Telebankieren: Inlezen bankmutaties

In deze supportnote besteden we aandacht aan het inlezen van bankmutaties zoals in versie 12.0 is geïntroduceerd. Werkt u nog met een oudere versie van AccountView, dan kunt u 'Bankmutaties' vervangen met 'Bankafschriften'. Om bankmutaties te kunnen inlezen, heeft u de module Inlezen bankmutaties nodig plus de module van de bank waarvan u de mutaties wilt inlezen. Er zijn twee manieren om uw bankmutataties in AccountView binnen te halen.

1. Met de directe bankkoppeling haalt u de mutaties direct op in AccountView. Bovendien controleert AccountView of een bepaalde mutatie al aanwezig is in uw bankboek. Dit voorkomt dat mutaties per ongeluk meerdere malen worden ingelezen. 
2. Vanuit uw internetbankieromgeving downloadt u een bestand en vervolgens importeert u dit in AccountView.

Deze supportnote beantwoordt de volgende vragen over het werken met bankmutaties:

Starten met Inlezen Bankmutaties

• Welke instellingen leg ik vast om te beginnen?
• Hoe lees ik de bankmutaties in?
• Hoe maak ik de mutaties klaar om te verwerken?
• Betalingsverschillen automatisch wegboeken
• Hoe werkt autocodering?
• Bankrekeningnummer bijwerken vanuit bankmutatie
• Hoe verwerk ik de bankmutaties?
• Meer informatie

Welke instellingen leg ik vast om te beginnen?

In de stamgegevens van het dagboek waarin u afschriften wilt inlezen, legt u uw IBAN vast, zodat bij het inlezen van de mutaties het juiste dagboek wordt herkend. Kies Bestand > Dagboekbladzijden, klik met de rechtermuisknop op het betreffende dagboek en kies vervolgens Eigenschappen.
Op de tab Bankgegevens legt u het bankrekeningnummer, de IBAN en de bankcode vast. De bankcode is de code die u aan de stamgegevens van een bank geeft. Hierin zijn onder andere het adres en de BIC van de bank vastgelegd. AccountView bepaalt aan de hand van de bankcode de BIC van uw bank.

Hoe lees ik de bankmutaties in?

1. Kies Bestand > Dagboekbladzijden.
2. Kies Document > Bankmutaties (sneltoets F5).
3. Kies Document > Bankafschrift inlezen of Document > Bankafschriften ophalen via directe bankkoppeling (kiest u de tweede optie, dan kunt u verdergaan met stap 6).
4. Selecteer het gewenste formaat en kies Volgende.
5. Selecteer het bestand dat u vanuit uw internetbankieromgeving hebt gedownload en kies Inlezen.
6. De bankmutaties worden ingelezen en zijn daarna zichtbaar in het venster Bankmutaties.
7. Wanneer u dubbelklikt op een mutatie, dan krijgt u onderstaand venster te zien. De mutatie moet u controleren en indien nodig aanvullen voordat u het kunt verwerken tot een dagboekbladzijde. Een regel kan alleen verwerkt worden als de status groen of oranje is en als de som van het bedrag van de gesplitste regels gelijk is aan het ingelezen bedrag. 

Hoe maak ik een bankmutatie klaar om te verwerken?

In het venster Bankmutaties ziet u de regels. Bij het inlezen past AccountView autoherkenning toe om waar mogelijk de debiteur of crediteur, de tegenrekening en het document-/factuurnummer alvast voor u in te voeren. AccountView herkent de bankmutaties op basis van het bankrekeningnummer van uw debiteuren en crediteuren. Ook de postcode, het factuurnummer en het bedrag worden gebruikt voor de herkenning.

Wilt u meer weten over het optimaliseren van de autoherkenning? Bekijk dan de video "Autoherkenning optimaliseren".

U kunt nalezen hoe AccountView een regel heeft herkend in het bewerkingsvenster van de regel onderaan in het grijze meeloopvlak:

Aanvullen bankmutaties

Naast de Autoherkenning kunt u uiteraard ook zelf gegevens verrijken op de bankmutaties. 
Alle menu-opties die u nodig hebt bij het bewerken vindt u onder het menu Bewerken > Bankmutatie

U opent met Enter of F6 de eerste bankmutatie die u wilt aanvullen of wijzigen. Wij adviseren u om het mutatievenster horizontaal te schikken zodat u links alle bankmutaties ziet en rechts de te bewerken bankmutatie.

Plaats de muisaanwijzer in het veld dat u wilt bewerken of gebruik daarvoor de menukeuzeletter (Alt + onderstreepte letter). Als u uw laatste handeling in deze bankmutatie hebt gedaan en u de volgende regel wilt bewerken, dan drukt u op Page Down (op het toetsenbord). Als de wijziging nog niet is bewaard, dan toont AccountView deze vraag:

Splitsen van een bankmutatie

Er kunnen zich diverse situaties voordoen waarbij een regel moet worden gesplitst naar twee of meer regels. 

a) Splitsen over meerdere openstaande posten van één debiteur/crediteur

In dit geval gaat u als volgt te werk.

1) In het bewerkingsscherm, maakt u indien een doc/fac nummer is ingevoerd, dit eerst leeg met Alt+A en Delete.
2) klik dan op F4 om alle openstaande posten van de ingevoerde debiteur/crediteur op te vragen.
3) Markeer met de spatiebalk de posten die u wilt afboeken. Indien er ook creditnota's moeten worden verrekend, markeert u deze eerst en daarna pas de facturen. Elke keer dat u een post markeert ziet u het 'Betaalde Bedrag' in de kolom Betaald Bedrag toegevoegd worden. Bij Restant ziet u wat er nog af te boeken over is. Wanneer u het hele bedrag hebt afgeboekt, klikt u op Enter of OK.

Wanneer u de wijzigingen bewaart met Crtl+S of met Page Down en Wijzgingen Bewaren? bevestigt, worden er automatisch evenveel regels toegevoegd als het aantal facturen dat u hebt afgeboekt. De gesplitste regels kleuren rood. De kolom Bedrag Bankmutatie (beschikbaar vanaf versie 12.0 Service Pack C) is een belangrijk hulpmiddel bij het overzicht van de gesplitste regels. De weergave "Mutatiesplitsing" toont ook de som van de geboekte bedragen.

b) Splitsen over meerdere openstaande posten van meerdere debiteuren/crediteuren

Indien u een bedrag ontvangt van bijvoorbeeld een betaalserviceprovider wat u niet automatisch door AccountView kunt laten verdelen over de betaalde openstaande posten, kunt u dit als volgt zelf handmatig doen. 

1) Kies Ctrl+G om de regel te splitsen. U ziet dan direct dat er een regel is bijgevoegd.
2) Open het bewerkingsscherm en voer de gegevens in van de debiteur en selecteer de openstaande post in het veld Doc/Fac.
3) Met Page Down kunt u de gegevens opslaan en door naar de volgende regel
4) Kies ook hier weer de juiste debiteur en het factuurnummer wat moet worden geboekt en sla ook dit op met Page Down. 
5) Dit herhaalt u tot u alle gesplitste regels hebt gematcht en het totaal van de geboekte regels gelijk is aan het ontvangen bedrag
6) U kunt natuurlijk ook een regel boeken op een grootboekrekeningen (bijvoorbeeld Provisiekosten). Dan hoeft geen Doc/Fac nummer in te geven.

In de weergave "Mutatiesplitsing" ziet u de som van de geboekte bedragen en de status van de regels. Pas als alle regels oranje of groen zijn, is de splitsing gereed om te verwerken.

c) Splitsen over meerdere grootboekrekeningen zonder een debiteur/crediteur

1) Net als bij de situatie onder b) splitst u de regels met Ctrl+G.
2) Maak eventueel het veld Deb/Cred leeg en voer het juiste grootboeknummer in.
3) Maak eventueel ook het veld Doc/Fac leeg
4) Wijzig het bedrag en bewaar middels Page Down om direct door te gaan naar de volgende regel

Groepen regels in één keer wijzigen in bankmutaties

Vanaf versie 12.0 Service Pack C kunt u ook voor meerdere regels in één keer een waarde van een veld wijzigen of leeg maken. Bijvoorbeeld als meerdere regels van dezelfde grootboekrekening moet worden voorzien, is er een opdracht waarmee dat in één keer kan. Naast grootboekrekening kan dit ook voor andere velden gedaan worden. Bijvoorbeeld het leegmaken van het veld Doc/Fac. Met Ctrl+D opent de wizzard waar u de nieuwe waarde kunt opgeven.

Splitsing ongedaan maken

Wanneer u een splitsing ongedaan wilt maken, kan dit met de toetscombinatie Ctrl+N

 

Vanaf versie 12.0 Service Pack C

In Team en Business zijn er extra standaard weergaven meegeleverd in het venster bankmutaties.
Door de extra weergaven is het eenvoudig om de bankmutaties per status te bekijken en verwerken. Bijvoorbeeld eerst alle bankmutaties met status rood (er moet per definitie een bewerking plaatsvinden, voordat de mutatie verwerkt kan worden). Of bijvoorbeeld eerst alle regels met de groene status om gelijk te verwerken.

Verder is er meer overzicht door de toevoeging van de kolom Bedrag Bankmutatie als mutaties gesplitst worden. Deze toont voor de regels het oorspronkelijk ingelezen bedrag. En als een regel gesplitst wordt in meerdere regels, zullen al deze regels hetzelfde ingelezen bedrag tonen en is het zo beter te overzien dat ze bij elkaar horen.

De weergave Mutatiesplitsing is verrijkt met een extra kolom Split. In deze kolom ziet u de gezamenlijke status van de regels die bij elkaar horen. Stel je hebt een bankmutatie gesplitst over twee regels zoals in de afbeelding hieronder. Een van de regels is correct gematcht (groene kleur in kolom Stat) maar de andere bijbehorende regel heeft nog geen grootboeknummer (rode kleur in de kolom Stat) dan is de gezamenlijke status rood in de kolom Split. Beide regels kunnen nog niet verwerkt worden.

Na het aanwijzen van meerdere openstaande posten en door OK te kiezen, worden de extra regels gelijk zichtbaar en kleuren daarbij rood.

Ook zijn er rapporten in het venster Dagboekbladzijden toegevoegd die helpen om grip te houden op het banksaldo. Vooral nuttig voor accountants die klantadministraties voeren en daarbij bankmutaties inlezen en normaliter geen inzage hebben in de bankapplicatie van de klant.

Wij adviseren om met versie 12.0 minimaal Service Pack C te werken om te profiteren van handige weergaven, extra kolommen en rapporten, die u allemaal meer inzicht geven in de bewerkte gegevens. Met name voor het wijzigen in bulk van regels maar ook voor de extra controle en overzicht op de gesplitste regels is Service Pack C een belangrijke aanvulling. 

Betalingsverschillen automatisch wegboeken

In versie 10.0a kunt u kleine bedragen automatisch ongezien laten wegboeken. Staat er in een bankmutatie een bedrag dat net iets afwijkt van dat van de openstaande post waar het bij hoort, dan kunt u het verschil op de rekening Betalingsverschillen laten boeken. U bepaalt zelf hoe hoog het verschil mag zijn. Is het verschil lager dan dat bedrag, dan zal AccountView de regel als correct beschouwen. Het maximumbedrag voor betalingsverschillen die u ongezien laat boeken, legt u vast via Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Financieel I. Daar vindt u het nieuwe veld Max betalingsversch.

Hoe werkt autocodering?

Autoherkenning zoekt de juiste openstaande post bij een betaling of ontvangst. Om afschriftregels waarvoor geen openstaande post bestaat automatisch te herkennen, bijvoorbeeld uw maandelijkse energie-incasso, kunt u een zogenaamde Autocode aanmaken. In de autocode voert u dan zelf kenmerken in waarmee AccountView een incasso of betaling kan herkennen. De herkenning vindt plaats op basis van tekst in de omschrijving of op basis van een bankrekeningnummer of IBAN. Bovendien legt u hier vast welke grootboekrekening, omschrijving of kostenplaats standaard moeten worden gebruikt (kostenplaatsen zijn beschikbaar vanaf AccountView Team).

Zo gebruikt u autocodering:

1. Kies Document > Stamgegevens administratie > Autocodering.
2. Kies Bewerken > Toevoegen (sneltoets: Ctrl+Ins of Ctrl+N) om een nieuwe autocode aan te maken.

De volgende keer dat u een bankmutatie inleest wordt de autocode automatisch toegepast. Met Document > Autoherkenning zorgt u ervoor dat de autoherkenning opnieuw wordt toegepast. Hiermee kunt u direct testen of een aangemaakte autocode ook werkt zoals u heeft bedoeld.

Tip: Kies Document > Autocode aanmaken in het venster Bankmutaties om een nieuwe autocode op basis van de geselecteerde afschriftregel aan te maken.

Bankrekeningnummer bijwerken vanuit bankmutaties

Vanaf versie 10.0a kunt u uw debiteur- en crediteurgegevens actualiseren met de bankrekeningnummers in de bankmutatie. Als u een debiteur- of crediteurnummer in het bankmutatie invoert, dan controleert AccountView of het rekeningnummer al in de stamgegevens van die relatie voorkomt. Komt het rekeningnummer nog niet in de stamgegevens voor, dan wordt het venster Bankrekening overnemen weergegeven. Daar kunt u aangeven of de rekening moet worden overgenomen. Voor IBAN's wordt, naast het rekeningnummer, ook de bankcode bijgewerkt.

Vanaf versie 11.0 is het mogelijk om deze functionaliteit geheel of voor bepaalde debiteuren/crediteuren uit te zetten. Let wel dat hierdoor de herkenning mogelijk minder optimaal werkt.

Voor een enkele relatie uitzetten

Ga naar de specifieke relatie en open de stamgegevens. Op het tabblad Financieel vinkt u Derde Partij aan. Dit is bedoeld voor relaties die via een tussenpartij geld aan u overmaken.

Voor de hele administratie en alle relaties uitzetten

Ga hiervoor naar Opties > Instellingen Administratie > Financieel I en markeer Bankrekeningnr niet overnemen

Hoe verwerk ik de bankmutaties naar het bankdagboek?

Vanaf versie 10.0 ziet u in de kolom Status gekleurde pictogrammen die aangeven welke regels u nog moet contoleren: 

	de regel bevat voldoende informatie om te kunnen verwerken
	de regel moet u nog even controleren. Klik op de knop Status voor meer informatie.
	er zijn meer gegevens nodig om de regel te kunnen verwerken

Regels met een groene of oranje status kunnen worden verwerkt. Regels met een rode status niet. Alle mutaties die u tegelijk verwerkt en van dezelfde periode zijn, komen in dezelfde dagboekbladzijde. U kunt er dus ook voor kiezen, om alle mutaties van dezelfde dag gezamenlijk te verwerken, zodat u toch een saldo per dag kunt terugzien in uw bankdagboek. Dit is echter niet noodzakelijk.

1) Om te verwerken markeert u de regels met uw spatiebalk, of markeert in een groepering via de menu-optie Zoeken > Alles markeren
2) Daarna kiest u voor Document > Bankmutaties verwerken of Document > Bankafschriten verwerken

In lagere versies dan 10.0

Wanneer bij alle afschriftregels van een afschrift de kolom Acc is gemarkeerd, dan kunt u het afschrift verwerken met Document > Afschriftregels verwerken. Er wordt dan een nieuwe dagboekbladzijde aangemaakt in het bankdagboek.

Meer informatie

• Webinar: "Elektronisch Betalingsverkeer"
• Supportnote: "Optimaliseren van voorlooptekens"