Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Referenties Projecten en uren

Launch! Perfecte urenregistratie

Launch! is een onafhankelijk consultancybedrijf gespecialiseerd in Human Capital Management. Het is een jonge organisatie die in 2006 door huidig directeur-eigenaar Joris Pronk met een partner werd opgericht. Launch! is in korte tijd een gerenommeerde naam in de branche geworden. De meeste opdrachten komen uit de overheidssector, hoewel er steeds meer andersoortige bedrijven als klant bijkomen. Gezien de aard van de werkzaamheden gaat het altijd om grote organisaties.

 V.l.n.r.: Remy Stapper, Gaby Besooijen en Shabely Lopez

Breed adviesgebied

Human Capital Management kan worden omschreven als het zodanig managen van werknemers dat zij hun mogelijkheden volledig ontwikkelen en het benutten van hun kennis en capaciteiten om het succes van de organisatie te vergroten. Er werken zo’n 45 mensen bij Launch!, waarvan het grootste aantal bestaat uit consultants. Deze consultants richten zich op SAP-HCM consultancy, HCM Business Consultancy en opleidingen.

Investeren in de eigen organisatie

Launch! investeert ook in de verhoudingen binnen de eigen organisatie. Zo worden er bijvoorbeeld tien kennisdagen per jaar gehouden. Zeker omdat de consultants vrijwel altijd buiten de deur zijn, vindt het management het belangrijk dit soort activiteiten te organiseren. Tijdens de kennisdagen is iedereen aanwezig, worden er externe sprekers uitgenodigd en worden alle medewerkers bijgepraat over het beleid van de organisatie. Ook informele evenementen vinden met grote regelmaat plaats.

Automatisering uitbreiden door groei organisatie

“Het eerste jaar na oprichting werd de administratie voor Launch! gedaan door het accountantskantoor waar ik toen werkzaam was”, vertelt Remy Stapper, Financial Manager. “Eind 2007 ging Launch! zelf de financiële administratie doen, met Exact Online. Nog een jaar later, eind 2008, ben ik in dienst gekomen bij Launch! Omdat de organisatie steeds groter werd, signaleerde ik toen al dat er een oplossing voor urenverantwoording en -declaraties moest komen. In het voorjaar van 2009 zijn we gaan rondkijken. Ons uitgangspunt was Exact Online uit te breiden met of te koppelen aan een urenoplossing. Dat bleek echter niet zo eenvoudig te zijn. We hebben een aantal pakketten bekeken. Drie daarvan leken geschikt, maar slechts een kon met Exact overweg. Bij nader inzien werd duidelijk dat deze oplossing nog in de kinderschoenen stond. We voelden er niet zoveel voor als testcase te fungeren. Een ander urenpakket voldeed wel en kon ook aan verschillende financiële pakketten gekoppeld worden maar, zo bleek, niet aan Exact Online. Bovendien was ook in dit geval het urenpakket nog niet helemaal gereed. De oplossing van Visma Software was al verder ontwikkeld. Bijkomend voordeel was dat we ook voor financiële software en specifieke projectensoftware bij Visma terecht konden. Zo konden we in een keer overgaan op een geïntegreerde oplossing.”

Betere urenregistratie en snellere facturatie

Stapper: “We hadden de meeste haast met het professionaliseren van de urenregistratie en de facturatie. Dat de financiële administratie correct omgezet kon worden, daar twijfelde ik niet aan. Samen met Visma-partner Consolit, die de implementatie verzorgd heeft, zijn we dan ook gestart met een proef met de urenregistratie en facturatie. Voorheen hielden de consultants hun urenstaten bij in Excel. Deze gegevens moesten vervolgens naar Word gekopieerd worden, een voor een worden uitgedraaid en dan nog handmatig worden ingeboekt. Omdat Visma een webapplicatie biedt, kunnen onze consultants overal en op elk moment hun uren invoeren. De gegevens zijn daardoor ook bij ons op kantoor meteen up-to-date. Tijdens de proefperiode hebben we de oude methode als schaduwmanier aangehouden om te kunnen vergelijken en controleren of alles goed verliep. Alles bleek te kloppen; de facturen waren meteen foutloos. Per 1 oktober zijn we dan ook volledig overgegaan.”

Urenregistratie biedt inzicht voortgang projecten

“De facturatie wordt deels door het secretariaat en door de financiële medewerkers gedaan. Zij vinden het nieuwe systeem nu al fantastisch. Ze hoeven veel minder handelingen te verrichten dus het betekent een enorme tijdsbesparing. De urenregistratie correspondeert met AccountView; gegevens kopiëren en handmatig invoeren is dus verleden tijd. Tijdens de overgangsfase kost het mij wel meer tijd om alles extra te controleren. Ook kom je nog wel wat zaken tegen die net iets anders gaan dan je gedacht of gewenst had, dus ook daar is extra tijd mee gemoeid. Natuurlijk hoort dat bij veranderingen en is dit een tijdelijke situatie. Op den duur zal het nieuwe systeem voor iedereen tijdwinst betekenen. Zo kunnen we bijvoorbeeld ook sneller factureren omdat de invoer van de consultants meteen beschikbaar is. Voorwaarde is wel dat de consultants hun uren correct invoeren, want deze controle kan niet door de administratie worden uitgevoerd. Onze people managers, die boven de projecten staan en goed kunnen beoordelen of de gegevens juist zijn, autoriseren de invoer van de consultants. Zo kunnen zij tegelijkertijd de status en de voortgang van de projecten goed volgen.”

Consultants ervaren gebruiksvriendelijkheid

“De consultants waren snel thuis in het programma, want het is een gebruiksvriendelijk systeem. Natuurlijk moesten ze er even aan wennen Excel niet meer te gebruiken. Daar hielden ze bijvoorbeeld ook hun vrije dagen in bij. Omdat we aan het eind van het jaar overgingen vonden we het te omslachtig dit voor korte tijd nog om te zetten. Vanaf het nieuwe jaar doen we dat wel. Wat als erg positief wordt ervaren, is dat gegevens automatisch onthouden worden. Het is daardoor niet nodig iedere keer dezelfde gegevens opnieuw in te voeren. Wel zo prettig voor de consultants omdat ze vaak aan langlopende projecten werken.”

Goede ondersteuning Visma-partner

“De samenwerking met Consolit verliep prima, ze hebben ons goed geadviseerd en begeleid bij de overgang. Over een aantal technische zaken heeft Consolit direct met onze externe systeembeheerder geschakeld, dat vond ik prima. Nu alles op de rails staat, wordt het contact met Consolit minder en zullen we ons met vragen tot de afdeling Support van Visma Software richten.”

Projectadministratie professionaliseren

“Bij de overgang naar AccountView hebben we ook projectsoftware van Visma aangeschaft. Een geautomatiseerde projectadministratie was er eigenlijk nog niet. Nu de organisatie groeit, willen we ook hiermee een professionaliseringsslag maken. Iedere opdracht is een project. Nu de urenregistratie en het automatiseren van het facturatieproces op de rails staat is het optimaliseren van de projectadministratie een volgende stap. We verwachten dat de projectmanagers hierdoor beter inzicht krijgen in de voortgang en de resultaten van de projecten, zodat ze hierop nog beter kunnen sturen.”

Meer informatie:

www.launch-hcm.com
www.consolit.nl