Kopiedocumenten

Een kopiedocument is een kopie van een document dat definitief wordt afgedrukt vanuit AccountView. Zo hebt u altijd een kopie van het document dat naar de klant is verstuurd. Bovendien vormt het een handig archief. In AccountView is het vanuit verschillende modules mogelijk dat kopiedocumenten worden aangemaakt. Hieronder vindt u daarvan een overzicht:

Module	Modulebeschrijving	Document	Bestandsnaam	Type
Aanmaningen*	Aanmaningen Solo Aanmaningen Team Aanmaningen Business	Aanmaning	RE…	Aanmaning
Facturering I of II*	Facturering Solo Facturering II Team Facturering II Business	Verkoopfactuur	SI…	Verkoop
Verkooporders	Verkooporders	Pakbon	SP…	Leveringen
Inkoop	Inkoop I	Bestelbon	PO…	Inkoop, Ontvangsten (identieke documenten)
Baliefacturering	Baliefacturering	Baliefactuur	SI…	Verkoop

* De modules in Solo zijn Facturering Solo en Aanmaningen Solo.

Hieronder is beschreven hoe uw administratie kan worden ingericht om onder andere kopiedocumenten vanuit AccountView aan te maken en op te vragen:

1. Kopiedocumenten automatisch aanmaken
2. Kopiedocumenten opvragen
    2.1 Kopiedocumenten opvragen vanuit het venster Kopiedocumenten
    2.2 Kopiedocumenten opvragen vanuit het venster Openstaande posten
    2.3 Kopiedocumenten opvragen vanuit andere vensters
3. Kopiedocumenten in backup meenemen
4. Achtergrondafbeeldingen kopiedocumenten
5. Kopiedocumenten worden niet aangemaakt
6. Kopiedocumenten beveiligen 

1. Kopiedocumenten automatisch aanmaken

In AccountView bewaart u kopiedocumenten standaard in Adobe Acrobat Portable Document Format (PDF-formaat). Het is ook mogelijk om de kopiedocumenten als printerbestand op te slaan in plaats PDF-formaat of als aanvulling op PDF-formaat. De mogelijkheden staan hieronder:

• Kopiedocumenten bewaren als PDF-bestand
  Door te kiezen voor het opslaan van kopiedocumenten in PDF-formaat kunnen de bestanden worden bekeken en afgedrukt met Adobe Acrobat Reader. Adobe Acrobat Reader is gratis en kan worden gedownload vanaf www.adobe.com.
  
  
• Kopiedocumenten bewaren als printerbestand
  Kopiedocumenten uitsluitend bewaren als printerbestand zorgt er voor dat de informatie die u anders naar de printer zou sturen rechtstreeks in een bestand wordt opgeslagen. Dit bestand bevat dus niet alleen de informatie van het kopiedocument, maar ook printerinformatie zoals de opmaak en de keuze voor de geselecteerde printer. U kunt deze kopiedocumenten niet bekijken op uw scherm, maar alleen afdrukken via AccountView naar dezelfde printer die was geselecteerd in de afdrukdialoog bij het definitief maken van de documenten.
  
  
• Kopiedocumenten bewaren als PDF-bestand en als printerbestand
  Het is ook mogelijk om te kiezen voor het opslaan van kopiedocumenten in PDF-formaat en als printerbestand. Dit heeft als voordeel dat in geval van een probleem bij het aanmaken van het kopiedocument in PDF-formaat er altijd nog een printerbestand aanwezig is om het kopiedocument af te drukken. Dit vermindert de kans op ontbrekende kopiedocumenten.

Zo maakt u kopiedocumenten automatisch aan:

Systeeminstellingen:

1. Kies Opties > Instellingen > Systeem > Algemeen.
2. Kies Adobe Portable Document Format (PDF) of Printerbestand in het veld Formaat.

Via de knop Instellingen naast het veld Formaat kan de optie Printerbestand aanmaken worden gemarkeerd om het aanmaken van een printerbestand naast het kopiedocument in PDF-formaat mogelijk te maken.

Administratie-instellingen:

1. Kies Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Kopiedoc.
2. Markeer Kopiedocumenten aanmaken.
3. Voer in het veld Map kopiedoc de map in waar u de kopiedocumenten van deze administratie wilt bewaren (bijvoorbeeld map in de administratiemap). Zorg ervoor dat via het map-pictogram het volledige pad wordt aangewezen en dat er lees- en schrijfrechten voor de Windows-gebruikers op de map zijn ingesteld.

2. Kopiedocumenten opvragen

2.1 Kopiedocumenten opvragen vanuit het venster Kopiedocumenten

Het venster Kopiedocumenten kunt u openen via Document > Stamgegevens administratie > Kopiedocumenten. Hierin kunt u kopiefacturen, kopiebestelbonnen en kopiepakbonnen opvragen. Er worden in dit venster geen kopie-aanmaningen getoond; het opvragen van kopie-aanmaningen is hieronder beschreven in stap "2.2 Kopiedocumenten opvragen vanuit het venster Openstaande posten".

Een kopiedocument in PDF-formaat kunt u openen vanuit het venster Kopiedocumenten door op de gewenste regel te dubbelklikken, of te kiezen voor Bewerken > Openen. Het kopiedocument wordt dan direct geopend, en kan worden afgedrukt via Adobe Acrobat Reader. Via de optie Rapporten > Kopiedocumenten afdrukken kunt u het kopiedocument of alle kopiedocumenten in het venster direct laten drukken naar de gewenste printer.

Een kopiedocument dat als printerbestand is bewaard kunt u afdrukken naar de printer die wordt getoond via Document > Printerbestand afdrukken vanuit het venster Kopiedocumenten. Het kopiedocument in dit formaat kan niet worden getoond op het scherm.

2.2 Kopiedocumenten opvragen vanuit het venster Openstaande posten

Van elke aanmaning wordt een kopiedocument bewaard. Deze kopiedocumenten zijn per aanmaning op te vragen op de tab Documenten in de stamgegevens van de openstaande post in bijvoorbeeld de vensters Document > Stamgegevens administratie > Aanmaningen of Document > Stamgegevens administratie > Openstaande postenanalyse. Ook andere kopiedocumenten, zoals kopiefacturen, worden op de tab Documenten getoond.

De tab Documenten bevat snelkoppelingen naar kopiedocumenten. Deze kopiedocumenten worden ook in de Map kopiedoc opgeslagen die u hebt vastgelegd in Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Kopiedoc. De bestandsnaam van een kopie-aanmaning begint altijd met RE, bijvoorbeeld RE20140011.

Als u activiteiten aanmaakt op basis van aanmaningen (module Contact Manager in de Team-uitvoering of Verkoopinformatiesysteem in de Business-uitvoering), dan kunnen kopiedocumenten van deze activiteiten worden opgevraagd via Bestand > Relatiebeheer > Activiteiten.

2.3 Kopiedocumenten opvragen vanuit andere vensters

Vanuit een groot aantal vensters kunt u de menu-optie Zoeken kiezen om het kopiedocument van het betreffende document op te vragen. De opties onder Zoeken zijn afhankelijk van het geopende venster en de modulesamenstelling in de licentie. De opties zijn: Zoeken > Kopiedocumenten, Zoeken > Kopiefactuur, Zoeken > Kopiebestelbon of Zoeken > Kopiepakbon.

De kopiedocumenten kunt u opvragen vanuit de vensters Debiteuren en Crediteuren en verschillende subvensters (Zoeken > Debiteurkaart, Zoeken > Crediteurkaart + Zoeken > Journaalpost, Zoeken > Openstaande posten). Deze subvensters kunt u ook vinden in andere vensters waarin het kopiedocument kan worden opgevraagd.

Module-afhankelijke vensters:

Optie	Venster	Module
Zoeken > Kopiedocumenten	Verkoopfacturen	Facturering I of II*
Zoeken > Kopiedocumenten / Zoeken > Kopiepakbon	Verkooporders	Verkooporders
Zoeken > Kopiefactuur	Aanmaningen	Aanmaningen*
Zoeken > Kopiefactuur	Openstaande postenanalyse	Aanmaningen*
Zoeken > Kopiebestelbon	Inkooporders	Inkoop I
Zoeken > Kopiedocumenten	Uitgifte-opdrachten	Goederenuitgifte

* De modules in Solo zijn Facturering Solo en Aanmaningen Solo.

3. Kopiedocumenten in backup meenemen

Aangemaakte kopiedocumenten (kopiefacturen, kopiebestelbonnen, kopiepakbonnen, kopie-aanmaningen) kunt u laten meenemen in een administratiebackup. Hiervoor wordt de volledige map van de kopiedocumenten gebruikt die staat ingesteld in de administratie-instellingen (Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Kopiedoc). In dit venster kunt u de volgende opties markeren: Kopiedocumenten in backup meenemen en Kopiedocumenten meenemen bij administratie meenemen.

Hiermee worden de kopiedocumenten in de backup meegenomen afhankelijk van de optie u kiest in het venster Administraties: Document > Backup > Aanmaken of Document > Administratie distribueren > Administratie meenemen. Meer informatie over het aanmaken van een backup in AccountView kunt u vinden in "Vanuit AccountView aanmaken en terugzetten".

4. Achtergrondafbeeldingen kopiedocumenten

Aan kopiedocumenten kunt u (net als bij elektronisch verstuurde verkoopdocumenten) een PDF-achtergrond toevoegen. De achtergrond kan bijvoorbeeld dezelfde functie vervullen die voorgedrukt briefpapier heeft: het bevat de vaste gegevens voor het document, zoals het bedrijfslogo, de adresinformatie en de betalingsgegevens.

De achtergrond moet een PDF-bestand zijn. U kunt ervoor kiezen om alle bladen van de PDF-documenten te voorzien van dezelfde achtergrond, maar u kunt ook, net als bij voorgedrukt briefpapier, werken met een voorblad en vervolgbladen. Een overzicht van de mogelijkheden en de stappen voor het inrichten van deze functionaliteit vindt u in "PDF-achtergrond koppelen".

5. Kopiedocumenten worden niet aangemaakt

Wanneer er is ingesteld om kopiedocumenten aan te maken maar deze verschijnen niet in het venster Kopiedocumenten, dan zijn nog niet alle benodigde instellingen juist ingesteld. Controleer dit aan de hand van de stappen in "1. Kopiedocumenten automatisch aanmaken".

Als er wel kopiedocumenten zichtbaar zijn in het venster Kopiedocumenten maar u krijgt bij het openen van het kopiedocument de melding “Bestand ... niet gevonden” dan zult u de stappen moeten volgen in "Er worden geen PDF-documenten aangemaakt in AccountView".

6. Kopiedocumenten beveiligen

U kunt PDF-beveiligingsinstellingen invoeren voor kopiedocumenten die worden aangemaakt. Daarmee kunt u ervoor zorgen dat uw administratiegegevens worden bekeken en gebruikt door degene voor wie ze zijn bedoeld, en gewijzigd door degene die dat mag. Met de volgende stappen kunt u dit instellen:

1. Kies Opties > Instellingen > Systeem > Algemeen.
2. Selecteer Adobe Portable Document Format (PDF) in Formaat.
3. Kies Instellingen. Het venster PDF-instellingen wordt geopend.

Met deze instellingen legt u PDF-beveiliging vast voor kopiedocumenten:

• Wachtwoord eigenaar: een wachtwoord waarmee de beveiliging van het PDF-bestand later kan worden gewijzigd
• Wachtwoord gebruiker: een wachtwoord waarmee het PDF-bestand later moet worden geopend

Niet toestaan:

• Afdrukken: het PDF-bestand mag niet worden afgedrukt 
• Wijzigen: het PDF-bestand mag niet worden gewijzigd
• Inhoud kopiëren: de tekst in het PDF-bestand mag niet worden gekopieerd
• Velden toevoegen/wijzigen: er mogen geen velden van het PDF-bestand worden gewijzigd of eraan worden toegevoegd

In Adobe Acrobat Reader vindt u dezelfde instellingen onder Bestand > Eigenschappen (File > Document > Properties).

Let op: Als u een kopiedocument hebt beveiligd met een wachtwoord, dan moet u het wachtwoord goed onthouden. Wachtwoorden worden in het PDF-bestand bewaard, niet in AccountView. In AccountView kunt u dus geen invloed uitoefenen op het wachtwoord dat aan een PDF-bestand is toegevoegd.