Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Algemeen

Backups aanmaken en terugzetten

Support ID: AV-52589
Product: AccountView Windows

Omschrijving

Er zijn diverse mogelijkheden om te zorgen voor backups van uw AccountView-bestanden. In deze supportnote beschrijven we op welke manieren en van welke AccountView-bestanden u backups kunt aanmaken en terugzetten.
Regelmatig backups van uw AccountView-bestanden aanmaken geeft u de zekerheid dat u bij calamiteiten altijd kunt terugvallen op een goede kopie van uw AccountView-bestanden, zodat u snel weer verder kunt werken.
Ga op basis van de informatie in deze supportnote (eventueel samen met uw AccountView-leverancier of systeembeheerder) na welke oplossing u gaat gebruiken.

Deze supportnote sluit af met een aantal tips voor het aanmaken en terugzetten van backups van AccountView-bestanden en een video waarin het aanmaken en het terugzetten van de backup wordt getoond.

Oplossing

Er zijn een aantal oplossingen beschikbaar voor het aanmaken en terugzetten van backups van uw AccountView-bestanden:

  1. Vanuit AccountView aanmaken en terugzetten.
  2. Vanuit AccountView per e-mail meenemen en terugzetten.
  3. Vanuit AccountView automatisch laten aanmaken.
  4. Buiten AccountView aanmaken en terugzetten.

Hieronder beschrijven we per oplossing de aandachtspunten.

1. Vanuit AccountView aanmaken en terugzetten

Bij deze optie maakt AccountView een gecomprimeerd bestand dat de administratiebestanden bevat. Door Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Kopiedoc te kiezen en Kopiedocumenten in backup meenemen te markeren, zorgt u ervoor dat kopiefacturen, kopiebestelbonnen, kopiepakbonnen, en kopieaanmaningen worden meegenomen in de backup.

1.1. Aanmaken

Zo maakt u een backup van de administratie aan:

  1. Kies Bestand > Administraties en selecteer uw administratie.
  2. Kies Document > Backup > Aanmaken.



  3. Gebruik als backup-map bijvoorbeeld 'c:\backup\'. U kunt het backup-bestand eventueel met een wachtwoord beveiligen. De backup kan dan alleen worden teruggezet als u het juiste wachtwoord invoert. Gebruik een wachtwoord alleen als dat noodzakelijk is.
  4. Kies Volgende.
  5. Kies Ja als de melding "Map 'c:\backup\' bestaat niet. Map aanmaken?" verschijnt.
  6. De map zal worden aangemaakt en onderstaand venster verschijnt.



  7. Geef bij Admin.bereik aan of u de optie wilt uitvoeren voor de Geselecteerde of de Gemarkeerde administraties, of dat u de optie wilt uitvoeren voor Alle administraties.
    Markeer Alleen gewijzigde administraties meenemen als u van de geselecteerde, gemarkeerde of alle administraties alleen de administraties in de backup wilt meenemen die sinds de vorige backup zijn gewijzigd.
  8. Kies Backup om de backup van de administratie in de aangewezen map aan te maken. Een voortgangsindicator verschijnt: de backup wordt aangemaakt.
  9. Kies Sluiten in het venster waarin wordt getoond dat de administratiebackup succesvol is aangemaakt. Het is mogelijk dat de melding "Er zijn oude backups verwijderd." verschijnt. Dit kan gebeuren als Max backups p admin (maximaal aantal backups per administratie) in Opties > Instellingen > Systeem > Backup wordt overschreden.



  10. Na Sluiten keert u terug in het venster Administraties.

1.2. Terugzetten

Het terugzetten van een administratiebackup die is gemaakt in AccountView doet u met de volgende stappen:

  1. Kies Bestand > Administraties.
  2. Kies Document > Backup > Administratiebackup terugzetten.
  3. Selecteer bij Map de locatie van de terug te zetten backup. Dat is de map die u hebt opgegeven bij het aanmaken van de backup. Deze map bevat twee submappen: admins en system.
  4. In het volgende venster van de wizard ziet u een overzicht van de administraties waarvan backups beschikbaar zijn. Selecteer de gewenste administratie en kies Volgende.
  5. Als er meer dan één backup-versie van deze administratie bestaat, kunt u kiezen welke u wilt terugzetten. Kies hierna Volgende.
  6. Als de administratiecode in de backup overeen komt met de administratiecode van de administratie die u hebt geselecteerd in het venster Administraties, dan is de optie Zet terug in oorspronkelijke administratie gemarkeerd. De overige twee opties zijn alleen te markeren als de administratiecodes niet overeenkomen.



  7. Onder Administratiegegevens controleert u of de gegevens inderdaad overeenkomen met de backup die u wilt terugzetten. Als u bij het aanmaken van de backup een wachtwoord hebt opgegeven, voert u datzelfde wachtwoord in en kiest u Terugzetten om de actie te voltooien.

2. Vanuit AccountView per e-mail meenemen en terugzetten

Deze oplossing kunt u inzetten als u uw administraties buiten uw bedrijf wilt archiveren. Door Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Kopiedoc te kiezen en Kopiedocumenten meenemen bij administratie meenemen te markeren, zorgt u ervoor dat kopiefacturen, kopiebestelbonnen, kopiepakbonnen, en kopieaanmaningen worden meegenomen bij het meenemen van deze administratie.
Houd er rekening mee dat deze oplossing alleen mogelijk is als u met Opties > Instellingen > SysteemAlgemeen de optie E-mail via MAPI of Email via Microsoft Outlook hebt geselecteerd in het veld E-mailsysteem. Hebt u E-mail versturen via SMTP geselecteerd, dan kunt u een backup maken zoals beschreven in "Vanuit AccountView aanmaken en terugzetten" en deze versturen met uw e-mailprogramma.

2.1. Per e-mail meenemen

Voordat u van deze oplossing gebruik kunt maken moet u AccountView inrichten voor het versturen van e-mail. Gebruik hiervoor "E-mail versturen vanuit AccountView". Nadat deze inrichting is voltooid, kunt u met de volgende stappen vanuit AccountView een administratie per e-mail meenemen:

  1. Kies Bestand > Administraties en selecteer uw administratie.
  2. Kies Document > Administratie distribueren > Administratie meenemen.
  3. Markeer in het onderdeel Actie het medium Naar e-mail.



  4. Voer het e-mailadres in waar u de meegenomen administratie naar toe wilt sturen.



  5. Als u de mee te nemen administratie wilt beveiligen, dan voert u bij Wachtwoord een wachtwoord in. Voer dit wachtwoord ter controle nogmaals in bij Bevestiging. Zorg ervoor dat u het wachtwoord weet als u de administratie gaat terugzetten.
  6. Kies Volgende.

  7. Kies Voltooien.
  8. Verstuur de e-mail. Hierna keert u terug in het venster Administraties.

2.2. Terugzetten vanuit e-mail

Voordat u van deze oplossing gebruik kunt maken moet u AccountView inrichten voor het versturen van e-mail. Gebruik hiervoor "E-mail versturen vanuit AccountView". Nadat deze inrichting is voltooid, kunt u met de volgende stappen vanuit AccountView een administratie per e-mail terugzetten:

  1. Kies Bestand > Administraties.
  2. Kies Document > Administratie distribueren > Administratie terugzetten.
  3. Markeer Vanuit e-mail bij Medium.
  4. Voer in het veld E-mailadres het e-mailadres in van de afzender waarvan u de administratie hebt ontvangen. Dit veld kunt u leeg laten om alle e-mailberichten met een administratie te tonen. Desgewenst markeert u Alleen ongelezen e-mail en E-mail verwijderen na terugzetten.



  5. U krijgt vervolgens een lijst te zien met de gevonden e-mails. Kies eventueel E-mail tonen om te controleren of die de juiste is.



  6. Kies Volgende. U krijgt een venster te zien met de informatie over de ingepakte administratie. Hier kunt u nogmaals controleren of dat de administratie is die u wilt uitpakken.
  7. Als de administratiecode van de terug te zetten administratie overeenkomt met de administratiecode waarin u deze wilt terugzetten, dan is de optie Zet terug in oorspronkelijke administratie gemarkeerd. De overige twee opties zijn alleen te markeren als de administratiecodes niet overeenkomen.
  8. Voer het Wachtwoord in als de administratie met een wachtwoord is beveiligd, en kies Voltooien om de administratie terug te zetten.

3. Vanuit AccountView automatisch laten aanmaken

Met deze optie kunt u ervoor zorgen dat automatisch backups van uw AccountView-administraties en -systeem worden gemaakt als de laatste gebruiker AccountView heeft afgesloten. Het instellen van gegevens voor de procedure is eenmalig. Voor het goed functioneren is het belangrijk dat alle gebruikers iedere dag AccountView afsluiten.

Als binnen uw organisatie geen proces is ingeregeld waarmee buiten AccountView om een backup wordt gemaakt van de AccountView-bestanden, dan kunt u overwegen deze optie in te zetten.

Kies Opties > Instellingen > Systeem > Backup om deze functionaliteit in te richten:

  1. Kies Toevoegen bij Extra systeembackup-mappen als u extra mappen wilt meenemen bij het maken van een backup van het AccountView-systeem. Het gaat daarbij om mappen waarin u bestanden hebt geplaatst die nodig zijn om AccountView goed te laten werken. Denk daarbij aan bestanden met layouts, pictogrammen voor knoppenbalken en documenten.
  2. Selecteer in Standaardbackup-map de map waarin u de backups van administraties en systeembestanden standaard wilt laten opslaan. Deze map wordt getoond voordat de backup wordt gemaakt en kan desgewenst op dat moment worden overschreven.
  3. Vul desgewenst bij Standaardwachtwoord en Bevestiging een standaardwachtwoord in waarmee backups moeten worden beveiligd. Het standaardwachtwoord is desgewenst te wijzigen op het moment dat de backup gemaakt gaat worden.
  4. Voer bij Max backup p admin in hoeveel backup-versies u per administratie wilt bewaren.
  5. Voer bij Max systeembackups in hoeveel backup-versies u van het systeem wilt bewaren.
  6. Markeer Backup aanbieden als (laatste) gebruiker afsluit als u wilt dat AccountView periodiek voorstelt een automatische backup te maken. Bij Vanaf tijd vult u in vanaf welk tijdstip AccountView de (laatste) gebruiker bij het afsluiten mag voorstellen de automatische backup te maken. Het voorstel zal alleen worden gedaan als een van de intervallen is verlopen. Deze intervallen geeft u op bij Backup-interval admin en Backup-interval systeem.

4. Buiten AccountView aanmaken en terugzetten

Deze optie wordt vaak ingezet door bedrijven die gebruikmaken van een geautomatiseerd backup-proces binnen hun netwerkomgeving. Het is ook mogelijk deze optie in te zetten waarbij u gebruikmaakt van de Windows Verkenner en u de AccountView-bestanden kopieert. Door rekening te houden met onderstaande aandachtspunten bent u in staat een backup te maken van al uw AccountView-bestanden.

  1. De mappen waarin de AccountView-programmabestanden en -systeemtabellen zijn opgeslagen vindt u met Help > Info in AccountView.
  2. Gebruik in het venster Administraties de kolom Map administratie als u de locaties van uw administratiebestanden wilt opzoeken.
  3. Het is mogelijk dat u AccountView-bestanden bewaart buiten de mappen van punt 1 en 2. Dit kunt u als volgt controleren:
    • Kies Opties > Instellingen > Administratie > Kopiedoc.
    • Kies Document > Stamgegevens administratie > Taalcodes. Doorloop bij de stamgegevens van de taalcodes alle tabbladen om te controleren op verwijzingen naar bestanden.

Als u gebruikmaakt van deze optie om backups te maken van uw AccountView-bestanden, dan kunt u uw backup-programmatuur of Windows verkenner gebruiken om deze bestanden terug te plaatsen.

Let op: Als u programmabestanden, systeemtabellen of administratiemappen moet terugzetten uit een backup, zet dan alleen volledige mappen terug en niet afzonderlijke bestanden.

Tips

  1. Zorg ervoor dat u de enige gebruiker bent die in een AccountView-administratie is ingelogd als u hiervan een backup wilt maken. Kies Document > Stamgegevens programma > Ingelogde gebruikers om te controleren welke gebruikers in welke administraties ingelogd zijn.
  2. Wilt u een backup maken van uw AccountView-systeem, zorg er dan voor dat een COM-koppeling of de AccountView Backoffice Server (Service) niet meer is ingelogd.
  3. In een Business-uitvoering met de module Uitgebreide toegangsbeveiliging II kunt u via het venster Systeemberichten (Document > Stamgegevens systeem > Systeemberichten) regelen dat gebruikers AccountView afsluiten.

Video

In onderstaande video ziet u hoe u in AccountView een backup aanmaakt en terugzet: