AccountView Support - veelgestelde vragen
Visma Scanner app
De Visma Scanner app is een app voor uw mobiele device voor het archiveren van documenten zoals bonnen en facturen. In AccountView kunt u deze documenten vervolgens koppelen aan boekingen.
Hier vindt u antwoorden op vragen over de Visma Scanner app die vaak aan ons worden gesteld.
- Wat heb ik nodig om gebruik te maken van de Visma Scanner app?
- Zit er een OCR-functie (autoherkenning) in de Visma Scanner app?
- Met het gebruik van de Visma Scanner app worden mijn bonnen en facturen digitaal opgeslagen. Wat betekent dit voor de bewaarplicht van de originele documenten?
- Wat voor effect heeft het werken met de Visma Scanner app op het geheugen van mijn telefoon en de AccountView-omgeving?
- Ik ben werkzaam voor een accountants- of administratiekantoor. Wat zijn voor mij de mogelijkheden?
- Kan ik meerdere documenten koppelen aan een dagboekbladzijde?
- Met welke gegevens kan ik inloggen bij de Visma Scanner app?
- Kan ik het document nog bekijken voordat ik dit aan een dagboekbladzijde koppel?
- Waarom worden mijn foto’s in de Visma Scanner app gearchiveerd en komen deze niet aan in AccountView?
- Hoe kan ik beste omgaan met meerdere foto’s en scans tegelijk?
1. Wat heb ik nodig om gebruik te maken van de Visma Scanner app?
Wij raden aan om minimaal versie 9.8a van AccountView te gebruiken. Zowel de Solo-, Team- als Business-uitvoering kunnen gebruikmaken van de Visma Scanner app. De app kunt u gratis downloaden voor iOS en Android, en de functionaliteit in AccountView is ook kosteloos. Op onze website vindt u een volledig stappenplan dat u helpt om snel te starten met de Visma Scanner app.
2. Zit er een OCR-functie (autoherkenning) in de Visma Scanner app?
Er zit geen autoherkenning in de Visma Scanner app. Er vindt geen match plaats met openstaande posten in uw administratie. Wel zal de app uit de bon of factuur die u fotografeert, direct gegevens herkennen die voor de boeking in uw administratie nodig zijn. In de app ziet u meteen wat er is herkend. U ziet bijvoorbeeld dat is herkend waar het totaalbedrag op de bon staat, en wát dat bedrag is.
Als u de foto naar AccountView stuurt, dan worden de herkende gegevens meegestuurd. De boeking moet daar aan een grootboekrekening worden gekoppeld.
Wilt u meerdere bonnen en facturen automatisch laten verwerken in AccountView? Dan kunt u de andere oplossing van Visma gebruiken: Visma.net AutoInvoice.
3. Met het gebruik van de Visma Scanner app worden mijn bonnen en facturen digitaal opgeslagen. Wat betekent dit voor de bewaarplicht van de originele documenten?
Wanneer u de kwaliteit en de leesbaarheid van de foto kunt waarborgen, volstaat de foto als fiscaal document en hoeft u niet het originele document te bewaren. U bent hier zelf verantwoordelijk voor. Raadpleeg voor meer informatie de website van de Belastingdienst. U kunt vanuit AccountView de digitale documenten ook offline archiveren. Dit doet u bij Document > Stamgegevens Administratie > Visma Scanner-documenten. Wanneer u met Beeld > Weergaven beheren de weergave '(AccountView)' selecteert, dan ziet u alle reeds gekoppelde documenten. Hierna kunt u Document > Archiveren kiezen om de documenten lokaal op te slaan.
4. Wat voor effect heeft het werken met de Visma Scanner app op het geheugen van mijn telefoon en de AccountView-omgeving?
De foto’s worden opgeslagen in de cloud. Dit is een beveiligde en afgeschermde omgeving. De foto's worden niet opgeslagen op uw telefoon of de server waarop u AccountView hebt geïnstalleerd.
5. Ik ben werkzaam voor een accountants- of administratiekantoor. Wat zijn voor mij de mogelijkheden?
De Visma Scanner app kunt u als extra dienst inzetten voor uw klanten. Uw klanten kunnen bonnen en facturen verzenden naar hun eigen administratie die u voor hen voert. Hierdoor kunt u de documenten ophalen uit de cloud en koppelen aan boekingen in AccountView.
6. Kan ik meerdere documenten koppelen aan een dagboekbladzijde?
Vanuit het venster Dagboekbladzijden kunt u meerdere documenten handmatig koppelen aan de verschillende aangemaakte bladzijden. Dit doet u door de bladzijde te openen en naar de tab Documenten te gaan en op de knop Toevoegen (Insert) te klikken. Als Bron selecteert u Visma Scanner-document en via het vergrootglas zoekt u het document op.
7. Met welke gegevens kan ik inloggen bij de Visma Scanner app?
U gebruikt hiervoor de account die u hebt aangemaakt om in te loggen bij AccountView.Net. Wanneer u een nieuwe gebruiker toevoegt, ontvangt deze op het ingevoerde e-mailadres een e-mail om de account te activeren en een wachtwoord in te voeren.
8. Kan ik het document nog bekijken voordat ik dit aan een dagboekbladzijde koppel?
Vanuit Document > Stamgegevens Administratie > Visma Scanner-documenten kunt u de documenten bekijken via Zoeken > Document weergeven. Door op de punaise te klikken kunt u dit venster loskoppelen en naast in- en uitzoomen het document ook opslaan of afdrukken.
9. Waarom worden mijn foto’s in de Visma Scanner app gearchiveerd en komen deze niet aan in AccountView?
Het kan voorkomen dat er iets niet goed is gegaan met de foto zelf. Probeer daarom altijd eerst om een nieuwe foto te maken en deze te versturen. Verder kunt u door uit te loggen uit de app en weer in te loggen nagaan of er geen verbindingsprobleem is tussen de Visma Scanner App en AccountView. Controleer daarnaast ook of er een update klaarstaat voor de Visma Scanner App in de Appstore. Om eventuele andere verbindingsproblemen uit te sluiten kunt u kijken of het wisselen tussen het mobiele netwerk en een WiFi-netwerk effect heeft.
10. Hoe kan ik beste omgaan met meerdere foto’s en scans tegelijk?
Vanuit de Visma Scanner app kunt u per boeking maar één scan verzenden. Wilt u meerdere bonnen en facturen tegelijk en automatisch laten verwerken in AccountView? Dan kunt u beter Visma.net AutoInvoice gebruiken.
Mocht het antwoord op uw vraag hier niet tussen staan, kijkt u dan hier voor antwoorden op vragen over het koppelen van Visma-diensten met AccountView.