Supportnotes over AccountView Eindejaarsverwerking

Inkoop

U hebt het artikel "Standaardprocedure Eindejaarsverwerking" gelezen. Op deze pagina leest u extra aanwijzingen voor de module Inkoop. Wanneer u niet over deze module beschikt, dan kunt u deze procedure overslaan.

Controleer het versienummer waarmee u werkt voordat u verdergaat. Kies Help > Info. Bij de onderstaande stappen gaan wij ervan uit dat u werkt met AccountView versie 9 of hoger en in ieder geval een Service Pack hebt geïnstalleerd voor de versie waarmee u werkt. Zie de pagina "Service Packs" voor meer informatie.

Toelichting bij het aanmaken van een nieuw boekjaar

  1. Afhandeling inkooporders die bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar zijn overgenomen
  2. Selecteren van een ontvangst in het nieuwe boekjaar
  3. Aandachtspunt bij Uitgebreide projectverplichtingen
  4. Controle bij niet-directe verwerking inkoopfacturen

Afhandeling inkooporders die bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar zijn overgenomen

De inkooporders en inkoopfacturen die u niet verwerkt in het oude boekjaar, worden tijdens het aanmaken van het nieuwe boekjaar automatisch meegenomen naar het nieuwe boekjaar. Daar kunt u ze dan verder verwerken. Verwerk de inkooporders en bijbehorende inkoopfacturen die u in het oude boekjaar wilt boeken, daarom bij voorkeur vóórdat u het nieuwe boekjaar aanmaakt.

Wij raden af om in de orderadministratie van uw oude boekjaar verder te werken nadat u het nieuwe boekjaar hebt aangemaakt. U moet dan namelijk goed opletten hoe u in het nieuwe boekjaar de inkooporders verwerkt die afkomstig zijn uit het oude boekjaar. U wilt uw inkooporders immers niet dubbel verwerken.

In de volgende situatie kan het lastig zijn om aan bovenstaand advies te voldoen:

  • Een inkooporder is in het oude boekjaar aangemaakt en
  • Het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt om met de orderadministratie in het nieuwe jaar verder te kunnen gaan en
  • Daarna ontvangt u de inkoopfactuur die u in het oude boekjaar wilt verwerken, bijvoorbeeld vanwege de datering van de factuur. Inkoopfacturen die u via AutoInvoice boekt, belanden automatisch in de administratie waarin de factuurdatum valt. Hierover leest u meer op deze pagina "Eindejaarsverwerking Visma.net Autoinvoice".

Er zijn verschillende oplossingen voor dit scenario die afhangen van het moment waarop en in welk boekjaar de ontvangsten worden verwerkt.

  • Als er nog geen ontvangsten zijn verwerkt op deze inkooporder (in geen van beide boekjaren), dan kunt u na het verwerken van de ontvangsten en de inkoopfactuur in het oude boekjaar de order in het nieuwe boekjaar verwijderen. Vervolgens moet u wel de beginbalans opnieuw overnemen en, als het om een voorraadartikel gaat, ook de beginvoorraad (zie voor meer informatie: "Eindejaarsverwerking Voorraad").

  • Als u de ontvangsten in het oude boekjaar al hebt verwerkt voordat u de nieuwe administratie hebt aangemaakt, dan wordt het lastiger. U kunt de inkooporder niet verwijderen in het nieuwe boekjaar vanwege de verwerkte ontvangsten. Maar als u de inkoopfactuur ook verwerkt in het nieuwe boekjaar, dan hebt u de factuur inmiddels twee keer verwerkt. En als het om voorraadartikelen gaat, dan komt ook uw voorraad te hoog uit.
    Dit lost u op door aan de inkooporder in het nieuwe boekjaar een regel toe te voegen, waarmee u de oorspronkelijke regel(s) tegenboekt (aantal ontvangen). Vervolgens verwerkt u de ontvangst (per saldo nul) en daarna verwerkt u een nulfactuur van de order. U moet niet vergeten de beginbalans opnieuw over te nemen nadat u de inkoopfactuur hebt verwerkt in het oude boekjaar. Bij een voorraadartikel moet u ook de beginvoorraad opnieuw overnemen (zie voor meer informatie: "Eindejaarsverwerking Voorraad").

    Wanneer u werkt met de instelling Op te ontvangen facturen boeken, zal de rekening nog te ontvangen facturen (en daarmee ook de rekening ontvangsten) nog nagekeken moeten worden wanneer deze niet glad lopen. Dit moet u dan nog corrigeren via een handmatige boeking in het nieuwe boekjaar.
    Deze boeking doet u in een dagboek van het type memoriaal. U boekt debet op de rekening goederenontvangsten (die u vindt in de stamgegevens van de betreffende artikelgroep) en credit op de rekening 'te ontvangen facturen' (die in het venster Administratie-instellingen - Handel (Inkoop I) is vastgelegd). Het bedrag leest u af uit de inkooporderregel. In de voorbeeldadministratie "Your Garden" ziet de boeking er dan bijvoorbeeld als volgt uit:
      2205 Ontvangsten
    Aan 1520 Te ontvangen facturen

Selecteren van een ontvangst in het nieuwe boekjaar

Als u in het nieuwe boekjaar een inkoopfactuur aanmaakt en daarin een ontvangst wilt selecteren die in het oude boekjaar is verwerkt, dan moet de artikelhistorie meerdere jaren zijn bijgewerkt met deze ontvangst. Als u niet beschikt over historiemodules, dan kunt u de historie niet bijwerken en daarom moet u in de inkoopfactuur de inkooporderregels selecteren in plaats van de ontvangst.  Als u wel een relevante historiemodule hebt, dan kunt u de werkwijze vinden via "Eindejaarsverwerking Handelsrapportage- en historiemodules".

Aandachtspunt bij Uitgebreide projectverplichtingen

Werkt u met de module Uitgebreide Projectverplichtingen en wordt de inkoopfactuur via AutoInvoice in het oude jaar geïmporteerd terwijl de bijbehorende bestelde inkooporder al is meegenomen naar het nieuwe jaar? Dan kunt u het boekingsvoorstel voor deze inkoopfactuur het beste verwijderen in het oude jaar en de inkoopfactuur handmatig in het nieuwe jaar invoeren en verder verwerken.

Controle bij niet-directe verwerking inkoopfacturen

Werkt u met indirecte verwerking (of weet u dit niet zeker)? Voer dan de volgende stappen uit:

  1. Open de administratie van het oude boekjaar.
  2. Kies Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Inkoop I.
  3. Controleer of het veld Directe verwerking inkoopfacturen is gemarkeerd.
  4. Als het veld is gemarkeerd, dan kunt u onderstaande stappen overslaan.
  5. Als dit veld niet is gemarkeerd, kies dan Document > Facturen journaliseren in het venster Inkooporders (Bestand > Handel > Inkooporders). Deze stap is nodig omdat niet-gejournaliseerde facturen niet meekomen naar het nieuwe jaar. U kunt de facturen het beste journaliseren voordat u het nieuwe boekjaar aanmaakt.