Supportnotes over AccountView Eindejaarsverwerking

Facturering I

U hebt het artikel "Standaardprocedure Eindejaarsverwerking" gelezen. Op deze pagina leest u extra aanwijzingen voor de module Facturering I. Wanneer u niet over deze module beschikt, dan kunt u deze procedure overslaan.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verdergaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9 of hoger en in ieder geval een Service Pack hebt geïnstalleerd voor de versie waarmee u werkt. Zie de pagina "Service Packs" voor meer informatie.

Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar

  1. Lopende verkoopfacturen
  2. Factuurnummers in het nieuwe boekjaar
  3. Kopiedocumenten
  4. Controle bij niet directe verwerking verkoopfacturen

Lopende verkoopfacturen

De verkoopfacturen die u niet verwerkt in het oude boekjaar worden automatisch meegenomen naar het nieuwe boekjaar tijdens het aanmaken van het nieuwe boekjaar, waar u ze dan verder kunt verwerken. Het is daarom aan te bevelen om de verkoopfacturen die u in het oude boekjaar wilt boeken, definitief te verwerken vóórdat u het nieuwe boekjaar aanmaakt.

U kunt wel verkoopfacturen aanmaken en verwerken in het oude boekjaar nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt. Maar daarna moet u de beginbalans opnieuw overnemen en moet u eventueel al in het nieuwe boekjaar overgenomen verkoopfacturen (bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar) in het nieuwe boekjaar verwijderen (anders verwerkt u ze dubbel).

Als u naast Facturering I ook werkt met de module Verkooporders, dan raden we af om verkoopfacturen aan te maken op basis van verkooporders in het oude boekjaar, nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt. Anders moet u de orders verwijderen in het nieuwe boekjaar. Zo voorkomt u dat orders dubbel worden gefactureerd. U leest meer hierover in "Eindejaarsverwerking Verkooporders".

Gebruikt u naast Facturering I ook de module Abonnementen, dan raden we ook af om verkoopfacturen aan te maken op basis van abonnementen in het oude jaar. Dezelfde termijnen zijn en blijven immers ook factureerbaar in het nieuwe jaar (totdat ze daar worden uitgefactureerd).

Factuurnummers in het nieuwe boekjaar

AccountView zal voor het eerste factuurnummer (en andere volgnummers) in het nieuwe boekjaar standaard een combinatie van het jaartal en vervolgcijfers voorstellen. U kunt dit wijzigen in het nieuwe boekjaar:

  1. Kies Opties > Instellingen > Volgnummers.
  2. Selecteer Verkoopfactuur.
  3. Kies Wijzigen om de nummering te wijzigen.

Let op: U kunt het beste de verkoopfactuurnummers aanpassen vóórdat u de eerste factuur definitief verwerkt in het nieuwe boekjaar. Daarna kunt u het factuurnummer namelijk niet meer naar een lager nummer wijzigen (nog wel naar een hoger nummer).

Als u in de administratie-instellingen (via Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Facturering) in het veld Fact.nr uitdelen de optie Bij toevoegen factuur hebt geselecteerd, dan kunt u het verkoopfactuurnummer het beste wijzigen voordat u in het nieuwe boekjaar een verkoopfactuur aanmaakt.

Zie voor meer informatie de supportnote "Factuurnummers en betalingsreferenties".

Kopiedocumenten

Als u in het nieuwe boekjaar Zoeken > Kopiedocumenten kiest in het venster Debiteuren, dan ziet u daar alleen facturen uit het huidige boekjaar. U kunt kopiefacturen van openstaande posten uit het vorige boekjaar wel opvragen door Zoeken > Openstaande posten (F5) te kiezen en dan op F6 of Enter te drukken. In het venster Stamgegevens openstaande post vindt u op de tab Documenten een snelkoppeling naar de kopiefactuur.

Controle bij niet directe verwerking verkoopfacturen

Werkt u met indirecte verwerking (of weet u dit niet zeker)? Doorloop dan de volgende stappen:

  1. Open uw administratie van het oude boekjaar.
  2. Kies Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Facturering.
  3. Controleer of het veld Directe verwerking verkoopfacturen is gemarkeerd.
  4. Als het veld is gemarkeerd, dan kunt u onderstaande stappen overslaan.
  5. Als dit niet is gemarkeerd, kies dan Document > Facturen journaliseren in het venster Verkoopfacturen (BestandHandel > Verkoopfacturen). Deze stap is nodig omdat niet-gejournaliseerde facturen niet meekomen naar het nieuwe jaar. U kunt de facturen het beste journaliseren voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt.