AccountView Support - Algemeen

E-mail versturen vanuit AccountView

Inleiding

In AccountView hebt u de mogelijkheid om gegevens via e-mail te versturen. De integratie met uw e-mailprogramma biedt u de volgende functionaliteit in AccountView:

Algemeen

Specifieke modules

Vanaf versie 9.6 zijn de mogelijkheden voor het e-mailen vanuit AccountView sterk uitgebreid. Als u met een lagere versie werkt, raden wij aan eerst de update aan te vragen via de pagina Update aanvragen.

Overzicht

1. Algemene informatie
    1.1 E-mailprofielen en E-mailsjablonen
2. E-mailsysteem kiezen
    2.1 E-mail via MAPI
          2.1.1 E-mailprofiel
          2.1.2 Systeeminstellingen
          2.1.3 Persoonlijke e-mailinstellingen
    2.2 E-mail via Microsoft Outlook
          2.2.1 E-mailprofiel
          2.2.2 Systeeminstellingen
          2.2.3 Persoonlijke e-mailinstellingen
          2.2.4 E-mailen vanaf een algemeen verzendadres
          2.2.5 E-mail verplaatsen na verzenden
    2.3 E-mail versturen via SMTP
          2.3.1 E-mailprofiel
          2.3.2 Systeeminstellingen
          2.3.3 Persoonlijke e-mailinstellingen
          2.3.4 BCC vastleggen
          2.3.5 Antwoordadres vastleggen
3. Mogelijkheden voor het koppelen van het e-mailprofiel
    3.1 E-mailprofiel in de systeeminstellingen
    3.2 E-mailprofiel in de administratie-instellingen
    3.3 E-mailprofiel in de e-mailsjabloon
    3.4 Volgorde van e-mailinstellingen
4. Mogelijkheden voor specifieke modules
    4.1 E-mailprofiel instellen voor de module BusinessAlerter

1. Algemene informatie

1.1 E-mailprofielen en E-mailsjablonen

AccountView biedt veel flexibiliteit voor de inrichting van uw uitgaande mailverkeer. Dit wordt mogelijk gemaakt via zogeheten e-mailprofielen. In de e-mailprofielen legt u alle benodigde instellingen vast voor de koppeling met uw e-mailaccount. In de e-mailsjabloon, daarentegen, legt u vast hoe het e-mailbericht eruit moet komen te zien. Hierin legt u gegevens vast die kunnen worden hergebruikt, zoals een bepaalde disclaimer of een pdf met uw algemene voorwaarden.

Het e-mailprofiel kunt u vervolgens koppelen aan een e-mailsjabloon. Vervolgens kunt u per proces (bijvoorbeeld verkoopfacturen en aanmaningen) een andere e-mailsjabloon gebruiken. Op deze manier kunt u instellen dat u de facturen verstuurt met het mailadres van uw verkoopafdeling terwijl de aanmaningen worden verstuurd met de afzender debiteurenbeheer.

In het webinar Elektronische documenten leert u hoe u AccountView inricht om digitale facturen en andere documenten vanuit de software te versturen. Dit webinar is interessant voor iedereen die digitale documenten zoals facturen, aanmaningen en orderbevestigingen vanuit AccountView wil versturen.

2. E-mailsysteem kiezen

De eerste stap is het aanmaken van een e-mailprofiel en het kiezen van het e-mailsysteem. Afhankelijk van het e-mailprogramma dat u gebruikt, hebt u hier een aantal mogelijkheden. AccountView ondersteunt de volgende koppelingen:

  • Microsoft Outlook: via het lokale mailprofiel of Microsoft Exchange
  • MAPI: bijvoorbeeld Windows Live Mail en Mozilla Thunderbird
  • SMTP (alleen verzenden van e-mail): bijvoorbeeld Gmail en Office 365

2.1 E-mail via MAPI

Dit e-mailsysteem is bedoeld voor gebruikers met een lokaal e-mailprogramma dat alleen MAPI ondersteunt, zoals Windows Live Mail of Mozilla Thunderbird. Als u werkt met Microsoft Outlook, dan raden we aan om het e-mailsysteem E-mail via Microsoft Outlook te kiezen. Via MAPI kunt u de e-mails alleen als platte tekst versturen en dus zonder opmaak, zoals een ander lettertype, de kleuren van uw huisstijl of een afbeelding van uw logo.

2.1.1 E-mailprofiel

MAPI-instellingen-nieuw

  1. Kies Document > Stamgegevens systeem > E-mailprofielen.
  2. Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+Ins/Ctrl+N).
  3. Voer een Profielcode en Profielomschrijving in.
  4. Selecteer het e-mailsysteem E-mail via MAPI.
  5. Ga naar de tab MAPI.
  6. Markeer Standaardprofiel als u het standaardprofiel wilt gebruiken dat in Windows is ingesteld. Als u het veld Standaardprofiel niet markeert, dan kunt u een ander profiel kiezen.
  7. Door het veld Automatisch handtekening aan het eind van een nieuw bericht toevoegen te markeren, kunt u eventueel een standaardhandtekening vastleggen.
  8. Kies OK.

2.1.2 Systeeminstellingen

  1. Kies Opties > Instellingen > Systeem > Algemeen.
  2. Selecteer in het veld E-mailprofiel het aangemaakte MAPI-e-mailprofiel.

2.1.3 Persoonlijke e-mailinstellingen

In de persoonlijke instellingen kunt u nog afwijken van de instellingen die zijn vastgelegd in het e-mailprofiel in de systeeminstellingen. Het is mogelijk om te e-mailen vanuit een ander e-mailaccount met een e-mailprofiel van de lokale e-mailcliënt of om een persoonlijke handtekening in te voeren.

MAPI-instellingen-persoonlijk

  1. Kies Opties > Instellingen > Persoonlijk > Starten.
  2. Kies Wijzigen bij E-mail instellen.
  3. Markeer het veld Persoonlijke e-mailinstellingen gebruiken als u voor deze AccountView-gebruiker een ander e-mailprofiel of een persoonlijke handtekening wilt gebruiken.

2.2 E-mail via Microsoft Outlook

Dit e-mailsysteem is bedoeld voor het gebruik van Microsoft Outlook of Microsoft Exchange. Bij het versturen wordt er verbinding gemaakt met het e-mailaccount in Microsoft Outlook.

De voorwaarden voor het e-mailen via Microsoft Outlook zijn:

  • Er moet altijd een lokale e-mailcliënt zijn geïnstalleerd op de pc waar AccountView wordt opgestart.
  • AccountView ondersteunt alleen de 32-bits versies van Microsoft Outlook. Zie ook: Ondersteuning Microsoft Office.

2.2.1 E-mailprofiel

Outlook-instellingen-nieuw

  1. Kies Document > Stamgegevens systeem > E-mailprofielen.
  2. Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+Ins/Ctrl+N).
  3. Voer een Profielcode en Profielomschrijving in.
  4. Kies het e-mailsysteem E-mail via Microsoft Outlook.
  5. Ga naar de tab Outlook.
  6. Selecteer Microsoft Exchange Server of Mail-profiel in het veld Mail-verbinding op basis van uw situatie:
    1. Mail-profiel: U kunt vervolgens Standaardprofiel markeren als u het standaarde-mailprofiel wilt gebruiken dat in Windows is ingesteld en dat u standaard in Outlook gebruikt. Als u het veld Standaardprofiel niet markeert, dan kunt u een ander profiel kiezen.
    2. Microsoft Exchange Server: U doet dit als u bijvoorbeeld ;vanuit AccountView met een ander e-mailaccount wilt e-mailen dan het e-mailaccount dat u in Outlook gebruikt. U moet dan het serveradres van de Exchange-server en het e-mailadres van de gebruikersaccount op de Exchange-server opgeven.
  7. Markeer het veld E-mail verzenden in HTML-formaat, zodat u extra opmaakmogelijkheden hebt.
  8. Door het veld Automatisch handtekening aan het eind van een nieuw bericht toevoegen te markeren, kunt u via de knop Tekst wijzigen een standaardhandtekening vastleggen voor dit e-mailprofiel.
  9. Kies OK.

2.2.2 Systeeminstellingen

  1. Kies Opties > Instellingen > Systeem > Algemeen.
  2. Selecteer in het veld E-mailprofiel het aangemaakte Outlook-e-mailprofiel.

2.2.3 Persoonlijke e-mailinstellingen

In de persoonlijke instellingen kunt u nog afwijken van de instellingen die zijn vastgelegd in het e-mailprofiel in de systeeminstellingen. De instellingen hierin zijn afhankelijk van de keuze in het veld Mail-verbinding in het e-mailprofiel (stap 6 in 2.2.1 E-mailprofiel).

Als u Mail-profiel hebt geselecteerd, dan kunt u het veld Standaardprofiel markeren. U hebt dan twee mogelijkheden: e-mailen vanuit het standaard e-mailprofiel in Windows of e-mailen vanuit een ander e-mailaccount met een e-mailprofiel van de lokale e-mailcliënt.

Als u Microsoft Exchange Server hebt geselecteerd, dan kunt u e-mailen vanuit het e-mailadres dat u in het veld Mail Account invoert.

Outlook-persoonlijk-instellingen-nieuw

  1. Kies Opties > Instellingen > Persoonlijk > Starten.
  2. Kies Wijzigen bij E-mail instellen.
  3. Markeer het veld Persoonlijke e-mailinstellingen gebruiken als u voor deze AccountView-gebruiker een e-mailaccount via Exchange wilt instellen, een ander e-mailprofiel wilt gebruiken of een persoonlijke handtekening wilt gebruiken.

2.2.4 E-mailen vanaf een algemeen verzendadres

De keuze voor het e-mailsysteem E-mail via Microsoft Outlook stelt u in staat om alle gebruikers een e-mail vanaf een algemeen e-mailadres te laten versturen vanuit AccountView. 

Mail-verbinding-instellingen-nieuw

  1. Maak eerst een algemeen e-mailprofiel in Microsoft Exchange aan als dit nog niet bestaat, zoals info@bedrijfsnaam.nl.
  2. Selecteer Microsoft Exchange Server bij Mail-verbinding.
  3. Voer in Server het serveradres in van de Exchange-server.
  4. Voer het e-mailadres in van het algemene e-mailprofiel. Door dit e-mailaccount op systeemniveau te gebruiken, is het direct voor alle gebruikers actief en kunt u hiervan desgewenst nog per gebruiker afwijken via de persoonlijke e-mailinstellingen.

2.2.5 E-mail verplaatsen na verzenden

Als u beschikt over de Business-uitvoering van AccountView, dan hebt u de mogelijkheid om e-mails direct te versturen vanuit elk willekeurig venster in AccountView via de menu-optie Opties > E-mail. Op de tab Opties in het venster Gegevens per e-mail versturen vindt u het veld E-mail verplaatsen na verzenden. Hiermee kunt u een kopie van alle e-mails die vanuit AccountView worden verstuurd, automatisch laten verplaatsen naar een bepaalde Outlook-map in het beschikbare e-mailprofiel.

Dit zorgt ervoor dat de verstuurde e-mails van de gebruikers vanuit AccountView in een gezamenlijke map met verzonden items als kopie worden opgeslagen.

Opties-instellingen-nieuw

  1. Kies Opties > E-mail.
  2. Kies de tab Opties.
  3. Markeer het veld E-mail verplaatsen na verzenden.
  4. Kies de knop Wijzigen om een map in Outlook aan te wijzen.
  5. Verstuur de e-mail naar een willekeurig e-mailadres om de wijzigingen in het venster Gegevens per e-mail versturen voor deze gebruiker op te slaan.

Het markeren van E-mail verplaatsen na verzenden geldt voor alle e-mails die vanuit AccountView door de gebruiker worden verstuurd. 

2.3 E-mail versturen via SMTP

Dit e-mailsysteem is bedoeld voor het gebruik van een online e-mailcliënt. Bij het versturen wordt er verbinding gemaakt met de online e-mailaccount via het internet of het netwerk. Deze keuze bevat de volgende voordelen ten opzichte van het gebruik van MAPI en Outlook:

  • Er is geen lokale installatie van de e-mailcliënt meer nodig, zoals Outlook.
  • U hoeft niet meer te letten op de ondersteuning door AccountView van de afzonderlijke versies van de lokale e-mailcliënt.

2.3.1 E-mailprofiel

SMTP-instellingen-nieuw

  1. Kies Document > Stamgegevens systeem > E-mailprofielen.
  2. Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+Ins/Ctrl+N).
  3. Voer een Profielcode en Profielomschrijving in.
  4. Selecteer het e-mailsysteem E-mail versturen via SMTP.
  5. Ga naar de tab SMTP.
  6. Voer in het veld Server het serveradres van de SMTP-server in en in het veld Poort het poortnummer waardoor verbinding wordt gemaakt. Mocht u deze gegevens niet beschikbaar hebben, dan kunt u deze opvragen bij de provider.
  7. Voer in het veld Afzender het e-mailadres in van de afzender. Dit kan hetzelfde e-mailadres zijn als het e-mailadres in het veld Gebruikersnaam. Het is ook mogelijk om een algemeen e-mailadres in te voeren zoals info@bedrijfsnaam.nl. Wel moet u toestemming hebben om namens dit e-mailaccount e-mails te versturen. Uw mailprovider of uw systeembeheerder kunnen u hierbij ondersteunen.
  8. Markeer het veld E-mail verzenden in HTML-formaat, zodat u extra opmaakmogelijkheden hebt.
  9. Voer in de velden Gebruikersnaam en Wachtwoord (via de knop Wijzigen) de inloggegevens in van de e-mailaccount waarmee de e-mails moeten worden verstuurd.

Optioneel zijn de velden Antwoord naar en Bcc die hieronder verder worden toegelicht.

2.3.2 Systeeminstellingen

  1. Kies Opties > Instellingen > Systeem > Algemeen.
  2. Selecteer in het veld E-mailprofiel het aangemaakte SMTP-e-mailprofiel.

2.3.3 Persoonlijke e-mailinstellingen

In de persoonlijke instellingen kunt u nog afwijken van de instellingen die in het e-mailprofiel in de systeeminstellingen zijn vastgelegd. Dit is per gebruiker in te stellen.

SMTP-persoonlijk-instellingen-nieuw

  1. Kies Opties > Instellingen > Persoonlijk > Starten.
  2. Kies Wijzigen bij E-mail instellen.

Markeer het veld Persoonlijke e-mailinstellingen gebruiken als u voor deze AccountView-gebruiker een andere afzender, een andere e-mailaccount of een ander antwoordadres wilt vastleggen dan in het e-mailprofiel of als u een persoonlijke handtekening wilt gebruiken.

2.3.4 Bcc vastleggen

U kunt in het e-mailprofiel ook een bcc-adres instellen. Dit kan alleen als u het e-mailsysteem E-mail versturen via SMTP gebruikt. Wanneer u een dergelijk e-mailadres invoert, dan worden alle berichten die u met het desbetreffende profiel verzendt, automatisch ook naar het bcc-adres verzonden zonder dat de ontvanger van de e-mail dit ziet.

Dit is vooral handig wanneer u gebruikmaakt van Office 365. Het versturen van e-mails vanuit een Office 365-account via SMTP heeft (in tegenstelling tot bijvoorbeeld Gmail) als nadeel dat de verzonden items niet worden opgeslagen. Met een bcc-adres kunt u het zo inrichten dat u altijd een kopie van de verstuurde e-mail ontvangt. De kopie van de e-mailberichten kunt u via een eenvoudige 'inbox rule' automatisch laten verplaatsen naar de verzonden items. Uw systeembeheerder kan helpen deze 'rules' in te richten

2.3.5 Antwoordadres vastleggen

Naast het instellen van een bcc-adres is het nu ook mogelijk een e-mailadres in te voeren voor de ontvangst van antwoorden op e-mailberichten die met dit profiel zijn verzonden. Dit zorgt ervoor dat een antwoord op de verstuurde e-mail naar het ingestelde e-mailadres wordt verstuurd. Dit is alleen mogelijk bij het gebruik van het e-mailsysteem E-mail versturen via SMTP. Het is in te stellen in het e-mailprofiel en in de persoonlijke mailinstellingen.

3. Mogelijkheden voor het koppelen van het e-mailprofiel

Nadat er een e-mailprofiel is aangemaakt, is het mogelijk deze op meerdere manieren in te stellen in AccountView.

3.1 E-mailprofiel in de systeeminstellingen

Het is mogelijk om een e-mailprofiel op systeemniveau in te stellen voor alle gebruikers. De gebruikers kunnen dan individueel ervoor kiezen om gebruik te maken van de persoonlijke instellingen om af te wijken van de afzender en het e-mailaccount.

De stappen hiervoor staan beschreven in stap 2 per e-mailsysteem.

3.2 E-mailprofiel in de administratie-instellingen

Het is ook mogelijk om een e-mailprofiel in te stellen per administratie. Voor alle verstuurde e-mailberichten vanuit die administratie wordt dit e-mailprofiel gebruikt. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om per bedrijf een ander afzendadres vast te leggen.

  1. Kies Opties > Instellingen > Administratie.
  2. Kies Administratie in het onderdeel Algemeen.
  3. Selecteer in het veld E-mailprofiel het gewenste e-mailprofiel.

3.3 E-mailprofiel in de e-mailsjabloon

Ten slotte is het mogelijk om een e-mailprofiel in te stellen per e-mailsjabloon. Een e-mailsjabloon kan worden ingesteld per taalcode per administratie. Dit maakt het mogelijk om per proces een ander afzendadres te gebruiken, bijvoorbeeld het e-mailadres facturatie@bedrijfsnaam.nl voor het versturen van de facturen en inkoop@bedrijfsnaam.nl voor het versturen van de bestelbon.

  1. Kies Document > Stamgegevens systeem > E-mailsjablonen > F6.
  2. Selecteer in het veld E-mailprofiel op de tab Algemeen het e-mailprofiel dat bij deze sjabloon moet worden gebruikt.
  3. Met de stappen in E-mailsjablonen in taalcodes vastleggen kunt u de e-mailsjablonen in de taalcodes verder inrichten om per proces een ander e-mailprofiel te gebruiken.

Het instellen van het e-mailprofiel in de e-mailsjabloon zorgt ervoor dat ook bij het gebruik van de e-mailsjabloon via bijvoorbeeld Opties > E-mail de ingestelde afzender wordt gebruikt.

3.4 Volgorde van e-mailinstellingen

Met de nieuwe mogelijkheden om op meerdere onderdelen een e-mailprofiel in AccountView vast te leggen, zijn de variaties ook groter geworden, Het e-mailprofiel dat wordt gebruikt, volgt een specifieke volgorde per handeling. Als het veld E-mailprofiel in een van de instellingen is leeggelaten, dan wordt dit overgeslagen in deze volgorde:

  1. Het e-mailprofiel in de gekoppelde e-mailsjabloon in de taalcode of het e-mailprofiel dat is gekoppeld aan de geselecteerde e-mailsjabloon met Opties > E-mail of de knop E-mail bij het versturen van rapporten als PDF.
  2. De administratie-instelling (van de geopende administratie).
  3. De persoonlijke instellingen.
  4. De systeeminstelling.

4. Mogelijkheden voor specifieke modules

4.1 E-mailprofiel instellen voor de module BusinessAlerter

Wanneer u beschikt over de module BusinessAlerter, dan kunt u een e-mailprofiel instellen voor het verzenden van berichten op basis van alerts.

De beheerder kan via e-mail op de hoogte worden gesteld van foutmeldingen die optreden bij het uitvoeren van alerts. Dit is alleen het geval als u het e-mailadres van de beheerder invoert.

  1. Kies Opties > Instellingen > Systeem > Alerts.
  2. Kies de knop Mail-instellingen.
  3. Kies in het veld E-mailprofiel het gewenste e-mailprofiel.