Meer flexibiliteit voor het uitdelen van factuurnummers

AccountView versie 8.0a biedt u in de module Facturering een nieuwe keuze, waarmee u de manier van het uitdelen van het factuurnummer kunt bepalen. Deze supportnote beschrijft de verschillende mogelijkheden en helpt u degene te kiezen die het beste aansluit bij uw bedrijfsproces.

Factuurnummers uitdelen

Vanaf AccountView versie 8.0a beschikt u over twee mogelijkheden voor het uitdelen van factuurnummers. Met Opties/Instellingen/Administratie bepaalt u in het veld Factuurnummers uitdelen wanneer verkoopfactuurnummers worden toegekend: 

1. Bij toevoegen factuur
2. Bij afdrukken factuur

Het toevoegen van de verkoopfactuur kan handmatig gebeuren in het venster Verkoopfacturen of door een opdracht tot genereren van verkoopfacturen vanuit andere modules. De tweede keuze bepaalt het factuurnummer tijdens de opdracht Rapporten/Definitieve facturen. Dit is de standaardinstelling nadat u een update van versie 7.1a1 of lager naar versie 8.0a hebt uitgevoerd. De werking voor en na de update is dan gelijk.

Welke methode u kiest is afhankelijk van de wijze waarop uw bedrijfsproces is ingericht.

 

1. Factuurnummers uitdelen: Bij toevoegen factuur

Proceskenmerken

Als uw proces aan één van de volgende kenmerken voldoet is het aan te raden het uitdelen van factuurnummers tijdens het toevoegen van de factuur te laten plaatsvinden:

• Uw facturen worden (hoofdzakelijk) aangemaakt door een AccountView-module zoals Verkooporders, Abonnementen of het venster Declaratievoorstellen en daarin worden al uitgebreide controles uitgevoerd.
• Uw verkoopproces verlangt dat factuurnummers vroegtijdig bekend zijn zodat het factuurnummer zowel intern als extern kan worden gecommuniceerd.
• Uw verkoopproces wordt afgehandeld in een andere applicatie dan AccountView. Vanuit deze applicatie worden de uiteindelijke facturen al dan niet geautomatiseerd overgebracht naar AccountView.

Voordelen

In de hierboven genoemde situaties kan het een groot voordeel zijn dat het factuurnummer direct wordt uitgedeeld bij het aanmaken van de factuur:

• Alle mondelinge communicatie over een factuur gebeurt op basis van het factuurnummer.
• De communicatie tussen een externe applicatie en AccountView kan nu op basis van factuurnummer plaatsvinden.
• De afdruk van proeffactuur meldt altijd hetzelfde factuurnummer als de definitieve factuur.

Werkwijze

De methode stelt wel enkele eisen aan uw werkwijze. 

• U voert geen uitgebreide controles uit in het venster Verkoopfacturen: als u veel tijd nodig hebt voor de controle van facturen komt de afdrukvolgorde niet meer overeen met de volgorde van factuurnummers.
• U houdt de volgorde van factuurnummers bij het definitief afdrukken strikt in de gaten.
• Aangemaakte facturen worden in de regel altijd verstuurd: verwijderen van toegevoegde facturen is wel mogelijk, maar zal leiden tot vervallen nummers.

Voor een overzicht van vervallen factuurnummers geeft Rapporten/Factuurnummers een standaardrapport dat, conform de eisen van de wetgever, laat zien welke factuurnummers zijn verwerkt of vervallen.

 

2. Factuurnummer uitdelen: Bij afdrukken factuur

Proceskenmerken

Als uw bedrijfsproces aan één van de volgende kenmerken voldoet, is het aan te raden de factuurnummers bij afdrukken van de factuur te laten uitdelen:

• U gebruikt het venster Verkoopfacturen voor het invoeren van facturen waarbij de mogelijkheid bestaat dat deze uiteindelijk niet tot een factuur gaan leiden.
• Het is te verwachten dat de verwerkingsvolgorde van de factuur afwijkt van de invoervolgorde.
• U verzamelt vaak verkoopfacturen in het venster Verkoopfacturen.
• U laat vaak facturen opnieuw genereren uit een AccountView-module zoals Verkooporders, Abonnementen of het venster Declaratievoorstellen.

Voordelen

Door deze instelling voorkomt u dat grote aantallen factuurnummers de status vervallen krijgen:

• Met deze instelling wordt door het verzamelen of opnieuw genereren van verkoopfacturen alleen het Factuurbladzijdenummer vervangen, waardoor geen factuurnummers vervallen.
• Het venster Verkoopfacturen biedt controlemogelijkheden die eventueel veel tijd in beslag nemen.

Daarnaast bent u er zeker van dat de factuurnummers op volgorde van afdrukken worden uitgedeeld, waarmee het archiveren een stuk eenvoudiger wordt.

Werkwijze

Met deze instelling zijn er geen eisen aan uw werkwijze in AccountView.

 

De instelling wijzigen

Als u ervoor kiest de instelling te wijzigen, dan heeft dit gevolgen voor de aanwezige verkoopfacturen:

1. U kunt altijd omschakelen van Bij afdrukken factuur naar Bij toevoegen factuur. De aanwezige regels in het venster Verkoopfacturen krijgen direct een factuurnummer uitgedeeld, op basis van de volgorde van het factuurbladzijdenummer.
2. Omschakelen van Bij toevoegen factuur naar Bij afdrukken factuur kan alleen als het venster Verkoopfacturen leeg is. Aanwezige facturen moet u eerst verwijderen of verwerken, waarna u Rapporten/Factuurnummers kiest om het overzicht te houden op de factuurnummers met de status Vervallen of Gefactureerd. Nadat u de instelling hebt gewijzigd zullen de verkoopfacturen zonder factuurnummer weer kunnen worden toegevoegd of gegenereerd.

Meer informatie

Lees de supportnote Op verschillende proeffacturen staat hetzelfde document-/factuurnummer