Vergissingen bij het boeken van uren voorkomen

Bij het boeken van uren worden soms vergissingen gemaakt; wat is een handige manier om dit zoveel mogelijk te voorkomen?

Oplossing

Als u in het bezit bent van de module Uren en Declaraties II hebt u hiervoor invoercontroles. U wilt bijvoorbeeld voorkomen dat declarabele uren op interne projecten worden geboekt, of dat bepaalde medewerkers op bepaalde projecten kunnen schrijven. Er zijn verschillende manieren om dit in te richten. Hoe dit in uw administratie kan worden geregeld, is volledig afhankelijk van uw gekozen inrichting. Als u gebruik wilt gaan maken van invoercontroles, neem dan contact op met uw AccountView-leverancier voor een advies op maat.

Een voorbeeld van een inrichting voor het uitsluiten van declarabele uren op een intern project:
U maakt twee projecttypes aan: één voor de interne projecten en één voor de externe projecten (in elk project legt u dan één van deze twee projecttypen vast). En u maakt twee uursoortgroepen aan: één voor de declarabele uren en één voor de niet-declarabele uren (en in elke uursoort legt u één van deze twee groepen vast). Vervolgens maakt u een invoercontrole aan voor de combinatie van projecttype en uursoortgroep. Zie deze afbeelding:

Als de invoercontrole is gemaakt en bewaard, kiest u Zoeken/Invoercontrolewaarden om de toegestane combinaties van projecttype en uursoortgroep bij de ureninvoer vast te leggen. Dit zou er als volgt uit kunnen zien:

Bij deze inrichting kunnen er alleen niet-declarabele uren op interne projecten worden geschreven en er kunnen zowel niet-declarabele als declarabele uren op de externe projecten worden geschreven. Maar als bijvoorbeeld de derde invoercontrolewaarde niet wordt aangemaakt, dan kunnen er alleen declarabele uren op externe projecten worden geschreven.
Als er een nieuw project wordt gemaakt en daarbij het van toepassing zijnde projecttype wordt geselecteerd, dan is deze invoercontrole automatisch van toepassing.