AccountView Support - veelgestelde vragen
Handel
Hier vindt u korte antwoorden op eenvoudige vragen over handelsadministratie die vaak aan ons worden gesteld.
Algemene vragen
- Kan ik periodieke facturen aanmaken?
- Hoe maak ik een creditnota of herhalingsorders aan?
- Hoe kan ik order- of factuurnummers instellen?
- Waar leg ik betalingscondities vast?
- Hoe kan ik in een keer meerdere facturen afdrukken?
- Kan ik ook decimalen in aantallen gebruiken?
- Kan ik verkooporders/-facturen bruto of netto invoeren?
- Hoe kan ik in een orderregel de verkoopprijs per stuk wijzigen?
- Hoe wijzig ik de standaardomschrijving van verkoopfacturen?
- Hoe kan ik een lange omschrijving voor factuurregels in de verkooporder gebruiken?
- Hoe kan ik één factuurdatum voor meerdere facturen tegelijk gebruiken?
- Waar kan ik in een verkooporder het afleveradres en de contactpersoon wijzigen?
- Hoe kan ik algemene kosten in rekening brengen?
- Kan ik in een dagboekbladzijde met meerdere facturen het totaalsaldo van één factuur opvragen?
Problemen
- Factuurnummers worden overgeslagen, of tussenliggende nummers worden opeens gebruikt.
- Ik heb mijn facturen per ongeluk in de verkeerde periode gejournaliseerd. Hoe kan ik dat corrigeren?
- Op verschillende proeffacturen staat hetzelfde document-/factuurnummer.
- Als ik in het nieuwe boekjaar in het venster Inkoopfactuur de ontvangst vanuit het vorige boekjaar wil selecteren, is deze ontvangst niet beschikbaar.
- Na het wijzigen van de Verkoopsplitsing krijg ik verschillen op het rapport 'Aansluiting grootboek'.
- Ik wil de VVP wijzigen van een artikel, maar in de stamgegevens van het artikel is dat niet mogelijk.
Meer informatie
- Is er meer documentatie beschikbaar?
- Wanneer schakel ik mijn AccountView-leverancier in?
1. Kan ik periodieke facturen aanmaken?
Ja, in AccountView Team en Business kunt u in de stamgegevens van een verkoopfactuur het veld Periodieke factuur markeren. Periodieke facturen worden niet verwijderd uit het venster Verkoopfacturen nadat deze definitief zijn gefactureerd. U kunt dezelfde factuur steeds opnieuw wijzigen en factureren.
2. Hoe maak ik een creditnota of herhalingsorders aan?
Met Document > Verkooporder genereren (vanuit het venster Verkooporders) en Document > Verkoopfactuur genereren (vanuit het venster Verkoopfacturen) kunt u automatisch herhalingsorders en creditnota's genereren. Zie ook "Herhalingsorders en creditnota's genereren".
3. Hoe kan ik order- of factuurnummers instellen?
U kunt deze volgnummers instellen met Opties > Instellingen > Volgnummers. Zie ook "Factuurnummers en betalingsreferenties" en "Meer flexibiliteit voor het uitdelen van factuurnummers".
4. Waar leg ik betalingscondities vast?
In de stamgegevens van de debiteur. De betalingsconditie van de debiteur wordt overgenomen bij een nieuwe verkooporder en verkoopfactuur. U kunt deze per verkooporder/-factuur wijzigen.
5. Hoe kan ik in een keer meerdere facturen afdrukken?
Markeer de orders die u wilt afdrukken, ofwel automatisch met Zoeken > Markeren, ofwel handmatig met de spatiebalk.
6. Kan ik ook decimalen in aantallen gebruiken?
U kunt naar keuze 0, 1 of 2 decimalen gebruiken. In Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Algemeen kunt u in het veld Decimalen aantallen het gewenste aantal decimalen invoeren. De instelling wordt geactiveerd nadat u AccountView opnieuw hebt gestart.
7. Kan ik verkooporders/-facturen bruto of netto invoeren?
U kunt zelf bepalen of u orderbedragen inclusief of exclusief BTW invoert. In Opties > Instellingen > Administratie > Handel kunt u Verkooporders/-facturen standaard bruto markeren. De bedragen worden dan altijd inclusief BTW ingevoerd. De invoermodus wordt rechtsboven in het venster Verkooporder en Verkoopfactuur getoond. Per verkooporder/-factuur kunt u deze instelling wijzigen met Bewerken > Bruto/Netto (Ctrl+F8).
8. Hoe kan ik in een orderregel de verkoopprijs per stuk wijzigen?
Selecteer de gewenste orderregel en kies Bewerken > Regel wijzigen (Ctrl+F6). In AccountView Business kunt u met Beeld > Kolommen de kolom Verkoopprijs per stuk als kolom toevoegen. Zie ook "Flexibel gegevens opvragen met weergaven".
9. Hoe wijzig ik de standaardomschrijving van verkoopfacturen?
Als u vaak dezelfde tekst gebruikt voor de referentie op uw facturen, dan kunt u met Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Facturering een standaardtekst vastleggen. De standaardreferentie in het veld Omschr verk.factuur wordt automatisch overgenomen op elke nieuwe factuur. Per factuur kunt u de tekst wijzigen.
10. Hoe kan ik een lange omschrijving voor factuurregels in de verkooporder gebruiken?
Standaard kunt u 40 tekens in het veld Omschrijving factuurregel invoeren. Als u meer tekens wilt gebruiken kunt u een extra orderregel toevoegen zonder artikelcode, en het veld Omschrijving factuurregel gebruiken voor de extra tekens. Met de module Uitgebreide artikelomschrijving wordt de grootte van het veld Omschrijving factuurregel onbeperkt. In AccountView Team en Business kunt u het veld Externe notitie gebruiken om algemene tekst vast te leggen. Dit veld kan op layouts worden afgedrukt met het gelijknamige layoutsymbool.
11. Hoe kan ik één factuurdatum voor meerdere facturen tegelijk gebruiken?
In Rapporten > Definitieve facturen kunt u het veld Eén factuurdatum markeren. Markeer dit veld als u voor meerdere facturen dezelfde factuurdatum wilt gebruiken, en voer die in Factuurdatum in. Hierdoor worden de factuurdatums, die in de verkooporder op de tab Condities zijn ingevoerd, niet gebruikt.
12. Waar kan ik in een verkooporder het afleveradres en de contactpersoon wijzigen?
In de stamgegevens van de verkooporder, op de tab Verzending. U kunt de contactpersoon en het adres van de factuurdebiteur niet wijzigen.
13. Hoe kan ik algemene kosten in rekening brengen?
Door een factuurregel zonder artikelcode in te voeren. In dat geval wordt het regelbedrag gejournaliseerd op de grootboekrekeningen die zijn ingevoerd in de artikelgroep van het artikel dat u invoert in Opties > Instellingen > Administratie > Handel, veld Artikelcode diversen.
14. Kan ik in een dagboekbladzijde met meerdere facturen het totaalsaldo van één factuur opvragen?
In dagboeken van het type Memoriaal kunt u van één factuur in een dagboekbladzijde het factuursaldo opvragen met Zoeken > Saldo factuur.
15. Factuurnummers worden overgeslagen, of tussenliggende nummers worden opeens gebruikt.
Uw factuurnummers moeten een opeenvolgende reeks zijn. Dit wordt gecontroleerd als u Document > Controleren > Volgnummers in het venster Administraties kiest. Als door een storing de volgnummers niet een opeenvolgende reeks blijken te zijn, worden eventueel ontbrekende nummers toegevoegd aan een vrije lijst. Deze vrije nummers worden dan eerst gebruikt.
16. Ik heb mijn facturen per ongeluk in de verkeerde periode gejournaliseerd. Hoe kan ik dat corrigeren?
U kunt een creditnota aanmaken met negatieve aantallen en bedragen en daarna een herhalingsorder aanmaken. Of u kunt een backup terugzetten van vóór het definitief factureren, en de facturen in de juiste periode verwerken.
17. Op verschillende proeffacturen staat hetzelfde document-/factuurnummer.
Een proeffactuur is alleen een tijdelijke proefafdruk, geen offerte, opdrachtbevestiging of factuur. Hierbij wordt het op dat moment beschikbare factuurnummer uitgedeeld, maar ook meteen weer vrijgegeven.
Zie ook "Factuurnummers en betalingsreferenties" en "Meer flexibiliteit voor het uitdelen van factuurnummers".
18. Als ik in het nieuwe boekjaar in het venster Inkoopfactuur de ontvangst vanuit het vorige boekjaar wil selecteren, is deze ontvangst niet beschikbaar.
Dit komt omdat de in het oude boekjaar verwerkte ontvangst niet in de artikelhistorie van het nieuwe jaar aanwezig is. Er zijn twee manieren om hiermee om te gaan:
- U selecteert de ontvangst door Inkooporderregel in plaats van Ontvangst te markeren in het venster Type, en vervolgens de inkooporderregel(s) te selecteren die tot de ontvangst behoren.
- Als u beschikt over historiemodules, dan kiest u Document > Artikelhistorie bijwerken in het venster Artikelhistorie meerdere jaren, waarbij u Alleen gegevens huidig jaar bijwerken demarkeert en in Aantal jaren minimaal 2 invoert. Nadat u deze optie hebt voltooid komt de ontvangst wel beschikbaar als u Ontvangst markeert in het venster Type.
19. Na het wijzigen van de Verkoopsplitsing krijg ik verschillen op het rapport 'Aansluiting grootboek'.
Het rapport Aansluiting grootboek (vanuit het venster Artikelen) kijkt naar de huidige instellingen van de artikelgroepen. Als u tijdens het boekjaar de instellingen van de verkoopsplitsing wijzigt, zal het rapport Aansluiting grootboek de nieuwe instellingen gebruiken. De artikelhistorie en de daadwerkelijke boekingen staan echter nog op de oorspronkelijke grootboekrekeningen. Dit levert een verschil op in grootboeksaldi, maar het verschil op het rapport zal per saldo EUR 0,00 zijn.
20. Ik wil de VVP wijzigen van een artikel, maar in de stamgegevens van het artikel is dat niet mogelijk.
Het wijzigen van de VVP heeft effect op de waarde van uw voorraad, vandaar dat er een bewuste wijziging moet worden gemaakt vanuit het venster Artikelen met Bewerken > Voorraadherwaardering. Deze nieuwe VVP wordt pas doorgevoerd als u Document > Voorraadherwaardering journaliseren kiest vanuit deze lijst met nieuwe prijzen.
21. Is er meer documentatie beschikbaar?
U kunt de handleiding of de helpinformatie raadplegen. Kies Help > Index met de zoekterm: "Facturering".
22. Wanneer schakel ik mijn AccountView-leverancier in?
Wij adviseren u om uw AccountView-leverancier in te schakelen bij een complexere inrichting. Bijvoorbeeld voor het inrichten van artikelcodes en artikelgroepen, voor prijslijsten en staffels, als u meerdere layouts moet aanmaken of als u extra velden met berekeningen wilt gebruiken. Uw AccountView-leverancier heeft ruime ervaring met het aanmaken en ontwerpen van layouts.