Visma.net Approval

Hier vindt u antwoorden op vragen over de inrichting, het gebruik en de weergaven van Visma.net Approval die vaak aan ons worden gesteld.

In dit overzicht gaan wij ervan uit dat u de integratiegids hebt doorlopen om Visma.net Approval in te richten. De integratiegidsen voor Visma.net Approval vindt u op deze pagina van onze website: Visma.net Approval koppelen met AccountView.

Vragen over de inrichting van Approval

1. • Hoe kan ik zien of de workflow juist is ingericht?

     Ga hiervoor in Approval naar Configuratie > Workflows en selecteer de workflow die u wilt testen. Boven aan de pagina vindt u de workflowsimulator. Voer de workflowgegevens in en test of de workflow juist is ingericht. Als dit niet het geval is, dan wordt een foutmelding weergegeven.

     

2. • Ik wil Approval inrichten op basis van dimensies (kostenplaatsen, projecten en kostensoorten). Maar als ik Configuratie > Dimensies kies in Approval, dan kan ik geen soorten dimensies selecteren. Wat kan ik doen?

     Meestal betekent dit dat de onderneming nog niet volledig is gesynchroniseerd vanuit AccountView. Ga hiervoor in AccountView naar Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen en kies Document > Visma-diensten > Ondernemingen registreren. Vraag vervolgens het afdrukvoorbeeld op en ga na of de onderneming juist is geregistreerd bij Visma.net. Een foute registratie is meestal een gevolg van ontbrekende gegevens in de administratie-instellingen (Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Adres), bijvoorbeeld de postcode of het adres. Mocht dit het geval zijn, dan leest u het op het rapport. 

     Het kan ook te maken hebben met de verwijzing naar het administratiepad waardoor de administratie niet kan worden benaderd. Zie hiervoor hiervoor de geboden oplossing onder vraag 10. 

3. • Ik krijg de melding dat de workflow niet gedefinieerd is wanneer ik een bladzijde naar de workflow stuur. Ik heb de workflow ingericht op basis van de dimensie (s) kostenplaatsen en/of projecten. De workflow simulator geeft aan dat de workflow juist is ingericht. De kostenplaats en of projectcode heb ik in de inkoopboeking in AccountView opgenomen in de factuurregel.

     In AccountView kunt u de kostenplaats of projectcode vastleggen op bladzijde niveau of op factuurregel niveau. Wanneer u de factuur wilt laten goedkeuren op basis van de kostenplaats of projectcode welke u vastgelegd heeft op de factuurregel dan moet u hiervoor in de workflow nog een instelling vastleggen. Ga hiervoor in Approval naar Configuratie > Workflows en selecteer de juiste workflow. Selecteer de stap en markeer het vinkje Regels goedkeuren. 

     

4. • Ik wil alleen de fiatteur die is vastgelegd in de stamgegevens van de crediteur in AccountView de factuur laten goedkeuren. Kan dit?

     Het is niet mogelijk om een factuur alleen te laten fiatteren door de fiatteur die in de stamgegevens van de crediteur is vastgelegd. Nadat de fiatteur die in de stamgegevens van de crediteur is vastgelegd, de factuur heeft gefiatteerd, is het verplicht dat de factuur vervolgens door een workflow gaat.

5. • Ik probeer een bladzijde via Document > Bladzijde naar workflow sturen te versturen maar krijg de melding “Deze bladzijde kan niet worden verstuurd. Deze bladzijde wordt niet naar de workflow verstuurd.“

     U hebt Approval al ingericht. U hebt Nieuwe bladzijde verplicht in de workflow sturen nog niet gemarkeerd (Document > Stamgegevens administratie > Dagboeken > F6, tabblad Algemeen). U moet dit eerst doen om een bladzijde naar de workflow te kunnen sturen. Daarna kunnen nieuw aangemaakte bladzijden naar de workflow worden verstuurd. Bladzijden die al waren aangemaakt, kunt u niet naar de workflow sturen. Wilt u deze toch naar de workflow sturen, dan moet u deze eerst verwijderen en opnieuw aanmaken.

   
   

Vragen over het gebruik van Approval

6. • Ik verwerk het boekingsvoorstel met Document > Boekingsvoorstellen verwerken en markeer Workflow voor bladzijde direct uitvoeren. Toch worden de bladzijden niet direct naar de workflow verstuurd.

     Het markeren van Workflow voor bladzijde direct uitvoeren werkt alleen in combinatie met het markeren van Facturen direct naar workflow sturen in de stamgegevens van de crediteur, tabblad Workflow. Zo kunt u per crediteur aangeven of dit wenselijk is. 

     Let op: Deze functionaliteit is bedoeld voor inkoopfacturen die vanuit het venster Boekingsvoorstellen of het venster Inkoopfacturen worden doorgezet. Facturen die in het venster Dagboekbladzijden handmatig worden aangemaakt, moeten altijd per factuur handmatig naar de workflow worden gestuurd.

7. • De workflowstatus wordt niet bijgewerkt. Wat kan ik doen?

     Als de workflowstatussen niet worden bijgewerkt, dan kan dit verschillende redenen hebben. Betreft dit alle facturen, dan heeft het meestal te maken met een (tijdelijk) verbindingsprobleem. In dat geval is het raadzaam het advies uit vraag 8 op te volgen.

     Als alleen van enkele facturen de status niet wordt bijgewerkt, dan komt dit vaak doordat een ander proces de bladzijde in gebruik houdt. Dit kan bijvoorbeeld een koppeling met een ander softwarepakket zijn. Meestal zal in het event log een melding staan, bijvoorbeeld "Een andere gebruiker bewerkt de gegevens". In dat geval kan het zijn dat berichten in de Windows Message Queuing zijn blijven hangen. Nadat Approval het een aantal keer niet is gelukt om het bericht aan AccountView aan te bieden, zal dit hier blijven staan. 

     Als de status in AccountView Workflow begonnen is, dan hebt u nog de mogelijkheid het bericht opnieuw via Document > Bladzijde naar workflow sturen te versturen. Hiermee wordt het bericht opnieuw verzonden. Was dit al goedgekeurd, dan komt dit meestal alsnog direct in AccountView binnen als 'goedgekeurd'. In sommige gevallen zal dit opnieuw door de workflow moeten.

     De facturen met de status Verstuurd kunt u opnieuw ter verwerking aanbieden via de AccountView Communication Service Config tool (ACS Config tool). De De ACS Config tool is standaard geïnstalleerd in C:\Program Files (x86)\Visma Software BV\AccountView Communication Service op de server waar AccountView staat. Open hier het bestand AccountView.Net.CommunicationServiceConfig.exe en kies de optie Foutberichten opnieuw ter verwerking aanbieden.

     Als de statussen na deze stappen nog niet zijn bijgewerkt, dan adviseren wij u contact op te nemen met uw AccountView-leverancier of de supportafdeling van Visma.

8. • Ik krijg de melding: "Er is een fout opgetreden bij registreren van AccountView bij On Demand Platform. InternalServerError”

     Meestal wordt deze melding veroorzaakt door het vastlopen van een van de services welke de communicatie tussen AccountView en Visma.net verzorgen. Om dit probleem op te lossen kunt u de AccountView Communication Service (ACS) en de Visma On Premisis Gateway/Visma Cloud Gateway herstarten via de Windows services op de server waar AccountView geïnstalleerd staat. Vraag eventueel uw systeembeheerder u hierbij te ondersteunen.

   
   

9. • Nadat een factuur is goedgekeurd, kan ik deze niet meer wijzigen in de inkoopdagboekbladzijde in AccountView. Is hier een andere manier voor?

     Wanneer de factuur goedgekeurd is, is deze standaard geblokkeerd in de inkoopdagboekbladzijde in AccountView. De factuur is immers goedgekeurd en zal meestal niet meer gewijzigd hoeven te worden. Mocht het toch nog nodig zijn deze te wijzigen dan kan de bladzijde handmatig gedeblokkeerd worden door te kiezen voor Document > Bladzijde (de-) Blokkeren. Deze menu optie kan eventueel via Uitgebreide Toegangsbeveiliging II worden afgeschermd voor gebruikers.

10. • Ik heb een nieuw boekjaar aangemaakt. In het nieuwe boekjaar blijven echter alle  statussen van de facturen op verstuurd staan.

      Dit probleem heeft meestal te maken met de manier waarop het administratiepad is vastgelegd. U krijgt in dit geval in het Event Log (Opties > Event Log) de melding dat de administratiemap niet is gevonden of niet bestaat. Om dit probleem op te lossen gaat u naar Bestand > Administraties en kiest u Bewerken > Administratiemap wijzigen. Daar moet u het pad voor het nieuwe boekjaar omzetten naar een volledig UNC-pad zoals dit ook bij het oude boekjaar staat. Vraag uw systeembeheerder of AccountView-leverancier u hierbij te ondersteunen.

11. • Waar vind ik meer informatie over Approval in combinatie met AccountView?

      Meer informatie vindt u via onze pagina Visma-diensten koppelen met AccountView. Selecteer daar de gewenste versie en klik op Visma.net Approval onder het kopje Visma.net-diensten.

      Op ons leerplatform de Visma Online Academy vindt u tevens een online cursus waarin u leert hoe u Approval kunt installeren en gebruiken. Volg hier eerst de cursus Introductie - Visma Online Academy, waarna u vanuit het dashboard de cursus Visma.net Approval koppelen met AccountView kunt selecteren.

12. • Wat is de maximale grootte van de bijlage die ik kan meesturen naar Approval en welke bestandstypen worden ondersteund?

      De maximale bijlage is 3 MB. De bijlage moet een PDF- of PNG-bestand zijn.

Vragen over Approval-weergaven

13. • Hoe kan ik op de crediteurenkaart of in het venster Openstaande postenanalyse nagaan of een factuur is goedgekeurd?

      Als u met een Business-uitvoering van AccountView werkt, dan kunt u hiervoor een kolom aan uw weergave toevoegen. Als een post wordt goedgekeurd, dan wordt op de achtergrond het vinkje Geblokkeerd voor autom betaling (PG_BLK) vanuit de openstaande posten weggehaald. Deze kolom kunt u toevoegen aan de weergave op bijvoorbeeld de crediteurenkaart. Dit doet u via Beeld > Kolommen. Deze nieuwe weergave kunt u vervolgens met Beeld > Weergave bewaren als opslaan onder een naam die voor u herkenbaar is.

      

      Alle nog niet goedgekeurde facturen hebben nu een vinkje in deze kolom.

      Als u met een Team-uitvoering van AccountView werkt, dan kunt u geen kolommen toevoegen. U kunt wel een weergave maken met Beeld > Selecteren. Bijvoorbeeld een weergave die u Nog niet goedgekeurd noemt. Zie hieronder hoe de selectiecriteria eruit zouden kunnen zien:

      

      Kies vervolgens Beeld > Weergave bewaren als en geef de weergave de naam Nog niet goedgekeurd. Eventueel kunt u op dezelfde manier ook een weergave maken voor de goedgekeurde facturen door nogmaals een selectie te maken maar dan de conditie Nee te kiezen.

14. • Kan ik een signaal ontvangen wanneer de status van een factuur is gewijzigd, bijvoorbeeld afgewezen of goedgekeurd?

      U kunt hiervoor een signaal instellen. Als u met de Contact-app werkt, dan kunt u deze ook nog als pushbericht op uw telefoon laten weergeven. Dit kunt u doen door in het venster Dagboekbladzijde in het inkoopboek een selectie te zetten. Als voorbeeld gebruiken we bladzijden die de status Afgewezen hebben gekregen. Zet met Beeld > Selecteren een selectie op de bladzijde met de status Afgewezen (zie afbeelding).

      

      Kies vervolgens Beeld > Weergave bewaren als en markeer Voor signaal gebruiken.

      

      Vervolgens staat de weergave in het navigatievenster onder Signalen.

      

      Via Beeld > Signaal op basis van weergave kunt u het signaal vervolgens naar wens verder inrichten. Wilt u het signaal ook via de Contact-app als pushbericht ontvangen, dan kunt u nog naar Document > Stamgegevens programma > Weergaven > F6 > Signaal gaan, waar u het vinkje Voor pushbericht gebruiken markeert. Zo kunt u bijvoorbeeld van een nieuwe afgewezen bladzijde een berichtje op uw telefoon ontvangen. 

      Zie voor meer informatie de video Signalen in AccountView. 

15. • Welke gegevens kan ik opzoeken in de vensters Taakoverzicht, Procesoverzicht en Documentoverzicht?

      Gebruikers met de rol System Administrator en System Viewer kunnen deze pagina’s bekijken waarbij de System Administrator ook instellingen kan wijzigen.

      Taakoverzicht:

      Hier kunnen de statussen van de verschillende taken gecontroleerd worden, en kan de System Administrator taken opnieuw toewijzen aan goedkeurders. DIt kan handig zijn als een goedkeurder niet op tijd in staat is om een taak te behandelen.

      Procesoverzicht: 

      In dit scherm worden de taken getoond die nog een proces moeten doorlopen, en kunnen de taken worden geraadpleegd waarvan het proces voltooid is. Door op de taken te klikken kan er gecontroleerd worden waar de taak in het proces is, en welke bewerkingen er zijn uitgevoerd.

      Documentoverzicht:

      Hier kunnen de documenten worden geraadpleegd die gekoppeld zijn aan de taken. Verder kunnen hier ook eventueel geblokkeerde taken door de System Administrator worden goedgekeurd of afgewezen.