Administratiebeheer

Veelgestelde vragen

Nieuwe administratie aanmaken

Bij het aanmaken van een nieuwe administratie kunt er voor kiezen om de nieuwe administratie te baseren op een bestaande Davilex-administratie. De basisgegevens, waaronder de grootboekrekeningen, relaties en artikelen worden dan overgenomen. Het is ook mogelijk om de meest recente beginbalans van die administratie over te nemen.

Wilt u en nieuwe administratie inclusief basisgegevens aan te maken? Klik in het programma op de Davilex-knop linksboven en kies voor Nieuw. In de eerste stap van de wizard kiest u onder Basis voor administratiestructuur voor Bestaande administratie. U kunt vervolgens de bestaande Davilex-administratie selecteren en eventueel de optie Neem de beginbalans over markeren.

Administratie naar andere computer

Met behulp van een reservekopie kunt u uw administratie eenvoudig overzetten naar een andere computer:

  • Maak een reservekopie van uw administratie.
  • Download en installeer de software op de computer waarop u uw administratie wilt voeren.
  • Open het programma en zet de reservekopie terug.

Rapporten exporteren

Rapporten die u opstelt, kunt u eenvoudig exporteren (bijvoorbeeld naar Excel):

  1. Maak een rapport
  2. Klik in de groep Lijst op Kopiëren
  3. Open het andere programma
  4. Plak de gegevens, vaak via Bewerken - Plakken

Gegevens dashboard verbergen

Als u in een multi-user-omgeving werkt en niet wilt dat alle gebruikers inzicht hebben in de informatie en grafieken die het startscherm toont, dan kunt u deze gegevens op gebruikersniveau verbergen. Het al dan niet tonen van het financieel dashboard is namelijk gekoppeld aan het recht Rapportage. Is aan een gebruiker dit recht niet toegekend? Dan zal het startscherm geen financieel dashboard tonen.

De rechten kunt u beheren in het onderdeel Gebruikersbeheer dat u opent door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Gebruikers en rechten.

Logo wordt niet correct afgedrukt

Om verschillende oorzaken kan een logo op een lay-out niet correct worden weergegeven.

Drukt u af naar een pdf-printer? Dan wordt de achtergrond van het logo zwart weergegeven. Hiervoor is geen oplossing beschikbaar, maar wel een alternatief. U kunt uw facturen en orders in dat geval direct vanuit de software via e-mail versturen. De factuur of order wordt dan als pdf toegevoegd aan de e-mail. Zo hoeft u niets te printen en wordt het logo correct getoond.

Ook de kwaliteit van het logo speelt een rol. Het logo kan bijvoorbeeld zwarte vlekken vertonen of blokkerig zijn. Een logo van hoge kwaliteit zal beter worden afgedrukt. Win eventueel advies in van grafisch ontwerper.

Ook de grootte van het logo kan leiden tot een slechte weergave. Door een logo in de lay-out te vergroten of te verkleinen kan kwaliteitsverlies optreden. Wij adviseren u daarom om het logo eerst op te slaan in de grootte waarin het op de lay-out getoond moet worden en dan het logo te plaatsen.

Herhalende facturen

Verstuurt u periodiek dezelfde factuur naar uw klant? Dan kunt u op het tabblad Herhalende factuur van het formulier Factuur toevoegen het herhalingspatroon van de factuur en eventueel een einddatum opgeven. In het vervolg hoeft u in de lijst Verkoopfacturen enkel te klikken op de knop Herhalende facturen genereren en de facturen worden automatisch aangemaakt. Bovendien wordt in het startscherm van het tabblad Facturatie onder het kopje Meldingen aangegeven of er herhalende facturen gegenereerd moeten worden.

Aantal decimalen in artikelprijs aanpassen

In de administratie-instellingen kunt opgeven in hoeveel decimalen de artikelprijs op bijvoorbeeld een factuur getoond wordt. De instellingen opent u door op de Davilex-knop linksboven te klikken en te kiezen voor Instellingen. Ga vervolgens naar het tabblad Algemeen, klik in de groep Instellingen systeem op Layout en ga naar de tab Valuta. Onder het kopje Artikelprijzen kunt u het aantal decimalen opgeven.

Gebruikmaken van betalingsvoorwaarden

Onze software heeft een aantal tools waarmee u uw debiteuren goed kunt beheren. Zo kunt u bijvoorbeeld betalingsvoorwaarden vastleggen en deze voorwaarden koppelen aan debiteuren. Op basis van deze voorwaarden geeft het programma u een melding wanneer de betalingstermijn van één of meerdere facturen is verstreken. Vervolgens genereert u met één druk op de knop aanmaningen.

Om een betalingsvoorwaarde toe te voegen, gaat u naar het tabblad Inrichting en klikt u in de groep Relaties op Betalingsvoorwaarden.

© 2019 Visma Software BV