Starten met de koppeling Verkoopfacturen eAccounting - AccountView

Wat kunt u ermee?

Met deze koppeling kunt u met één druk op de knop verkoopfacturen die u in eAccounting verwerkt heeft, importeren in een AccountView-administratie.
Deze mogelijkheid is met name bedoeld voor accountants- en administratiekantoren die administraties van klanten in hun eigen AccountView-omgeving voeren. Waarbij de klant zelf verkoopfacturen verwerkt in eAccounting.

Wat hebt u nodig?

U moet minimaal werken met AccountView 2024 en uw AccountView-licentie moet beschikken over de module Accountants-toolkit.

Van start

1. KvK-nummers invoeren / controleren

Zorg dat u in de administratie-instellingen in AccountView hetzelfde KvK-nr opgeeft als het KvK-nr van het bedrijf in eAccounting. Zie de bedrijfs-instellingen in eAccounting:

en in AccountView via Opties > Instellingen > Administratie, tab Algemeen > Bedrijf:

Als u in AccountView al een onderneming heeft voor deze administratie, controleer dan dat daar ook hetzelfde KvK-nr vermeld staat. Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen:

2. Onderneming aanmaken

Als u in AccountView nog geen onderneming voor deze administratie heeft, dan kunt u deze het beste als volgt aanmaken:

1. Kies Bestand > Administraties.
2. Selecteer de administratie waarvoor u een onderneming wilt aanmaken.
3. Kies Document > Onderneming aanmaken.
   
4. Voer de velden Ondernemingcode en Omschr onderneming in.
   Let op: Gebruik hiervoor geen jaartallen, want de onderneming bevat alle boekjaren.
5. Kies Aanmaken.
6. Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen.
7. Selecteer de aangemaakte onderneming en druk op F6 om de stamgegevens te openen.
8. Stel vast dat het correcte KvK-nr vermeld staat.
9. Controleer de kolom Blk. Deze moet gedemarkeerd zijn bij de boekjaren waarin facturen verwerkt worden.

3. Start importeren

De verkoopfacturen die in eAccounting zijn gemaakt komen beschikbaar in AccountView:

1. Open de administratie
2. Open het venster Boekingsvoorstellen (dat kan via het navigatievenster Financieel, of via Document > Stamgegevens administratie > Boekingsvoorstellen)
3. Kies Document > Boekingsvoorstellen importeren
4. Maak bij Berrichttype de keuze voor eAccounting-verkoopfacturen en kies Volgende. Zie:
   
   Zorg dat de optie Direct verwerken in dagboeken niet gemarkeerd staat.
5. De eerste keer dat u dit doet in deze administratie, verschijnt een Visma Online inlog venster:
   
   U geeft hier de inloggegevens op die u voor Visma Online gebruikt om eAccounting van het bedrijf te openen.
   De volgende keer dat u verkoopfacturen gaat ophalen, hoeft u uw inloggegevens niet meer op te geven.
6. Na klikken op de knop Inloggen krijgt u (wederom eenmalig) het bedrijf te zien uit eAccounting waarvan u de verkoopfacturen gaat importeren. Als u een lijst van bedrijven aangeboden krijgt, selecteer dan het juiste bedrijf. AccountView zal automatisch controleren op het overeenkomen van de KvK-nrs en uw keuze niet accepteren als deze niet overeenkomen.
   Zorg dat u de optie Use as standard company niet markeert.
7. In het volgende venster moet u Allow kiezen en de vinkjes laten staan.
8. Geef in het volgende venster het verkoopdagboek op waarin de verkoopfacturen moeten worden doorgeboekt en kies de knop Importeren.
9. De volgende keer dat u in deze administratie deze import start, hoeft u alleen maar de knoppen Volgende en Importeren te kiezen om uit het gewenste bedrijf in eAccounting de verkoopfacturen in deze administratie op te halen. De Visma Online vensters blijven voortaan achterwege.

4. Bewerken en verwerken boekingsvoorstellen

Wellicht bent u al bekend met het werken in boekingsvoorstellen omdat u bijvoorbeeld met AutoInvoice werkt. De werking voor verkoopfacturen komt in grote lijnen overeen met die voor inkoopfacturen. Op detailniveau zijn er verschillen.
Lees in ieder geval de informatie hieronder om de boekingsvoorstellen correct te verwerken.

1. Aanmaken debiteur
   De eerste keer dat een verkoopfactuur voor een debiteur wordt geïmporteerd, zal AccountView nog niet de juiste debiteur kiezen in het boekingsvoorstel. Er worden dan ook nog geen regels getoond.
   
   Kies de knop Selecteren of aanmaken achter Deb/Cred: AccountView helpt u dan om de debiteur aan te maken. De regels van de factuur verschijnen vervolgens in het boekingsvoorstel. De volgende keer dat een factuur van deze debiteur wordt geïmporteerd, zal AccountView deze al automatisch in het boekingsvoorstel plaatsen en zullen de regels van de factuur al in het boekingsvoorstel staan.
2. Grootboekrekening(en) in het boekingsvoorstel
   Als de vanuit eAccounting aangeboden grootboekrekening al bestaat in AccountView, zal deze al automatisch in de regel(s) van het boekingsvoorstel opgenomen zijn.
   Als dat niet zo is, kunt u uiteraard de bewuste grootboekrekening alsnog in uw schema aanmaken.
   Als u dat niet wilt, moet u de grootboekrekening waarop u wel wilt boeken in het veld Rekening in het boekingsvoorstel opgeven. Daarbij krijgt u het volgende venster te zien:
   
   Als u de tweede optie kiest, krijgt u deze vraag bij de in dit geval aangeboden waarde van 8100 niet meer en zal AccountView in het vervolg dan automatisch de grootboekrekening plaatsen die u hier nu kiest (8105 in dit geval).
3. BTW-code(s) in het boekingsvoorstel
   AccountView zal op basis van het van toepassing zijnde BTW% de bijbehorende BTW-code in AccountView in de boekingsregel(s) plaatsen.
4. Verwerken van het boekingsvoorstel
   Als de informatie in het boekingsvoorstel compleet is, kiest u de knop OK om het te bewaren en sluiten.
   U kunt het voorstel (desgewenst tegelijk samen met andere voorstellen) verwerken door te kiezen voor Document > Boekingsvoorstellen verwerken en deze handeling af te maken.
   De verkoopfactuur is nu doorgeboekt in het eerder opgegeven verkoopdagboek.

Note: voor als u gewend bent met AutoInvoice te werken:
1. Boekingsvoorstellen hoeven als het om verkoopfacturen gaat, niet eerst geaccepteerd te zijn voordat ze verwerkt kunnen worden.
2. Er komt geen PDF mee van de factuur bij het boekingsvoorstel.

Voor gedetailleerde informatie over boekingsvoorstellen (en AutoInvoice) volgt u in de Visma Online Academy de e-Learning "Visma.net AutoInvoice inrichten en gebruiken".