Uw onderhandenwerkpositie bepalen en hoe de module Projecthiërarchie daarbij kan helpen

Sinds de wet ‘Werken aan winst’ uit 2007 worden er meer eisen gesteld aan het correct bepalen van uw onderhandenwerkpositie, die voortvloeit uit uw projectadministratie, en het tijdig nemen van winst. In dit artikel willen we een voorbeeld geven hoe u dat in AccountView kunt doen en ook laten zien hoe de module Projecthiërarchie daarbij kan helpen. Vervolgens willen we voorbeelden geven van andere situaties die met behulp van de module Projecthiërarchie zijn op te lossen. Tot slot willen we laten zien hoe u uw onderhandenwerkpositie uit uw projectadministratie kunt aansluiten op de onderhandenwerkpositie in uw financiële administratie.

Het bepalen van onderhanden werk bij een combinatie van voor- en nacalculatie

Stel dat een organisatie voor een klant zowel werkzaamheden verricht die maandelijks op basis van nacalculatie worden afgerekend (waarbij er soms een klein deel kan worden uitgesteld), als werkzaamheden verricht die na afronding op basis van een vooraf overeengekomen prijs in rekening worden gebracht.
Voor beide typen werkzaamheden worden uren geschreven; de kosten daarvan worden bij het journaliseren tegen extern tarief op de balans geboekt. Hierdoor wordt op uren automatisch al winst genomen op het moment dat ze worden gerealiseerd, zoals de wet ‘Werken aan winst’ voorschrijft.

Nadat de werkzaamheden op basis van nacalculatie in rekening zijn gebracht, kan er projectresultaat worden overgeboekt met de onderhandenwerkmethode Vrijval tot aan te factureren om het definitieve resultaat op de gedeclareerde uren te nemen.
Na afronding en afrekening van de voorcalculatiewerkzaamheden moet daarvan ook het definitieve resultaat worden genomen. Dit kan niet met de methode Vrijval tot aan te factureren omdat deze methode alleen kosten overboekt die op basis van  nacalculatie worden gedeclareerd. Deze kosten kunnen wel correct worden overgeboekt met de onderhandenwerkmethode Finale methode.

Er zijn in dit voorbeeld dus twee verschillende onderhandenwerkmethoden nodig om na afloop van een periode en een daarop volgende declaratieronde een correcte winst te nemen en de onderhandenwerkpositie te bepalen met de optie Document/Projectresultaten overboeken. Om deze twee methoden naast elkaar te kunnen toepassen is het handig om te werken met twee projecten. Dit is ook een manier om beide typen werkzaamheden, die op een verschillende manier worden doorbelast, automatisch te kunnen doorbelasten met declaratievoorstellen. De (deel)projecten krijgen daartoe verschillende projectdeclaratiemethoden: één is van type Voorcalculatie en de ander is van type Nacalculatie.

Als er twee (deel)projecten worden gebruikt in plaats van één project, dan wordt het minder makkelijk om totaalcijfers voor de klant te verkrijgen. De module Projecthiërarchie helpt daarbij doordat de twee (deel)projecten daarmee in een projectgroep kunnen worden ondergebracht, waarna overzichten per projectgroep zijn op te vragen.

In onderstaand voorbeeld zijn op beide projecten in periode 1 en 2 uren geschreven en gejournaliseerd, en de nacalculatiewerkzaamheden van periode 1 zijn in rekening gebracht. De projectgroep omvat nu alle projecten voor de klant Jansen. Het screenshot met de vensters Projectgroepen en Projecten toont per deelproject één regel met informatie, en kolomtotalen die de totalen voor de projectgroep betreffen.

Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.

In dit subvenster Projecten kunt u dezelfde (bedrag)kolommen kiezen als in het hoofdvenster Projecten. In dit voorbeeld wordt er een opbrengstenbudget ingevoerd voor het project Jansen_VC omdat daarvoor op basis van voorcalculatie een declaratievoorstel moet worden aangemaakt. Daarom is de kolom Bud opbr in de kolomweergave gekozen (evenals de kolom Declaratiemethode).

Vanuit de projectgroep is ook de projectgroepkaart op te vragen, die wordt gegroepeerd op dezelfde projectdimensies als de projectkaart. Zie het screenshot met de vensters Projectgroepen en Projectgroepkaart.

Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.

Ook aan het subvenster Projectgroepkaart zijn naar wens dezelfde (bedrag)kolommen toe te voegen als aan het vergelijkbare venster Projectkaart. Standaard worden ook een aantal extra weergaven meegeleverd.

In het venster Projectgroepen is dezelfde projectrapportage beschikbaar als in het venster Projecten. Alleen toont deze rapportage standaard de cijfers per projectgroep.

Mogelijkheden van de module Projecthiërarchie

In bovenstaand voorbeeld helpt de module Projecthiërarchie om het totaaloverzicht voor een klant te behouden, terwijl u voor die klant werkzaamheden verricht die u op verschillende manieren declareert en waarvoor u op verschillende manieren de onderhandenwerkpositie bepaalt. Er zijn veel andere situaties waarbij deze module kan helpen.

Een ander voorbeeld is de manier waarop het Concertgebouw in Amsterdam AccountView inzet. Een concert wordt daar in AccountView gedefinieerd als een projectgroep. Binnen deze projectgroep vinden namelijk verschillende gebeurtenissen plaats die elk hun eigen kosten en/of opbrengsten hebben en daardoor interessant zijn om apart te bewaken. Bijvoorbeeld repetities voor het uiteindelijke concert en de verhuur van bepaalde loges aan bedrijven die het concert willen gebruiken om hun zakenrelaties te ontmoeten.

Een ander voorbeeld is een projectgestuurde organisatie die uit verschillende afdelingen bestaat. Elke afdeling kan dan in AccountView als projectgroep worden gedefinieerd, waardoor een goed inzicht wordt verkregen over hoe de projecten van elke afdeling draaien en bijdragen aan het resultaat van de organisatie. Of uw projecten verlopen in een standaardstramien van fasen, waarbij u bijvoorbeeld afgeronde fasen ook administratief wilt kunnen afsluiten. Elke fase wordt dan een project en het hele project wordt een projectgroep in AccountView.

Aansluiting onderhanden werk projectadministratie en financiële administratie bepalen

In AccountView bestaat een sterk verband tussen de projectadministratie en de financiële administratie. De onderhandenwerkpositie in de financiële administratie zal aansluiten op die volgens de projectadministratie. Met name accountants die tegen extern tarief journaliseren (waardoor de onderhandenwerkpositie gelijk moet zijn aan de ‘te factureren’-positie) hebben er soms behoefte aan deze aansluiting te controleren. Daarom volgt hier een beschrijving hoe u dat kunt doen.

Met de selectie als in het screenshot met het venster Selecteren bepaalt u in het venster Journaal het onderhanden werk volgens de financiële administratie.

Als u na het maken van deze selectie Rapporten/Gecombineerde balans kiest, dan toont het rapport de onderhandenwerkpositie per grootboekrekening.

In het venster Projecten hebt u het rapport Onderhanden werk, dat de onderhandenwerkpositie volgens de projectadministratie toont (naar wens per grootboekrekening of per project). U kunt echter deze informatie ook rechtstreeks aflezen uit het venster Projectjournaal. Dit venster bevat informatie voor alle projecten als u het opent met Document/Stamgegevens administratie/Projectjournaal, en voor één project als u het gewenste project selecteert in het venster Projecten en vervolgens Zoeken/Projectjournaal kiest. In het venster Projectjournaal kunt u de weergave Aansluiting journaal selecteren. Voor het project Jansen_VC zou dit het beeld opleveren als in het screenshot met het venster Projectjournaal.

In de kolom Bedrag (journaal) ziet u het totale mutatiebedrag van een regel. De kolom Proj.res toont welk gedeelte daarvan naar de verlies- en winstrekening is (over)geboekt en de kolom Bedr OHW welk deel dus nog volgens de projectadministratie als onderhanden werk op de balans staat. In de kolomtotalen leest u de stand voor dit project af.

De bedragen voor onderhanden werk moeten per project (en dus ook in totaal) in de financiële administratie en in de projectadministratie hetzelfde zijn. Zouden bijvoorbeeld de totaalbedragen toch niet overeenkomen, dan kunt u bijvoorbeeld met Bewerken/Draaitabel in Microsoft Excel aanmaken twee draaitabellen aanmaken die het onderhanden werk per project tonen. De ene maakt u aan vanuit het financiële journaal (na het maken van de beschreven selectie) en de andere vanuit het projectjournaal. Vergelijking van beide draaitabellen zal duidelijk maken welk project of welke projecten dit verschil veroorzaken. Hiermee kunt u wellicht de oorzaak opsporen en vervolgens tot een oplossing komen.
Een aansluitingsprobleem kan bijvoorbeeld ontstaan als een onderhandenwerkrekening eerst geen projectrekening was. Er kunnen dan mutaties op zijn geboekt die geen projectcode hadden. Bovenstaande analyse zal dan een draaitabel vanuit het financiële journaal opleveren waarbij een saldo aan onderhanden werk zonder projectcode naar voren komt. Dit saldo zal het verschil vormen met het onderhanden werk volgens de projectadministratie.

Meer informatie

Zie http://www.vismasoftware.nl/av56028.htm voor een voorbeeld van hoe u de bijdrage van de projecten aan het bedrijfsresultaat uit zowel de financiële als projectadministratie kunt halen.