Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Integratie en koppelen

Gegevens uit AccountView gebruiken in Microsoft Office: Draaitabellen

Support ID: AV-52607
Product: AccountView Windows

Omschrijving

In AccountView hebt u alle gegevens tot uw beschikking, maar u hebt specifieke informatie nodig die u graag vanuit meerdere invalshoeken zou willen bekijken. Denk daarbij aan informatie in het Journaal, de Urenhistorie en de Artikelhistorie. In de Business-uitvoering van AccountView kunt u automatisch een draaitabel (pivot table) laten genereren in Microsoft Excel, die uw (selectie van de) gegevens toont.

Aan de hand van een voorbeeld laten wij u de werking van draaitabellen zien. Uit de voorbeeldadministratie Your Garden Products wordt de omzet per debiteur, per periode op een bepaalde kostenplaats geanalyseerd.

Stap 1: zo krijgt u een selectie van de omzetgegevens

Maak een selectie in het Journaal van de omzetgegevens die u verder wilt analyseren:

  1. Kies Bestand/Journaal.
  2. Kies Beeld/Selecteren.
    Kies Grootboek in het veld Beschikbare velden selecteren uit.
    Selecteer daarna Omzetrekening in Veld en Ja in Conditie.
    Kies Toevoegen, en kies OK.
    Venster 'Selecteren': Omzetrekening (Grootboek) = 'Ja'
  3. Controleer of inderdaad alle verwachte omzetrekeningen zijn geselecteerd.

Om de omzetbedragen als een positief bedrag te tonen, wordt in het Journaal de kolom Omgedraaid bedrag toegevoegd.

  1. Kies Beeld/Kolommen.
  2. Selecteer in Beschikbare kolommen het veld Omgedraaid bedrag.
  3. Kies Toevoegen.
  4. Selecteer in Kolommen weergeven in deze volgorde de regel Mutatiebedrag.
  5. Kies Verwijderen.
  6. Kies OK.
    Kolommen weergeven: Omgedraaid bedrag in plaats van Mutatiebedrag

Stap 2: zo maakt u de draaitabel aan

Met de selectie van mutaties op omzetrekeningen kan de draaitabel worden aangemaakt.

  1. Kies Bewerken/Draaitabel in Microsoft Excel aanmaken.
  2. De draaitabel wordt automatisch in Microsoft Excel aangemaakt.
    Microsoft Excel: standaard draaitabel aan met omzet per debiteur.
    AccountView maakt in Microsoft Excel een standaard draaitabel aan met de omzet per debiteur.

Stap 3: zo verfijnt u uw draaitabel per periode in Microsoft Excel

AccountView kan niet ‘zien’ welke analyse u wilt doen, en maakt daarom een standaard draaitabel aan. U zult daarna altijd zelf met de Wizard draaitabellen de juiste velden in de draaitabel moeten plaatsen.

  1. Ga naar Microsoft Excel.
  2. Klik met uw rechter muisknop in de draaitabel en kies de Wizard draaitabellen (PivotTable Wizard).
  3. Kies Indeling (Layout) in de Wizard draaitabellen (PivotTable Wizard).
  4. Sleep het veld Per naar het vak Kolom (Column) om de gegevens per periode te kunnen analyseren.
    Microsoft Excel: Wizard draaitabel en draaigrafiek
  5. Nadat u de draaitabelinstellingen hebt bewaard, ziet de draaitabel er als volgt uit:
    Microsoft Excel: De omzet per debiteur, per periode.
    De omzet per debiteur, per periode.

Stap 4: zo verfijnt u uw draaitabel per kostenplaats in Microsoft Excel

  1. Open opnieuw de Wizard draaitabellen (PivotTable Wizard).
  2. Kies Indeling (Layout) in de Wizard draaitabellen (PivotTable Wizard).
  3. Sleep het veld Kpl/Proj naar het vak Pagina (Page).Microsoft Excel: Wizard draaitabel en draaigrafiek
  4. Nadat u de draaitabelinstellingen hebt bewaard, kunt u in Kpl/Proj de kostenplaats aangeven waarop u wilt analyseren.
  5. Als u voor de kostenplaats VER hebt gekozen ziet de draaitabel er als volgt uit:
    Microsoft Excel: De omzet per debiteur, per periode, voor de kostenplaats VER.
    De omzet per debiteur, per periode, voor de kostenplaats VER.

Zo toont u alle mutaties van een debiteur in de draaitabel:

Binnen Microsoft Excel kunt u laten zien uit welke gegevens de draaitabel is opgebouwd. Daarvoor keren we eerst terug naar de draaitabel zonder selectie per kostenplaats.

  1. Om voor debiteur 20002 alle mutaties te laten zien van periode 1, dubbelklikt u op het bedrag in de kolom van periode 1.
    Microsoft Excel: dubbelklik op het bedrag in de kolom van periode 1.
  2. Op een nieuw tabblad van het Excel-bestand worden alle mutaties getoond:
    Microsoft Excel: alle mutaties van een debiteur in de draaitabel

Zo zoomt u in op de gegevens van de draaitabel:

Binnen een draaitabel kunt u inzoomen op de getoonde gegevens.

  1. Om voor debiteur 20002 het overzicht van facturen te zien, dubbelklikt u op het debiteurnummer.
  2. In het venster dat wordt getoond, kiest u het veld Doc/Fac.
    Microsoft Excel: kies Doc/Fac in Details weergeven
  3. Om verder in te zoomen op de factuur 200530011, dubbelklikt u op het factuurnummer en selecteert u Omschrijving mutatie.
  4. Uw draaitabel zal er daarna als volgt uit zien:
    Microsoft Excel: inzoomen op de gegevens van de draaitabel

Meer informatie

Als u zelf extra kolommen hebt opgenomen in uw AccountView BusinessView, bijvoorbeeld Postcode, en dan Bewerken/Draaitabel in Microsoft Excel aanmaken kiest, kunt u uw analysemogelijkheden nog aanzienlijk verruimen. 

De menu-optie Bewerken/Draaitabel in Microsoft Excel aanmaken is als hulpmiddel aanwezig in de Business-uitvoering. Gebruikers van Team en Solo kunnen de gegevens naar Excel exporteren, zie Gegevens uit AccountView gebruiken in Microsoft Office: Algemeen. Op basis daarvan kunt u zelf een draaitabel samenstellen.

De tabel wordt 'gedraaid' op de eerste alfanumerieke kolom van een weergave in een venster. Als u in bovenstaand voorbeeld de kolom Bedrijfsnaam toevoegt en voor het debiteurnummer plaatst, dan kunt u een draaitabel aanmaken met de bedrijfsnaam in plaats van het debiteurnummer.

Lees ook de andere supportnotes in de serie over het gebruik van AccountView gegevens in Microsoft Office: