Hoe analyseert u een onverwacht bedrag te factureren?

Het kan gebeuren dat het rapport Te factureren in het venster Projecten informatie toont die u niet verwacht. Of er worden declaratievoorstellen aangemaakt met bedragen die u niet verwacht. Hoe analyseert u dan wat er aan de hand is?

Oplossing

Kies om te beginnen Rapporten/Te factureren in het venster Projecten en selecteer Groepering op alle dimensies bij Uitvoer. Dit is namelijk het handigste standaardrapport in een dergelijke situatie. Bestudeer dit om te zien of u hiermee de oorzaak van het probleem kunt vinden.

Mocht u zo niet tot een oplossing komen, dan kunt u verder gaan met het analyseren van het projectjournaal. Ga daartoe als volgt te werk:

1. Selecteer een project waarvoor deze kwestie speelt, en kies Zoeken/Projectjournaal.
2. Selecteer de weergave Consultancy bedragen. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door Beeld/Weergave beheren te kiezen, dan deze weergave te selecteren en vervolgens Toepassen te kiezen.
3. Kies Zoeken/Niet volledig gefactureerde regels. Hierdoor wordt een selectie gemaakt van alleen de regels die zouden worden gebruikt bij het genereren van declaratievoorstellen.

U hebt nu de meest relevante informatie voor verdere analyse bij de hand. Hoe u die kunt gebruiken en interpreteren, leest u in het volgende voorbeeld. In dat voorbeeld is het uitgangspunt dat u Bronidentificatie als dimensie hebt gekozen in de administratie-instellingen.

Voorbeeld

Stel, het is begin periode 4 en u gaat uren declareren die zijn geschreven in periode 3. In het rapport Te factureren staan echter uren uit periode 1 als negatief te factureren vermeld. Volgens u hebt u die uren al eerder gefactureerd.

U voert de drie stappen uit die hierboven zijn beschreven. Dubbelklik vervolgens op de kolomtitel Bronid om het venster daarop te sorteren.

U zou nu het volgende te zien kunnen krijgen. Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.

U ziet bovenin vijf regels met een negatief bedrag te factureren (zie de laatste kolom) voor de financiële periode 1-2010. Deze regels corresponderen met de informatie in het rapport Te factureren die u daar niet had verwacht. Volgens de kolom Srt mut is de soort mutatie Verkoop. Dit zijn dus de regels in het projectjournaal waarmee de verkoop van de bewuste uren is geregistreerd. De regels voor de opboeking van deze uren ontbreken echter. (In tegenstelling tot die voor de financiële periode 3-2010, die wel worden getoond.) En dat is de reden dat de regels die de verkoop weerspiegelen, nu een negatief bedrag te factureren opleveren. Dat de desbetreffende regels ontbreken, komt hoogstwaarschijnlijk doordat een uurstaat is verwijderd en de uren vervolgens zijn gejournaliseerd.

De situatie wordt in dit geval opgelost door een declaratie te verwerken waarin de regels zijn opgenomen die het negatieve bedrag te factureren veroorzaken. Als het niet de bedoeling is om deze negatieve bedragen in rekening te brengen, dan kunnen de regels in het declaratievoorstel eerst worden geannuleerd. Vanaf versie 90D hebt u overigens de mogelijkheid om een bedrag te factureren te annuleren zonder dat u een declaratievoorstel genereert; daarvoor moet dan wel de module Uren & Declaraties II beschikbaar zijn.

Meer informatie

Hadden de regels voor de opboeking niet ontbroken, dan had het projectjournaal voor deze uren er als volgt uitgezien. Klik op de afbeelding voor een grotere weergave.

U ziet dat er per bronidentificatie twee regels zijn: een regel met een positief bedrag te factureren en een regel met een even groot, maar negatief bedrag te factureren. Daardoor komen deze regels niet voor in het rapport Te factureren en zullen ze ook niet worden getoond als Zoeken/Niet volledig gefactureerde regels wordt gekozen in het venster Projectjournaal. AccountView combineert namelijk regels met gelijke waarden voor alle in de administratie-instellingen gekozen dimensies. Als de som van het bedrag te factureren dan op nul uitkomt, valt er voor die regels niets meer te factureren.

NB: Mogelijk wilt u naar aanleiding van dit voorbeeld de keuze van de dimensies in uw administratie-instellingen heroverwegen. Wijzig de administratie-instellingen op dit punt echter niet voordat u hierover advies hebt gevraagd aan uw AccountView-leverancier.