Testadministraties

Er zijn situaties denkbaar waarbij u eerst wilt testen wat de precieze gevolgen zijn van een actie. Bijvoorbeeld als u de eindejaarsverwerking gaat doen of als u een definitieve verwerking gaat voltooien. In deze supportnote leggen wij het gebruik van testadministraties uit.

Een testadministratie maken

U maakt in feite een volledige kopie van uw administratie, waarin u het antwoord op uw vraag kunt onderzoeken:

1. Kies Bestand > Administraties.
2. Kies Document > Administratie aanmaken.
3. Markeer Testadministratie en kies Volgende.
4. Selecteer uw eigen administratie in Overnemen van en kies Volgende.
5. Voer de velden Administratiecode, Administratienaam, Map admin en eventueel Map kopiedoc in (bijvoorbeeld TST_ADM, Testadministratie, TST_ADM\ en TST_ADM\KOPIEDOC), en kies Volgende.
6. Controleer de administratie-instellingen en kies Aanmaken. De administratie wordt gekopieerd; dit kan enige tijd in beslag nemen. Kies ten slotte Sluiten.

U kunt nu de testadministratie op dezelfde manier gebruiken als uw eigen administratie. De twee administraties zijn volledig gescheiden: wat u in de testadministratie doet, heeft geen gevolgen voor uw eigen administratie. U kunt naar hartelust opties uitproberen, administratie-instellingen wijzigen en de gevolgen bekijken, boekingen invoeren en de consequenties voor de bijbehorende rapporten bekijken, experimenteren met een ander rekeningschema of met een andere artikelcodering, de eindejaarsverwerking uitproberen, enzovoort. Alle bewerkingen voert u uit in de testadministratie. En na het testen en uitproberen kunt u eventueel hetzelfde doen in uw eigen administratie.

Let op!

Er zijn drie dingen waar u op moet letten bij het gebruik van testadministraties: de beveiliging, de algemene opties die op alle administraties betrekking hebben en kopiefacturen.

• Beveiliging
  Als u uw eigen administratie hebt beveiligd, moet u ervoor zorgen dat dezelfde beveiliging geldt voor de testadministratie. Uw testadministratie bevat immers dezelfde informatie als uw eigen administratie. Hierbij valt te denken aan de rechten van gebruikers en hun wachtwoorden, opties of dagboeken die u hebt afgeschermd met de module Uitgebreide toegangsbeveiliging, mappen die u hebt afgeschermd met behulp van uw netwerkprogrammatuur, computers die u met wachtwoorden hebt beveiligd, enzovoort. Als beveiliging voor u van belang is, geldt in het algemeen dat u de testadministratie beter op uw lokale harde schijf dan op het netwerk kunt aanmaken, en dat u de testadministratie na gebruik meteen verwijdert (Bewerken > Verwijderen in het venster Administraties).
• Algemene opties
  Sommige opties zijn niet beperkt tot een administratie, maar hebben betrekking op de werking van AccountView als geheel. Deze opties beïnvloeden dus wel uw eigen administratie. Dit geldt in het algemeen voor de opties in het menu Opties. Voorbeelden hiervan in AccountView Windows zijn Opties > Instellingen > Persoonlijk en Opties > Instellingen > Systeem.
• Kopiefacturen
  Zorg voor een scheiding tussen kopiedocumenten vanuit de testadministratie en uw eigen administratie. Controleer via Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen of de map voor kopiedocumenten in uw testadministratie afwijkt van uw eigen administratie. Pas dit zonodig aan in de testadministratie.