw bankafschrift ontvangt.
In dit artikel leggen wij uit hoe u ervoor zorgt dat AccountView de status kan ophalen voordat u de betaling hebt ontvangen. Deze methode heeft als voordeel dat uw debiteurenstand up-to-date is en dat u onafhankelijk bent van de betaalfrequentie van uw betaalserviceprovider. Bij beide methoden worden de provisiekosten automatisch op de rekening voor bankkosten geboekt.

Vanaf versie 12 werkt dit ook voor betaallinks die in aanmaningen zijn opgenomen en voor de betaling zijn gebruikt.

Zo zien schematisch de twee werkwijzen eruit:

 

Inrichting

We nemen aan dat de inrichting voor het opnemen van betaallinks op documenten (facturen, aanmaningen, orderbevestigingen) van AccountView al is gedaan (zie pagina Betaallinks toevoegen aan uw layout). Mocht u daar meer informatie over willen, raadpleeg dan de pdf-handleiding (vanaf versie 11). Kies Help > PDF-handleiding > Algemeen, hoofdstuk 16 "Facturering", paragraaf 7 "Betaallinks via layouts opnemen".
Om het makkelijk verwerken van betalingen op deze betaallinks in te richten maakt u als eerste de betaalserviceprovider (bijvoorbeeld Mollie) als debiteur aan:

Dit betreft geen echte debiteur, maar een partij die geld van debiteuren aan u overmaakt. Daarom markeert u Derde partij en voert u het bankrekeningnummer in dat Mollie voor deze transacties gebruikt.

Aanvullend moet u via Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Betaalserviceprovider de volgende velden nalopen:

Ten eerste voert u bij Serviceprovider de aangemaakte debiteur in.
Hier legt u vast dat betalingen die door Mollie zijn ontvangen, kunnen worden opgehaald voordat Mollie met u afrekent. U moet het veld Tussenrekening markeren en invoeren welke tussenrekening moet worden gebruikt.

Mocht u niet via deze tussenrekening willen werken, dan markeert u dit veld uiteraard niet en worden betaalde facturen afgeboekt wanneer u de bankmutatie inleest waarmee Mollie met u afrekent.

In dezelfde administratie-instellingen moet u bij Financieel I zorgen dat u een grootboekrekening voor Bankkosten hebt ingevoerd. Deze is nodig, omdat Mollie namelijk provisie inhoudt bij de afrekening. Op deze manier wordt de provisie automatisch op deze grootboekrekening geboekt.

Uitvoering

In het venster Dagboekbladzijden bevindt zich de menu-opdracht Document > Status betaallinks ophalen. Als u deze kiest, dan legt AccountView contact met Mollie en als daarbij wordt vastgesteld dat via AccountView uitgegeven betaallinks zijn betaald, dan zal AccountView deze posten automatisch afboeken in dagboek 985 (dit systeemdagboek wordt ook automatisch aangemaakt):

Bij het inlezen van een bankmutatie waarbij Mollie met u afrekent, herkent AccountView dat het om een betaling van de betaalserviceprovider gaat en ook om welke facturen het gaat. Het verschil tussen het totaal van de openstaande posten en het ontvangen bedrag ziet AccountView als provisie en boekt deze op de rekening Bankkosten in de administratie-instellingen:

De openstaande posten waren in dagboek 985 al afgeboekt en op de ingevoerde tussenrekening tegengeboekt.
De boeking in de bankmutatie wordt ook op de tussenrekening geboekt, zodat deze weer glad loopt.

Als u een afrekening van Mollie via een bankmutatie verwerkt waarin ook een of meer facturen worden betaald die u nog niet in uw administratie had afgeboekt, dan verricht AccountView zelf deze afboeking alsnog in dagboek 985 bij het inlezen van de bankmutatie.

Als u kiest om niet via een tussenrekening te werken, dan worden bij het inlezen van een bankmutatie van Mollie de openstaande posten in het bankafschrift afgeboekt. En wordt dus niet apart de status van de betaallinks opgehaald:

De bovenste regel betreft het totale bedrag van de afrekening van Mollie en zal bij verwerken niet naar het bankboek worden doorgeboekt. AccountView splitst het bedrag zelf uit over de af te boeken openstaande posten en de provisie.