Projectresultaten overboeken

U kiest regelmatig Document/Projectresultaten overboeken in het venster Projecten en hebt er behoefte aan om te begrijpen hoe AccountView de over te boeken bedragen berekent. De twee meest gebruikte methoden om over te boeken zijn Finale methode en Vrijval tot aan Te factureren. De finale methode is relatief eenvoudig: het volledige bedrag waarvoor een project op de balans staat, wordt naar de verlies- en winstrekening overgeboekt.
U vindt dit bedrag in het venster Projectjournaal met de weergave Aansluiting journaal, in de laatste kolom, Bedr OHW (zie de afbeelding hieronder). Dat bedrag wordt nul als het projectresultaat wordt overgeboekt met behulp van de finale methode, en het komt dan te staan in de kolom Proj.res (projectresultaat). Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.

Maar wat gebeurt er als u de methode Vrijval tot aan Te factureren gebruikt in plaats van de finale methode?

Verklaring

Om uit te leggen hoe Vrijval tot aan Te factureren werkt, beginnen we met onderstaande situatie in het projectjournaal. Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.

In de eerste regel staat de opboeking van kosten van uren die tot een bedrag te factureren van 600 leidde (Bedr te fact = 600). In de regel daaronder staat de boeking van de (gedeeltelijke) facturering van die uren en daaronder zien we dat de uren voor een gedeelte zijn geannuleerd. Er is per saldo nog 150 te factureren, het kolomtotaal van de kolom Bedr te fact.
U ziet ook dat voor de boeking van zowel de kosten als de opbrengsten de kolom Bedr OHW een bedrag bevat. Er is dus voor gekozen om de kosten en opbrengsten in eerste instantie op de balans te boeken. Er wordt gejournaliseerd tegen intern tarief. Daarom is in de kostenregel het bedrag onderhanden werk niet gelijk aan het bedrag te factureren; dat laatste bedrag wordt immers via extern tarief bepaald.

Welke bedragen worden er nu overgeboekt als u gaat overboeken met Vrijval tot aan Te factureren?
Voor de projectopbrengsten is het eenvoudig; deze worden volledig overgeboekt, dus voor 375.
Voor de kostenkant wordt de volgende formule toegepast:
((Bedrag gefactureerd + Bedrag geannuleerd) / Bedrag declarabel) * Bedrag onderhanden werk
In dit voorbeeld resulteert dit in: ((375 + 75) / 600) * 480 = 360.
Na het overboeken van het projectresultaat met Vrijval tot aan Te factureren blijft dus nog aan de kostenkant een bedrag onderhanden werk van 120 (480 – 360) staan. Het bedrag van 360 komt terecht in de kolom Proj.res (projectresultaat).
In de formule hebben de bedragen gefactureerd, geannuleerd en declarabel dus betrekking op de volledige set van bij elkaar horende projectjournaalregels (in dit voorbeeld drie regels). Projectjournaalregels horen bij elkaar als alle waarden van de in de administratie-instellingen gekozen dimensies aan elkaar gelijk zijn.

Meer informatie

Tot slot deze tip: 

• Als u Document/Projectresultaten overboeken kiest, dan moet u een waarde invoeren in het veld T/m periode. Maar welke periode wordt hier bedoeld? Het antwoord is: het veld Periode (bron) uit het venster Projectjournaal. U kunt dit veld ook gebruiken in selecties in het venster Projectjournaal en het daar desgewenst als extra kolom laten weergeven.