Meer informatie uit uw projectadministratie halen

Vanaf AccountView versie 8 kunt u zelf instellen op welke kenmerken u uw projectcijfers groepeert door middel van het selecteren van dimensies. Vanaf AccountView versie 9 zijn de mogelijkheden om, gegeven de geselecteerde dimensies, projectcijfers te rapporteren sterk verruimd. In dit artikel willen we een indruk geven van deze mogelijkheden, zodat u de projectrapportage optimaal gebruikt en vanuit de rollen directie/management, projectleider en controller uw projecten en organisatie zo goed mogelijk stuurt.

Voorbeelden van projectrapportage

Een veelgestelde vraag aan support is, op welk rapport projectmutaties voorzien van document-/factuurnummer (bij handmatige boekingen in dagboeken) te vinden zijn. Zowel de projectleider als de controller (of accountant) heeft soms de behoefte een factuur te bekijken om na te gaan of deze terecht op het betreffende project geboekt is.

Het antwoord is het rapport Financiële overzichten (of Financiële overzichten budget), te vinden in het venster Projecten. Klik hier voor een voorbeeld.

Dit rapport is gegroepeerd op brontype (artikelverbruik, doorbelastingen (handmatige boekingen in dagboeken) en uren). Per brontype krijgt u een subtotaalregel. Daaronder staan de detailregels. Bij de doorbelastingen ziet u in de kolom Code een combinatie van het grootboekrekeningnummer, het debiteur-/crediteurnummer en het document-/factuurnummer.

Om het rapport in deze vorm te verkrijgen moet u in de wizard een paar keuzes maken. Zie de afbeelding van de wizard:

Bij Uitvoer ziet u dat u verschillende keuzes hebt om het rapport op de gewenste manier te groeperen. Deze keuzes hangen samen met de dimensies die in de administratie-instellingen zijn geselecteerd. Om vervolgens detailregels per subtotaalregel te verkrijgen kunt u de knop Brontabellen (aanwezig in de wizard, zie de afbeelding) kiezen en aangeven welke brontabellen er getoond moeten worden op het rapport.

Als u ook de optie Liggend markeert, verschijnt de kolom Code op het rapport.

Een andere veelgestelde vraag is op welk rapport grootboeksaldi per project te vinden zijn. Vooral accountants en controllers willen regelmatig de kosten en opbrengsten van een project opgesplitst zien in saldi per grootboekrekening. Zo kan de projectadministratie worden aangesloten met het grootboek.

Het antwoord is weer het rapport Financiële overzichten. Alleen moet u in de wizard andere keuzes maken. Bij Uitvoer kiest u voor Groepering op grtboekrek.

Klik hier voor een voorbeeld hoe het rapport er dan uit zou kunnen zien.

De optie Analyse voor Uitvoer in deze wizard opent een hele nieuwe wereld aan stuurinformatie. U kunt in het vervolg van de wizard zelf de kenmerken kiezen waarop het rapport gegroepeerd moet worden. U kunt in plaats van project ook een ander hoofdkenmerk kiezen. U wilt bijvoorbeeld per medewerker bekijken wat er gebudgetteerd en gerealiseerd is aan kosten en opbrengsten, uitgesplitst per uursoort. Zo hebt u als directie een goed overzicht om de prestaties van uw medewerkers te kunnen beoordelen.

Klik hier voor een voorbeeld daarvan op basis van het rapport Financiële overzichten budget.

In plaats van een uitsplitsing per uursoort kunt u ook uitsplitsen per project of een andere projectdimensie. Of een combinatie van projectdimensies.

Andere interessante voorbeelden van een ander hoofdkenmerk dan project zijn projectleider, projecttype en opdrachtgever. Zo kunt u voor elk van deze kenmerken inzichtelijk krijgen waar u geld verdient met uw projecten en waar minder.

Andere rapporten waar dezelfde wizard met bijbehorende mogelijkheden gebruikt wordt, zijn de rapporten Te factureren en Projectjournaalrapportage. Dit laatste rapport bevindt zich in het venster Projectjournaal (te openen voor één project met Zoeken/Projectjournaal en voor alle projecten met Document/Stamgegevens administratie/Projectjournaal). In dit venster staan alle projectmutaties, verdicht op basis van de gekozen projectdimensies in de administratie-instellingen. Hier kunt u de gegevens selecteren waarin u op dat moment geïnteresseerd bent (net zoals bijvoorbeeld in het venster Journaal). Vervolgens houdt het daarna opgevraagde rapport rekening met de gezette selectie.

Stel u werkt met de module Uren en Declaraties. Met behulp van het venster Urenhistorie en de eventueel daarin beschikbare rapportages kunt u goed vaststellen of uw medewerkers voldoende declarabele uren maken. Maar tijdens het bewerken van declaratievoorstellen kunt u zich bijvoorbeeld gedwongen zien niet alle gemaakte uren in rekening te brengen, omdat iemand bijvoorbeeld te lang met iets bezig is geweest. Dergelijke afboekingen worden niet in de Urenhistorie geregistreerd. Maar wel in het Projectjournaal en dus ook de Projectjournaalrapportage. Klik hier voor een voorbeeld.

Dit rapport geeft u inzicht in wat er per medewerker, per financiële periode op dit vlak gebeurd is. Een negatief geannuleerd bedrag betekent dat er hogere bedragen in rekening gebracht konden worden ten opzichte van de aantallen geschreven uren (gerekend tegen extern tarief).

Een laatste voorbeeld voor gebruikers van de module Uren en Declaraties. Om te bepalen wat er definitief wordt uitgefactureerd, wordt meestal het rapport Te factureren uit het venster Projecten gebruikt. Daarbij is de informatie van individuele urenboekingen vaak belangrijk. Om deze informatie op het rapport te verkrijgen kan er gekozen worden om de dimensie Bronidentificatie in de groepering van het rapport te gebruiken. Maar er is ook een andere manier. Namelijk het gebruik van de knop Brontabellen in de wizard.

Klik hier voor een voorbeeld waarbij de dimensies Medewerker en Financiële periode de projectkaartdimensies zijn.

In de detailregels is hier ook het externe tarief zichtbaar.

Tip: Zorg dat u (net als in dit voorbeeld) een periodedimensie in de groepering van dit rapport opneemt. Anders krijgt u waarschijnlijk meer details te zien dan u wilt. Als bovenstaand rapport bijvoorbeeld alleen op medewerker zou worden gegroepeerd, dan zouden per medewerker waarop iets te factureren is, alle geschreven uren worden getoond. Op het niveau van de brontabellen is namelijk niet bekend wat er wel en niet gefactureerd of geannuleerd is.

Bent u op zoek naar nog meer of andere projectrapportages? We verwachten met dit artikel duidelijk te hebben gemaakt dat er erg veel mogelijkheden zijn. Neem contact op met uw AccountView-leverancier om samen met hem na te gaan welke mogelijkheden het beste aan uw behoeften voldoen.