AccountView Support - Algemeen

Inrichten van e-mailprofielen in AccountView

In AccountView hebt u de mogelijkheid om gegevens via e-mail te versturen. De integratie met uw e-mailprogramma (zoals Outlook) of e-mailserver (zoals Office365 en Gmail) biedt u de volgende functionaliteit in AccountView:

Elektronisch versturen van meerdere typen documenten zoals verkoopfacturen en aanmaningen (zie hier het uitgebreide overzicht per module)
Backups versturen en terugzetten via de mail
Rapporten in pdf-formaat versturen (AccountView Business)
Handmatig versturen van een e-mail vanuit AccountView (AccountView Business)

In dit artikel beschrijven wij de eerste stap, namelijk het vastleggen van een afzender van de e-mail in AccountView via het e-mailprofiel en de persoonlijke instellingen. Zonder het e-mailprofiel, kunt u geen e-mail versturen vanuit AccountView. Leest u het artikel goed door en schakel eventueel de hulp van uw AccountView-leverancier of systeembeheerder in, als u nog twijfels heeft.

Om gebruik te maken van alle mogelijkheden, raden wij aan om op een recente versie van AccountView te werken. Kijk bij update om na te gaan of u op de laatste versie werkt.

Inhoudsopgave

Ga van start met een duidelijk plan
Overzicht te verzenden rapporten per e-mail AccountView
E-mailprofiel: zo legt u de afzender van de e-mail vast
Persoonlijke e-mail-instellingen

Nadat u deze pagina hebt doorlopen kunt u verder met de inrichting van de e-mailsjablonen en het vastleggen van de routering per proces.

1. Ga van start met een duidelijk plan

Veelal wordt de inrichting van de e-mail gedaan door uw leverancier die volledig thuis is in de mogelijkheden en uw wensen. Maar misschien verandert hier iets in in de loop van de tijd en wilt u dit ook in AccountView aanpassen. Voordat u hiermee van start gaat, is het goed om eerst de volgende vragen te beantwoorden.

Wat wilt u gaan versturen per e-mail? Lees wat er mogelijk is.
Vanuit welke mailadressen gaat u e-mail versturen? Kiest u ervoor dat elke medewerker uit zijn persoonlijke e-mailadres verstuurt of gebruikt u liever een gezamenlijke e-mailbox? Het handigst is om een matrix te maken waarin u aangeeft per administratie wat er wordt verstuurd en vanuit welk(e) e-mailadres(sen) dat moet gebeuren.
Wilt u de verzonden e-mails ook in uw e-mailprogramma terugvinden?

Ons advies is om dit eerst schematisch op te stellen. Het is raadzaam om de e-mail integratie samen met uw AccountView-leverancier in te richten. Ook zal uw beheerder van uw mail-server u moeten helpen met de juiste gegevens te kiezen.

2. Overzicht te verzenden rapporten per e-mail AccountView

Rapport/Document/Backup	Module	Uitvoering	Taalcode
Aanmaningen (1e, 2de, 3de)	Aanmaning	Solo* / Team / Business	Ja
Verkoopfactuur	Facturering Solo/ Facturering II*	Solo* / Team / Business	ja
Orderbevestiging	Verkooporders	Team / Business	ja
Aanbetaling-proformafactuur	Verkooporders	Team / Business	ja
Pakbon	Verkooporders	Team / Business	ja
Abonnementlayout	Abonnementen	Team / Business	ja
Bestelbon	Inkoop	Team / Business	ja
Baliefactuur	Baliefacturering	Team / Business	ja
Auditfile	nvt	Solo / Team / Business	nee
Administratie-backup	nvt	Solo / Team / Business	nee
Rapporten	nvt	Business	nee
Losse e-mail opstellen	nvt	Business	nee

* De modules in Solo zijn Facturering Solo en Aanmaningen Solo.

Indien u een vaste tekst wilt gebruiken voor het verzenden van een document of backup, maakt u hier een e-mailsjabloon voor aan voor de begeleidende e-mail. Bij de meeste documenten kunt u het e-mailsjabloon koppelen in de taalcode waardoor deze automatisch wordt gekozen. Lees meer over de begeleidende e-mail in het hoofdstuk e-mailsjablonen.

3. E-mailprofiel: zo legt u de afzender van de e-mail vast

Omdat AccountView zelf geen e-mail kan versturen, dient u AccountView toegang te geven tot uw e-mailaccount. Dit gebeurt in het e-mailprofiel en eventueel in combinatie met uw persoonlijke instellingen in AccountView. Om een e-mail te versturen vanuit AccountView heeft u minimaal één e-mailprofiel nodig. U kunt meerdere e-mailprofielen aanmaken voor verschillende afzenders. Het e-mailprofiel koppelt u vervolgens aan verschillende niveaus in AccountView (systeeminstellingen, administratieinstellingen, persoonlijke instellingen of aan specifieke processen via het e-mailsjbaloon). Hierover leest u meer op de pagina Rapporten elektronisch versturen.

3.1 De instellingen in het e-mailprofiel

Zoals gezegd hebt u minimaal één e-mailprofiel nodig. Welk e-mailsysteem u ook kiest, u begint altijd als volgt:

Kies Document > Stamgegevens systeem > E-mailprofielen
Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+Ins/Ctrl+N).
Voer een Profielcode en Profielomschrijving in.

Er zijn drie typen e-mailprofielen bedoeld voor verschillende e-mailcliënts en e-mailservers. Welke voor u het beste is kunt u het beste overleggen met uw systeembeheerder. De typen vindt u in het veld E-mailsysteem. Hier heeft u de volgende opties

MAPI: bijvoorbeeld Windows Live Mail en Mozilla Thunderbird
Microsoft Outlook: via het lokale Windows mailprofiel of lokale Microsoft Exchange Server
SMTP: bijvoorbeeld Gmail en Office 365

3.2 E-mail via MAPI

Dit e-mailsysteem is bedoeld voor gebruikers met een lokaal e-mailprogramma dat alleen MAPI ondersteunt, zoals Windows Live Mail of Mozilla Thunderbird. Als u werkt met Microsoft Outlook, dan raden we aan om het e-mailsysteem E-mail via Microsoft Outlook te kiezen. Werkt u met Office365 dan raden wij u aan om SMTP te gebruiken. Via MAPI kunt u de e-mails alleen als platte tekst versturen en dus zonder opmaak, zoals een ander lettertype, de kleuren van uw huisstijl of een afbeelding van uw logo.

1. Als u hebt gekozen bij het aanmaken van het e-mailprofiel voor MAPI, dan kunt u hierna naar de tab MAPI.
2. Markeer Standaardprofiel als u het standaardprofiel wilt gebruiken dat in Windows is ingesteld.
3. Als u het veld Standaardprofiel niet markeert, dan kunt u een ander profiel kiezen.
4. Door het veld Automatisch handtekening aan het eind van een nieuw bericht toevoegen te markeren, kunt u eventueel een standaard handtekening vastleggen voor alle mails die via dit profiel worden verstuurd.
5. Kies OK.

3.3 E-mail via Microsoft Outlook

Gebruik dit type e-mailprofiel als u e-mail wilt versturen via het persoonlijke outlook-profiel (handig voor rapporten of backups) of als u een lokale Exchange server hebt en u vanuit een specifiek (gedeeld) e-mailadres wilt versturen.

Met dit e-mailprofiel wordt er bij het versturen van de e-mail verbinding gemaakt met Microsoft Outlook of Microsoft Exchange.

Voorwaarde is dat er altijd een lokale 32-bits e-mailcliënt moet zijn geïnstalleerd op de pc waar AccountView wordt opgestart. Zie ook: Ondersteuning Microsoft Office.

E-mailprofiel
1. Kies Document > Stamgegevens systeem > E-mailprofielen
2. Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+Ins/Ctrl+N)
3. Voer een Profielcode en Profielomschrijving in
4. Kies het e-mailsysteem E-mail via Microsoft Outlook
5. Ga naar de tab Outlook.
6. Selecteer Microsoft Exchange Server of Mail-profiel in het veld Mail-verbinding op basis van uw situatie:
  1. Mail-profiel: U kunt vervolgens Standaardprofiel markeren als u het standaarde-mailprofiel wilt gebruiken dat in Windows is ingesteld voor de Windows-gebruiker en dat u standaard in Outlook gebruikt. Als u het veld Standaardprofiel niet markeert, dan kunt u een ander profiel kiezen. Wij raden dit af, omdat deze configuratie bij een nieuwe computer of nieuwe gebruiker te bewerkelijk is.
  2. Microsoft Exchange Server: U doet dit als u bijvoorbeeld vanuit AccountView met een ander e-mailaccount wilt e-mailen dan het e-mailaccount dat u in Outlook gebruikt. U moet dan het serveradres van de Exchange-server en het e-mailadres van de gebruikersaccount op de Exchange-server opgeven. Dit is handig bij een gedeelde mailbox en een lokale Exchange Server. Bij een online Exchange Server zoals Office365 of Gmail kunt u beter SMTP kiezen.
7. Markeer het veld E-mail verzenden in HTML-formaat, zodat u extra opmaakmogelijkheden hebt.
8. Door het veld Automatisch handtekening aan het eind van een nieuw bericht toevoegen te markeren, kunt u via de knop Tekst wijzigen een standaardhandtekening vastleggen voor dit e-mailprofiel.
9. Kies OK.

3.4 E-mail versturen via SMTP

Dit e-mailsysteem is bedoeld voor het gebruik van een online e-mailcliënt zoals Office365 en Gmail. Bij het versturen wordt er verbinding gemaakt met de online e-mailaccount via het internet of het netwerk. Deze keuze bevat de volgende voordelen ten opzichte van het gebruik van MAPI en Outlook:

Er is geen lokale installatie van de e-mailcliënt meer nodig, zoals Outlook.
U hoeft niet meer te letten op de ondersteuning door AccountView van de afzonderlijke versies van de lokale e-mailcliënt.

1. Kies Document > Stamgegevens systeem > E-mailprofielen.
2. Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+Ins/Ctrl+N).
3. Voer een Profielcode en Profielomschrijving in.
4. Selecteer het e-mailsysteem E-mail versturen via SMTP.
5. Ga naar de tab SMTP.
6. Voer in het veld Server het serveradres van de SMTP-server in en in het veld Poort het poortnummer waardoor verbinding wordt gemaakt. Mocht u deze gegevens niet beschikbaar hebben, dan kunt u deze opvragen bij de provider.
7. Voer in het veld Afzender het e-mailadres in van de afzender. Dit kan hetzelfde e-mailadres zijn als het e-mailadres in het veld Gebruikersnaam. Het is ook mogelijk om een algemeen e-mailadres in te voeren zoals [email protected]. Wel moet u toestemming hebben om namens dit e-mailaccount e-mails te versturen. Uw mailprovider of uw systeembeheerder kunnen u hierbij ondersteunen.
8. Markeer het veld E-mail verzenden in HTML-formaat, zodat u extra opmaakmogelijkheden hebt.
9. Voer in de velden Gebruikersnaam en Wachtwoord (via de knop Wijzigen) de inloggegevens in van de e-mailaccount waarmee de e-mails moeten worden verstuurd.
Optioneel zijn de velden Antwoord naar en Bcc die hieronder verder worden toegelicht.

Bcc vastleggen

U kunt in het e-mailprofiel ook een bcc-adres instellen. Dit kan alleen als u het e-mailsysteem E-mail versturen via SMTP gebruikt. Wanneer u een dergelijk e-mailadres invoert, dan worden alle berichten die u met het desbetreffende profiel verzendt, automatisch ook naar het bcc-adres verzonden zonder dat de ontvanger van de e-mail dit ziet.

Dit is vooral handig wanneer u gebruikmaakt van Office 365. Het versturen van e-mails vanuit een Office 365-account via SMTP heeft (in tegenstelling tot bijvoorbeeld Gmail) als nadeel dat de verzonden items niet worden opgeslagen. Met een bcc-adres kunt u het zo inrichten dat u altijd een kopie van de verstuurde e-mail ontvangt. De kopie van de e-mailberichten kunt u via een eenvoudige 'inbox rule' automatisch laten verplaatsen naar de verzonden items. Uw systeembeheerder kan helpen deze 'rules' in te richten

Antwoordadres vastleggen

Naast het instellen van een bcc-adres is het nu ook mogelijk een e-mailadres in te voeren voor de ontvangst van antwoorden op e-mailberichten die met dit profiel zijn verzonden. Dit zorgt ervoor dat een antwoord op de verstuurde e-mail naar het ingestelde e-mailadres wordt verstuurd. Dit is alleen mogelijk bij het gebruik van het e-mailsysteem E-mail versturen via SMTP. Het is in te stellen in het e-mailprofiel en in de persoonlijke mailinstellingen.

3.5 Office365 en tweestapsverificatie

Voor Office365 geldt dat per 1 oktober 2022 de Basic Authentication wordt uitgefaseerd. U heeft nog tot het einde van 2022 om al uw apparaten en applicaties via OAuth 2.0 te laten verzenden. Dit houdt in dat het wachtwoord van de gebruiker die via SMTP de e-mail verstuurt met een controlecode (tweestapsverificatie) moet worden gecontroleerd. Deze methode van identificatie wordt vanaf versie 12.0a van AccountView ondersteund.

In versies lager dan 12.0a zult u met een app wachtwoord de e-mail extra moeten beveiligen. Informatie hierover vindt u op de website van Microsoft. Dit nieuwe wachtwoord koppelt u vervolgens overal in AccountView aan de instellingen voor het account (dus in het e-mailprofiel en eventueel in uw persoonlijke e-mailinstellingen).

Ook gebruikers van Gmail, die 2-stapsverificatie aan hebben staan op hun account, kunnen een app-wachtwoord gebruiken in plaats van het normale account-wachtwoord.

Heeft u hier nog vragen over, neemt u dan contact op met de beheerder van uw Office365 omgeving.

Wanneer u een Office365 e-mailaccount gebruikt om rapporten zoals bijvoorbeeld verkoopfacturen vanuit AccountView te verzenden, kunt u deze vanaf versie 12.0a via Oauth2.0 (Open Authorization) verzenden. Hiervoor dient u zich eenmalig te identificeren bij Office365 als een gerechtigd gebruiker van het e-mailaccount.

Stap 1: Zet Geverifieerde SMTP aan voor de afzender
1. Ga hiervoor eerst als beheerder van Office365 naar de beheeromgeving van de tenant.
2. Ga naar Actieve gebruikers en selecteer de betreffende gebruiker (of als het een shared mailbox betreft naar de gebruiker die gerechtigd is om e-mails te versturen in naam van de shared mailbox).
3. Kies dan het tabblad E-mail en klik op E-mailapps beheren.
4. Zet het vinkje aan bij Geverifieerde SMTP
Stap 2: Stel de toegang in voor AccountView
1. Ga in AccountView naar de Document > Stamgegevens > Systeem en kies voor E-mailprofielen.
2. Geef als e-mailsysteem SMTP op en voer op het tabblad van SMTP de servernaam smtp.office365.com in. Poort 587, het e-mailadres van de afzender en de gebruikersnaam en kies dan voor Wijzigen bij Authentificatie.
3. Bij de volgende dialoog kiest u voor OAuth 2.0 / Tweestapsverificatie, voor Office365
4. U wordt direct binnen AccountView doorgelinkt naar de website van Office365 om daar in te loggen. Wanneer de connectie gereed is, ziet u dat er toestemming is verleend. Deze kunt u altijd weer intrekken indien dat nodig is.
5. Om zeker te weten dat het werkt, kunt u direct een test e-mail versturen.

4. Persoonlijke e-mail-instellingen

Nadat u een e-mailprofiel hebt aangemaakt kunt u deze vastleggen als het standaard e-mailprofiel binnen AccountView. U legt dit dan vast in de systeeminstellingen.

Ga naar Opties > Instellingen > Systeem > Algemeen

Als u dit hebt vastgelegd en opgeslagen, dan kunt u ook persoonlijke e-mail-instellingen vastleggen. Deze zijn aanvullend op het e-mailprofiel in de systeeminstellingen.

Ga naar Opties > Instellingen > Persoonlijk > Starten

Bijvoorbeeld
Er is een algemeen administratie-e-mailadres [email protected] van waaruit alles kan worden gemaild. Er wordt gewerkt met AccountView Business en de administratiemedewerkers willen ook regelmatig rapporten versturen vanuit hun persoonlijke e-mailadres.
Oplossing
Maak een e-mailprofiel type Outlook waarin via de on premise Exchange verbinding wordt gemaakt met de mailbox van [email protected].
Leg dit e-mailprofiel vast in de Instellingen > Systeem in AccountView
Elke gebruiker zal bij zijn Instellingen > Persoonlijk moeten aanvinken dat er vanuit de persoonlijke standaardprofiel moet worden gemaild.