Stappenplan btw-wijziging: van 6 naar 9% per 1 januari 2019

Met deze stappen maakt u uw administraties gereed voor het nieuwe btw-percentage voor binnenlandse inkoop en verkoop. Aandachtspunten voor specifieke modules en producten vindt u hier. Om alles goed te overzien raden wij aan dat u eerst de inleiding btw-verhoging van 6 naar 9% leest.

Lees daarna dit stappenplan volledig door, inclusief de module- en productspecifieke informatie die op uw licentie van toepassing is, voordat u met de uitvoering ervan begint. Zo overziet u de hele situatie en voorkomt u problemen.

De stappen (per administratie)

1. Nieuwe btw-codes aanmaken

U hebt nieuwe btw-codes nodig om het nieuwe tarief toe te passen. U moet die dus aanmaken en daarmee kunt u eventueel direct al beginnen. U moet in ieder geval een nieuwe btw-code aanmaken voor uw inkopen en mogelijk ook een voor uw verkopen. 

Bij het aanmaken van een nieuwe btw-code moet u een grootboekrekening invoeren. Stem eerst af met uw accountant welke rekeningen u voor de nieuwe btw-codes moet gebruiken. Als u nieuwe rekeningen wilt gebruiken, dan moet u die eerst toevoegen voordat u begint met het aanmaken van de nieuwe btw-codes.

Hieronder leest u hoe u een nieuwe btw-code aanmaakt:

1. Ga naar Document > Stamgegevens administratie > btw-codes.
2. Kies Bewerken > Toevoegen.
3. Voer een nieuwe btw-code in.
4. Voer een nieuwe omschrijving in Omschr btw-code in. Voor de btw-code voor inkopen wordt dat bijvoorbeeld "btw te vorderen laag 9%" en voor die voor verkopen "btw af te dragen laag 9%".
5. Voer bij Rekeningnummer het grootboekrekeningnummer in dat u met uw accountant hebt afgesproken.
6. Voer in het veld Percentage de waarde 9 in.
7. Selecteer voor de btw-code voor inkopen Binnenlandse aankoop bij Type en voor de btw-code voor verkopen selecteert u daar Binnenlandse verkoop.
8. Ga naar de tab Rekenwijze en selecteer Over basisbedrag in btw-rekenwijze.
9. Voer 5B in als Rubriekcode voor de btw-code voor inkopen en 1B voor de btw-code voor verkopen.

Nadat deze btw-codes zijn aangemaakt, kunt u transacties met een btw-tarief van 9% invoeren.

Tip 1: Controleer of u ook een btw-code van het type Verlegd nodig hebt.

Tip 2: Als u beschikt over de module Wijzigen sleutelvelden, dan kunt u ervoor zorgen dat u met dezelfde btw-codes kunt blijven werken. Voordat u een nieuwe btw-code aanmaakt, wijzigt u de oude code van bijvoorbeeld 4 in 40 (of een andere code die nog niet bestaat). Hierna maakt u een nieuwe btw-code 4 aan volgens bovenstaande aanwijzingen.

U zult nog wel de oude btw-codes moeten vervangen in de administratie-instellingen en de stamgegevens (zie de volgende stap 2).

Beschikt u niet over de module Wijzigen sleutelvelden en bent u geïnteresseerd in deze functionaliteit, neem dan contact op met uw AccountView-leverancier.

Tip 3: Als u beschikt over de module Accountants Toolkit, dan kunt u deze nieuwe btw-codes en grootboekrekeningen in één centrale administratie aanmaken. Deze administratie kunt u gebruiken als referentie-administratie, waarna u in de andere administraties eenvoudig de nieuwe stamgegevens uit de referentie-administratie kunt overnemen.

De module Centraal stambestand biedt een vergelijkbare methode. Pas die alleen toe als u hiermee ervaring hebt en/of in overleg met uw AccountView-leverancier.

2. De oude btw-codes vervangen in stamgegevens en administratie-instellingen

Hiermee zorgt u ervoor dat AccountView bij het invoeren van een bepaalde transactie een btw-code met een tarief van 9% voorstelt, waar eerder een btw-code van 6% werd voorgesteld (bijvoorbeeld omdat u bij deze crediteur een btw-code laag hebt vastgelegd).

U moet het moment waarop u deze stap doet zelf kiezen. Het ligt voor de hand dat u een moment kiest waarop het aantal facturen met het nieuwe tarief groter is dan het aantal facturen met het oude tarief. Als uw boekjaar gelijk op loopt met uw kalenderjaar, dan ligt het wellicht voor de hand om dit meteen te doen na het aanmaken van het nieuwe boekjaar (zie ook: visma.nl/ev). 

Hiervoor gebruikt u de menu-optie Document > btw-codes vervangen in het venster btw-codes. Daarmee vervangt u in alle relevante stamgegevens en administratie-instellingen de oude btw-code door de nieuwe code. Dat zijn onder andere de stamgegevens van grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren, maar ook die van artikelen (belangrijk als u de module Facturering I gebruikt).

Mocht u eerder al handmatig btw-codes in bepaalde stamgegevens hebben vervangen, dan is dat geen probleem. Bij het uitvoeren van deze menu-optie blijven de al gewijzigde btw-codes staan.

U moet bij het uitvoeren van de menu-optie invoeren welke oude btw-code door welke nieuwe btw-code moet worden vervangen. Om deze menu-optie goed uit te voeren, adviseren we de volgende stappen:

Zorg ervoor dat u goed nadenkt over het moment waarop u deze stappen gaat uitvoeren

1. Schrijf voor uzelf op welke oude btw-code door welke nieuwe moet worden vervangen.
2. Maak voor de zekerheid een backup van de administratie.
3. Kies Document > Stamgegevens administratie > btw-codes.
4. Selecteer de btw-code die u wilt vervangen.
5. Kies Document > btw-codes vervangen en voer bij vervangen door de nieuwe, vervangende code in.
6. Herhaal de stappen 5 en 6 voor elke btw-code die u moet vervangen.

Hierna zal AccountView een btw-code met 9% voorstellen, waar eerder op basis van de gebruikte stamgegevens een btw-code met 6% werd voorgesteld. Het gaat hier alleen om een voorstel, dus u kunt in de boeking de btw-code altijd nog wijzigen als dat nodig is.

Beschikt u over de module Centraal stambestand, let dan op het volgende wanneer u de btw-codes vervangt. De opdracht Document > btw-codes vervangen genereert geen berichten. Dat betekent dat u deze moet uitvoeren in iedere administratie waarin u de btw-codes wilt vervangen.

3. Module- en productspecifieke informatie

Eerst een algemene aanwijzing over layouts: als u over een of meer van de modules Facturering I, Inkoop I, Verkooporders, Goederenuitgifte, Baliefacturering of Aanmaningen beschikt, dan gebruikt u layouts. Controleer in elk van uw layouts of daarin het oude btw-percentage van 6% staat en vervang het dan op het meest geschikte moment.

Wij adviseren u om tijdig uw AccountView-leverancier in te schakelen bij een complexere inrichting, of als u meerdere layouts moet wijzigen of daarin extra velden met berekeningen of formules gebruikt. Uw AccountView-leverancier heeft ruime ervaring met het aanmaken en ontwerpen van layouts. Ook als u tijdelijk layouts nodig hebt met zowel 6% als 9%, is ons advies om uw AccountView-leverancier in te schakelen.

Hetzelfde geldt voor koppelingen met AccountView: vaak is dan de AccountView-leverancier de partij die een dergelijke koppeling ondersteunt. Dus vraag in dat geval diens advies als hier het lage btw-tarief in het geding is.