Projectgegevens gemakkelijk per jaar groeperen en onderhouden

Voor langlopende projecten wilt u niet de volledige historie zien, maar nog wel de afgelopen 3 jaar. Hoe regelt u dat in AccountView?

Oplossing

Als u gebruikmaakt van een projectadministratie waarin één project correspondeert met één klant, dan kan het voorkomen dat projecten over veel boekjaren doorlopen. Hierdoor worden de administratiebestanden erg groot, wat tot vertragingen kan leiden. Als dit een probleem wordt, dan kunt u er bij het aanmaken van een nieuw boekjaar voor kiezen om alleen het onderhanden werk van een project mee te nemen. Deze instelling geldt echter direct voor de gehele projecthistorie van een project. Wat als u bijvoorbeeld van de afgelopen 3 jaar alle gegevens wilt kunnen opvragen van een langlopend project?

U kunt hiervoor per jaar een project voor elke debiteur gebruiken. In dat geval kunt u bij de eindejaarsverwerking telkens de gegevens van een bepaald boekjaar niet meer meenemen, door die projecten af te sluiten. De menu-optie Document/Projecten kopiëren in het venster Projecten kunt u hierbij goed gebruiken. Deze optie geeft namelijk mogelijkheden om meerdere projecten te kopiëren en daarbij de projectcode en omschrijving te transformeren, zodat u van 2012 bijvoorbeeld 2013 maakt. Zo maakt u dus in één keer alle projecten aan voor het nieuwe boekjaar.

Gevolg van deze werkwijze is dat u bij het opzoeken van historische projectinformatie rekening moet houden met het boekjaar waarin de betreffende gegevens zijn geboekt. Dit kan voordelen hebben, omdat u in een kleinere verzameling gegevens hoeft te zoeken. Een nadeel kan zijn dat het bij meerdere projecten per klant wat lastiger wordt om een totaalbeeld voor een klant te verkrijgen. Daarvoor biedt de module Projecthiërarchie een mooie oplossing. U kunt daarmee namelijk de verschillende projecten per boekjaar voor een debiteur onderbrengen in één projectgroep. Zo kunt u een projectgroepkaart bekijken, of rapporten voor een projectgroep opvragen. U hebt desgewenst één- óf meerjarige projectinformatie en u kunt zeer flexibel de keuze maken voor de hoeveelheid historische informatie die u in het huidige boekjaar beschikbaar houdt. Meer informatie over deze module vindt u in dit leaflet (pdf) en in deze supportnote.