AccountView Support - Algemeen

Inrichten van e-mailprofielen in AccountView

In AccountView hebt u de mogelijkheid om gegevens via e-mail te versturen. De integratie met uw e-mailprogramma (zoals Outlook) of e-mailserver (zoals Office365 en Gmail) biedt u de volgende functionaliteit in AccountView:

In dit artikel beschrijven wij de eerste stap, namelijk het vastleggen van een afzender van de e-mail in AccountView via het e-mailprofiel en de persoonlijke instellingen. Zonder het e-mailprofiel, kunt u geen e-mail versturen vanuit AccountView. Leest u het artikel goed door en schakel eventueel de hulp van uw AccountView-leverancier of systeembeheerder in, als u nog twijfels heeft. 

Om gebruik te maken van alle mogelijkheden, raden wij aan om op een recente versie van AccountView te werken. Kijk bij update om na te gaan of u op de laatste versie werkt.

Inhoudsopgave

  1. Ga van start met een duidelijk plan
  2. Overzicht te verzenden rapporten per e-mail AccountView
  3. E-mailprofiel: zo legt u de afzender van de e-mail vast
    1. De instellingen in het e-mailprofiel
    2. E-mail via MAPI
    3. E-mail via Microsoft Outlook
    4. E-mail versturen via SMTP
    5. Office365 en Gmail en 2-staps verificatie
  4. Persoonlijke e-mail-instellingen

Nadat u deze pagina hebt doorlopen kunt u verder met de inrichting van de e-mailsjablonen en het vastleggen van de routering per proces.

  1. E-mailsjabloon: sjablonen voor begeleidende e-mail-teksten
  2. Zo maakt u uw administratie gereed voor het elektronisch versturen van documenten
  3. Lees hoe je extra bijlagen kunt versturen per e-mail
  4. Lees hoe je je elektronische documenten kunt beveiligen
  5. Zie de veelgestelde vragen over e-mail

1. Ga van start met een duidelijk plan

Veelal wordt de inrichting van de e-mail gedaan door uw leverancier die volledig thuis is in de mogelijkheden en uw wensen. Maar misschien verandert hier iets in in de loop van de tijd en wilt u dit ook in AccountView aanpassen. Voordat u hiermee van start gaat, is het goed om eerst de volgende vragen te beantwoorden.

  1. Wat wilt u gaan versturen per e-mail? Lees wat er mogelijk is.
  2. Vanuit welke mailadressen gaat u e-mail versturen? Kiest u ervoor dat elke medewerker uit zijn persoonlijke e-mailadres verstuurt of gebruikt u liever een gezamenlijke e-mailbox? Het handigst is om een matrix te maken waarin u aangeeft per administratie wat er wordt verstuurd en vanuit welk(e) e-mailadres(sen) dat moet gebeuren.
  3. Wilt u de verzonden e-mails ook in uw e-mailprogramma terugvinden?

Ons advies is om dit eerst schematisch op te stellen. Het is raadzaam om de e-mail integratie samen met uw AccountView-leverancier in te richten. Ook zal uw beheerder van uw mail-server u moeten helpen met de juiste gegevens te kiezen. 

2. Overzicht te verzenden rapporten per e-mail AccountView

3. E-mailprofiel: zo legt u de afzender van de e-mail vast

Omdat AccountView zelf geen e-mail kan versturen, dient u AccountView toegang te geven tot uw e-mailaccount. Dit gebeurt in het e-mailprofiel en eventueel in combinatie met uw persoonlijke instellingen in AccountView. Om een e-mail te versturen vanuit AccountView heeft u minimaal één e-mailprofiel nodig. U kunt meerdere e-mailprofielen aanmaken voor verschillende afzenders. Het e-mailprofiel koppelt u vervolgens aan verschillende niveaus in AccountView (systeeminstellingen, administratieinstellingen, persoonlijke instellingen of aan specifieke processen via het e-mailsjbaloon). Hierover leest u meer op de pagina Rapporten elektronisch versturen.

3.1 De instellingen in het e-mailprofiel

Zoals gezegd hebt u minimaal één e-mailprofiel nodig. Welk e-mailsysteem u ook kiest, u begint altijd als volgt:

  1. Kies Document > Stamgegevens systeem > E-mailprofielen
  2. Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+Ins/Ctrl+N).
  3. Voer een Profielcode en Profielomschrijving in.

imageui5n.png

Er zijn drie typen e-mailprofielen bedoeld voor verschillende e-mailcliënts en e-mailservers. Welke voor u het beste is kunt u het beste overleggen met uw systeembeheerder. De typen vindt u in het veld E-mailsysteem. Hier heeft u de volgende opties

  1. MAPI: bijvoorbeeld Windows Live Mail en Mozilla Thunderbird
  2. Microsoft Outlook: via het lokale Windows mailprofiel of lokale Microsoft Exchange Server
  3. SMTP: bijvoorbeeld Gmail en Office 365

3.2 E-mail via MAPI

Dit e-mailsysteem is bedoeld voor gebruikers met een lokaal e-mailprogramma dat alleen MAPI ondersteunt, zoals Windows Live Mail of Mozilla Thunderbird. Als u werkt met Microsoft Outlook, dan raden we aan om het e-mailsysteem E-mail via Microsoft Outlook te kiezen. Werkt u met Office365 dan raden wij u aan om SMTP te gebruiken. Via MAPI kunt u de e-mails alleen als platte tekst versturen en dus zonder opmaak, zoals een ander lettertype, de kleuren van uw huisstijl of een afbeelding van uw logo.

3.3 E-mail via Microsoft Outlook

Gebruik dit type e-mailprofiel als u e-mail wilt versturen via het persoonlijke outlook-profiel (handig voor rapporten of backups) of als u een lokale Exchange server hebt en u vanuit een specifiek (gedeeld) e-mailadres wilt versturen.

Met dit e-mailprofiel wordt er bij het versturen van de e-mail verbinding gemaakt met Microsoft Outlook of Microsoft Exchange. 

Voorwaarde is dat er altijd een lokale 32-bits e-mailcliënt moet zijn geïnstalleerd op de pc waar AccountView wordt opgestart. Zie ook: Ondersteuning Microsoft Office.

3.4 E-mail versturen via SMTP

Dit e-mailsysteem is bedoeld voor het gebruik van een online e-mailcliënt zoals Office365 en Gmail. Bij het versturen wordt er verbinding gemaakt met de online e-mailaccount via het internet of het netwerk. Deze keuze bevat de volgende voordelen ten opzichte van het gebruik van MAPI en Outlook:

  • Er is geen lokale installatie van de e-mailcliënt meer nodig, zoals Outlook.
  • U hoeft niet meer te letten op de ondersteuning door AccountView van de afzonderlijke versies van de lokale e-mailcliënt.

3.5 Office365 en 2-staps verificatie

Voor Office365 geldt dat er per 1 oktober 2022 de Basic Authentication wordt stopgezet. Dit houdt in dat het wachtwoord van de gebruiker die via SMTP de e-mail verstuurt met een controlecode (2-staps-verificatie) moet worden gecontroleerd. Deze methode van identificatie wordt nog niet door AccountView ondersteund. U kunt dit oplossen door overal waar u een wachtwoord in AccountView invoert bij de e-mailinstellingen van het SMTP account, het normale wachtwoord te vervangen door een app-wachtwoord wat u in Office365 moet aanmaken. Informatie hierover vindt u op de website van Microsoft.

Ook gebruikers van Gmail, die 2-stapsverificatie aan hebben staan op hun account, kunnen een app-wachtwoord gebruiken in plaats van het normale account-wachtwoord.

Heeft u hier nog vragen over, neemt u dan contact op met de beheerder van uw Office365 omgeving. 

4. Persoonlijke e-mail-instellingen

Nadat u een e-mailprofiel hebt aangemaakt kunt u deze vastleggen als het standaard e-mailprofiel binnen AccountView. U legt dit dan vast in de systeeminstellingen.

Ga naar Opties > Instellingen > Systeem > Algemeen

imagengzkd.png

Als u dit hebt vastgelegd en opgeslagen, dan kunt u ook persoonlijke e-mail-instellingen vastleggen. Deze zijn aanvullend op het e-mailprofiel in de systeeminstellingen. 

Ga naar Opties > Instellingen > Persoonlijk > Starten

Persoonlijke_instellingen_profiel.png

Bijvoorbeeld
Er is een algemeen administratie-e-mailadres administratie@bedrijfsdomein.nl van waaruit alles kan worden gemaild. Er wordt gewerkt met AccountView Business en de administratiemedewerkers willen ook regelmatig rapporten versturen vanuit hun persoonlijke e-mailadres. 
Oplossing
Maak een e-mailprofiel type Outlook waarin via de on premise Exchange verbinding wordt gemaakt met de mailbox van administratie@bedrijfsdomein.nl.
Leg dit e-mailprofiel vast in de Instellingen > Systeem in AccountView
Elke gebruiker zal bij zijn Instellingen > Persoonlijk moeten aanvinken dat er vanuit de persoonlijke standaardprofiel moet worden gemaild.