Vaste activa

U hebt het artikel "Standaardprocedure Eindejaarsverwerking" gelezen. Op deze pagina leest u extra aanwijzingen voor de module Vaste activa. Als u niet over deze module beschikt, dan kunt u deze procedure overslaan.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verdergaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9 of hoger en in ieder geval een Service Pack hebt geïnstalleerd voor de versie waarmee u werkt.
Als u met versie 11 werkt, zorg dan dat u Service Pack F hebt geïnstalleerd, voordat u Document > Overnemen > Vaste activa kiest.

Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar

Bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar kunt u met de optie Vaste activa overnemen ervoor kiezen om de vaste activagegevens direct over te nemen of te wachten tot een later tijdstip. Als u het veld niet markeert, dan bevat het nieuwe boekjaar geen vaste activagegevens. U moet dan op een later moment deze gegevens alsnog overnemen door Document > Overnemen > Vaste activa te kiezen.

Nadat u de vaste activagegevens eenmaal hebt overgenomen, kunt u eventueel de gegevens van uw vaste activa in het oude boekjaar wijzigen, en die daarna opnieuw overnemen in het nieuwe boekjaar. U kunt zelfs achteraf vaste activa toevoegen aan het oude boekjaar, en die daarna ook overnemen met Document > Overnemen > Vaste activa.

Als u wijzigingen hebt gemaakt in het nieuwe boekjaar in de stamgegevens van overgenomen activa, dan worden deze met het opnieuw overnemen van de activa overschreven. Daarbij worden namelijk de stamgegevens van alle activa opnieuw overgenomen van het oude jaar naar het nieuwe jaar. Let er in dat geval dus op dat de wijzigingen die u had gedaan, opnieuw zullen moeten worden doorgevoerd. Activa die u pas in het nieuwe jaar hebt toegevoegd, blijven ongewijzigd wanneer u de vaste activa overneemt.

Als u aan het eind van het jaar een activum wilt toevoegen aan het oude boekjaar dat in de loop van dat jaar was aangeschaft, dan moet u aan twee zaken denken:

Op het moment dat u het activum toevoegt, moet u ervoor zorgen dat niet voor alle perioden van het boekjaar de afschrijvingen zijn gegenereerd. Genereer eventueel de afschrijvingen opnieuw tot en met een periode die ligt vóór de aanschafperiode van het toe te voegen activum.
Nadat u het activum hebt toegevoegd, moet u de afschrijvingen opnieuw genereren vanaf de aanschafperiode.

Zo neemt u vaste activagegevens (opnieuw) over:

Kies Bestand > Administraties.
Selecteer de administratie van het nieuwe boekjaar in het venster Administraties.
Kies Document > Overnemen > Beginbalans, zodat beide boekjaren op elkaar aansluiten.
Kies Document > Overnemen > Vaste activa, en selecteer het oude boekjaar in het venster Vaste activa overnemen. Vaste activagegevens zoals Afgeschr per t/m vj en Afgeschr t/m vj worden bijgewerkt.
Open de administratie van het nieuwe boekjaar.
Kies Bestand > Vaste activa.
Als u al afschrijvingen in het nieuwe boekjaar hebt gejournaliseerd, dan moet u de eerder gejournaliseerde perioden opnieuw journaliseren (Document > Afschrijvingen genereren).

Veelgestelde vragen

Antwoorden op meer veelgestelde vragen kunt u terugvinden bij "Veelgestelde vragen eindejaarsverwerking" en "Veelgestelde vragen Vaste activa".

Mijn activakaart sluit niet aan bij de stamgegevens van het activum, zijn er automatische controlemogelijkheden?

Met Document > Controleren > Administratie kunt u een controle op de vaste activa uitvoeren. Eventuele verschillen worden geconstateerd en waar mogelijk automatisch hersteld. Zie ook "Uw administratie op fouten controleren".

Bij het toevoegen (of verkopen) van een activum dat is gekocht in periode 12 krijg ik de melding: "Alle perioden in huidig boekjaar zijn al afgeschreven. Optie geannuleerd." Hoe kan ik dat oplossen?

U kunt geen activa toevoegen (of verkopen) als alle perioden van het boekjaar al zijn afgeschreven. Kies Document > Afschrijvingen genereren en genereer de afschrijvingen voor periode 1 tot en met 11. Voeg het activum toe en genereer de afschrijvingen voor periode 12.

Zijn er beperkingen aan het meerdere keren overnemen van de vaste activa?

Ja. Als u in het nieuwe boekjaar Document > Extra afschrijving of Document > Herwaarderen hebt gekozen, of één van de vaste activa hebt verkocht, dan krijgt u bij het overnemen van de activa onderstaande melding omdat er anders onherroepelijk aansluitingsproblemen zouden ontstaan. Kies deze opties daarom pas als u de activa-administratie van het oude boekjaar volledig hebt bijgewerkt en de laatste keer Document > Overnemen > Vaste activa hebt gekozen.

Niet gelukt: Overnemen: Vaste activa

Hebt u toch in het nieuwe boekjaar activa verkocht, geherwaardeerd en/of extra afgeschreven? Dan gaat u als volgt te werk:

Kies in het nieuwe boekjaar Document > Stamgegevens administratie en selecteer vervolgens Activakaart.
In de kolom Type zoekt u naar de waarde Verkoop, Herw of Extra afschr. Als u een dergelijke regel hebt geselecteerd, dan ziet u boven in het venster de code van het activum waarop deze transactie is geboekt.
Is er alleen sprake van een verkoop? Dan hoeft u alleen de afschrijvingen te annuleren door de afschrijvingen te genereren voor periode 0 t/m 0. Hiermee maakt u ook de verkoop ongedaan.
Anders zult u het activum eerst moeten verwijderen. Als dit activum ook bestond in het oude boekjaar, dan wordt dit activum automatisch aangemaakt in het nieuwe boekjaar bij het opnieuw overnemen van de activa.
Als het activum in het oude jaar nog niet bestond, dan moet u het handmatig opnieuw aanmaken.
Genereer ten slotte opnieuw de afschrijvingen in het nieuwe boekjaar.