Starten met Visma.net Approval

Support ID: AV-634490
Product: AccountView 9.8 en hoger

Vereisten

Voor het gebruik van Visma.net Approval moet u beschikken over AccountView Team of AccountView Business. Verder hebt u de module Approval-koppeling nodig. U kunt deze zelf aanvragen via Opties > Extra modules bestellen.

Let op: Maakt u nog geen gebruik van AccountView versie 9.8 of hoger? Vraag dan hier de update aan.

Inleiding

Met Visma.net Approval kunt u eenvoudig documenten laten goedkeuren door gebruikers op basis van een workflow. Door Visma.net Approval te integreren met AccountView kunnen inkoopfacturen worden goedgekeurd. Het is een online dienst, waardoor medewerkers ook buiten AccountView de documenten kunnen goedkeuren. Bovendien kunt u - naast deze website - met behulp van de Visma Manager-app de facturen goedkeuren of afwijzen.

Voer eerst de stappen uit die u aantreft in de paragraaf "AccountView inrichten voor Visma.net-diensten". Als u deze stappen al eerder hebt doorlopen, dan kunt u verder met de stappen onder "Visma.net Approval koppelen met AccountView".

Maak AccountView geschikt voor het communiceren met Visma.net Approval. Een wizard helpt u hierbij en de stappen in de wizard spreken voor zich. Mocht u meer willen weten, dan vindt u hierna een korte toelichting op de stappen van de wizard.

Vooraf

Download uw AccountView-licentie met Opties > Licentie downloaden.

Daarna downloadt u de Visma On Premises Gateway op de server waar AccountView is geïnstalleerd.

  1. Ga naar onze webpagina AccountView Extra's.
  2. Ga naar het gedeelte "Visma On Premises Gateway".
  3. Download de Visma On Premises Gateway (OPG) naar de server waar AccountView is geïnstalleerd.
  4. Pak het bestand uit.

U bent nu klaar om in AccountView de Visma-diensten te activeren.

Start de wizard door Opties > Visma-diensten activeren te kiezen.

1. De stap Welkom

  1. Klik op Volgende.

2. De stap Licentie

Voor deze stap hebt u de licentiegegevens nodig die u eerder hebt gedownload.

  1. Open het PDF-bestand met de licentiegegevens en klik met de linkermuisknop in het bestand.
  2. Druk op Ctrl+A en daarna op Ctrl+C.
  3. Ga terug naar AccountView.
  4. Kies in de wizard de knop Plakken vanaf klembord.
  5. Markeer Ik ga akkoord met de voorwaarden (Servicevoorwaarden Visma Software BV) als u akkoord gaat met de voorwaarden.
  6. Kies Activeren.
    AccountView meldt dat de licentie is geactiveerd.
  7. Kies OK.

3. De stap Communicatie

De wizard controleert automatisch of de AccountView Communication Service (ACS) op de aangegeven server actief is. Zie onze veelgestelde vragen als dit niet lukt.

4. De stap Beheerder

Hier voert u in wie de beheerder in AccountView.Net wordt. Wij adviseren om voor dit beheerdersaccount een algemeen e-mailadres te gebruiken. De beheerder kan de verbinding tussen AccountView en AccountView.Net testen.

  1. Kies Aanmaken nadat u de velden hebt ingevoerd.
    De beheerder ontvangt een e-mail op het ingevoerde e-mailadres.
  2. Voer, voordat u verdergaat, de stappen in deze e-mail uit.

5. De stap Gateway

  1. Ga naar de locatie waar u het bestand "opg_Installer.zip" op de server hebt uitgepakt.
  2. Voer de setup.exe uit als Administrator.
  3. Selecteer uw gewenste installatietaal, en kies Volgende.
  4. Markeer Visma On Premises Gateway.
  5. Demarkeer Visma Update en kies Volgende.
  6. Kies Installeren. Er wordt een tweede venster geopend.
  7. Kies daarin Volgende.
  8. Markeer Directe verbinding als u geen gebruikmaakt van een proxyserver, en kies Volgende.
  9. Selecteer Standaard bij Selecteer het installatietype, en kies Volgende.
  10. Demarkeer Visma On Premises Gateway alleen lokaal beschikbaar, en kies Volgende.
  11. Voer de inloggegevens (e-mailadres en wachtwoord) van de beheerder van de Visma.net-diensten in.
    U kunt hier dezelfde gegevens gebruiken als voor AccountView.Net.
  12. Kies Volgende.
    Er wordt gemeld dat de Visma On Premises Gateway is geïnstalleerd, gestart, en verbinding kan maken met Visma.net-diensten.
  13. Kies Sluiten.
  14. Kies Volgende in het eerste venster.
  15. Kies daar ook Sluiten.
  16. Keer terug naar de wizard voor het activeren van de Visma-diensten in AccountView.
  17. Klik op Controleren.
    Als er in dit venster een melding verschijnt, ga dan naar de veelgestelde vraag "Visma diensten koppelen met AccountView".

6. De stap Autorisatie

Hier voert u in wie de beheerder in Visma.net is.

  1. Voer de velden E-mailadres en Wachtwoord in.
  2. Als de gebruiker waarmee u in AccountView bent ingelogd ook de Visma.net-beheerder is, dan kunt u hier ook instellen of u wilt gebruikmaken van Single Sign On. Markeer daarvoor De huidige AccountView-gebruiker [...] ook koppelen aan deze beheerder en voer de velden Voornaam en Achternaam in.
  3. Klik op Autoriseren om de Visma.net-beheerder aan te maken.
  4. Klik in het volgende venster op Voltooien.

U bent nu klaar om Visma.net Approval te koppelen met AccountView.

Voer onderstaande stappen uit om Visma.net Approval met AccountView te laten communiceren. Sla stap 1 over als u al een onderneming hebt aangemaakt voor de administraties waarin u de facturen wilt laten goedkeuren.

1. Onderneming aanmaken

Een administratie kan alleen in Visma.net worden gebruikt als die administratie aan een onderneming is gekoppeld. Met de volgende stappen maakt u een onderneming aan:

  1. Kies Bestand > Administraties.
  2. Selecteer de administratie waarvoor u een onderneming wilt aanmaken.
  3. Kies Document > Onderneming aanmaken.
  4. Voer de velden Ondernemingcode en Omschr onderneming in.
    Let op: Gebruik hiervoor geen jaartallen, want de onderneming bevat alle boekjaren.
  5. Kies Aanmaken.
  6. Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen.
  7. Selecteer de aangemaakte onderneming en druk op F6 om de stamgegevens te openen.
  8. Controleer de kolom Blk.
    Nieuwe administraties zijn standaard geblokkeerd. Demarkeer dit veld pas als de administratie klaar is voor gebruik, dus nadat de beginbalans is overgenomen.
    Opmerking: De onderneming wordt automatisch in Visma.net geregistreerd.

U kunt controleren of de ondernemingen correct zijn geregistreerd via Document > Visma-diensten > Ondernemingen registreren. Het rapport toont welke ondernemingen zijn geregistreerd in Visma.net.

2. Visma.net-gebruiker inrichten voor Approval

Voor het gebruiken van Approval heeft u de keuze om 3 verschillende rollen aan de Visma.net-gebruikers toe te kennen.

  • Invoice Approver: Met deze rol kan de gebruiker facturen goedkeuren, afwijzen en controleren. Het aantal mogelijke gebruikers met deze rol hangt af van uw licentie.
  • System Administrator: Met deze rol kan de gebruiker workflows aanmaken en lopende workflows beheren. Ook kan de gebruiker met deze rol de overzichtpagina's wijzigen. Het aantal gebruikers met deze rol is onbeperkt.
  • System Viewer: Met deze rol krijgt de gebruiker toegang tot dezelfde overzichtpagina's als de System Administrator, maar heeft daarbij geen wijzigingsrechten. Het aantal gebruikers met deze rol is onbeperkt.

Aan één gebruiker kunnen meerdere rollen worden toegekend, en dit kan per onderneming verschillen. Let er hierbij op dat het aantal mogelijke gebruikers met de rol Invoice Approver afhangt van uw licentie.

Met de volgende stappen kent u de rollen toe aan uw gebruikers:

  1. Open Visma.net in uw browser en log in met uw beheerdersaccount, of klik in AccountView op Visma.net in het navigatievenster onder de tab Visma-diensten.
  2. Klik linksboven op Visma Home en klik op Admin in het dropdownmenu.
  3. Klik op Gebruikers en rollen in het venster dat verschijnt.
  4. Klik op de gebruiker waaraan u een Approval-rol wilt toewijzen.
  5. Klik op de knop Toegang geven tot in het venster dat verschijnt.


  6. Selecteer de ondernemingen die voor Visma.net Approval worden gebruikt in de lijst met ondernemingen.
  7. Klik achter de toegevoegde ondernemingen in de kolom Approval, en voeg een of meer rollen toe.
  8. Klik op Opslaan en sluiten als u klaar bent.
  9. Klik hierna op uw gebruikersnaam linksboven en kies Afmelden.

De gemaakte wijzigingen zijn nu doorgevoerd.

3. AccountView inrichten voor Approval

In AccountView richt u per administratie in hoe u wilt omgaan met de facturen. Per inkoopdagboek bepaalt u daarbij of de dagboekbladzijden verplicht naar Approval moeten worden gestuurd.

Stel eerst in hoe de inkoopfacturen die de workflow in gaan, worden geboekt. Dit kan tijdelijk op een grootboekrekening voor te autoriseren kosten, of direct op de desbetreffende kostenrekeningen.

U stelt dit op de volgende manier in:

    1. Kies Opties > Instellingen > Administratie.
    2. Kies Algemeen > Workflow.

Met de volgende stappen stelt u in of de dagboekbladzijden verplicht de workflow in worden gestuurd:

  1. Kies Bestand > Dagboekbladzijden.
  2. Klik met de rechtermuisknop op het inkoopboek en klik op Eigenschappen.
  3. Markeer Nieuwe bladzijde verplicht in de workflow sturen.

Met deze instelling krijgen bladzijden die nieuw worden aangemaakt de status Gereed voor workflow.

U kunt nu gebruikmaken van Visma.net Approval samen met AccountView. Om Approval verder correct in te richten kunt u gebruikmaken van de handleiding Aan de slag met Visma.net Approval en AccountView. Als u de workflow wilt inrichten op basis van kostendragers (projecten, kostenplaats of kostensoorten), dan raden wij u aan om uw AccountView-leverancier in te schakelen. 

gdprsymbol

We gebruiken cookies om informatie te verzamelen over uw bezoek aan onze website. Dit combineren we met data die u via formulieren naar ons stuurt om een profiel te maken zodat we u relevantere informatie kunnen tonen. Door op JA te klikken staat u ons toe om uw persoonlijke informatie te verzamelen en te verwerken zoals hier omschreven.