AccountView Support - Integratie

Starten met Approval van Visma Net

Wat kunt u ermee?

Altijd en overal uw documenten goedkeuren? Met Approval kunt u op basis van een workflow eenvoudig uw inkoopfacturen laten goedkeuren. Het beoordelen van inkoopfacturen kan ook buiten AccountView om. U kunt dan terecht op de website of in de Visma Manager-app.

Vereisten

Voor het gebruik van Approval moet u beschikken over AccountView Team of AccountView Business. Verder hebt u de module Approval-koppeling nodig. U kunt deze zelf aanvragen via Opties > Extra modules bestellen.

Let op: Maakt u nog geen gebruik van AccountView versie 10.0 of hoger? Vraag dan hier de update aan.

Inleiding

Met Approval kunt u eenvoudig documenten laten goedkeuren door gebruikers op basis van een workflow. Door Approval te integreren met AccountView kunnen inkoopfacturen worden goedgekeurd. Het is een online dienst, waardoor medewerkers ook buiten AccountView de documenten kunnen goedkeuren. Bovendien kunt u - naast deze website - met behulp van de Visma Manager-app de facturen goedkeuren of afwijzen.

Voer eerst de stappen uit die u aantreft in de paragraaf "AccountView inrichten voor Visma Net-diensten". Als u deze stappen al eerder hebt doorlopen, dan kunt u verder met de stappen onder "Approval koppelen met AccountView".

Maak AccountView geschikt voor het communiceren met Visma Net. Een wizard helpt u hierbij en de stappen in de wizard spreken voor zich. Mocht u meer willen weten, dan vindt u hierna een korte toelichting op de stappen van de wizard.

Voorbereiding

Download uw AccountView-licentie via Opties > Licentie downloaden.

Daarna downloadt u de Visma Cloud Gateway op de server waar AccountView is geïnstalleerd.
1. Ga naar onze webpagina AccountView Downloads.
2. Ga naar het gedeelte "Visma Cloud Gateway".
3. Download de Visma Cloud Gateway (VCG) naar de server waar AccountView is geïnstalleerd.
4. Pak het bestand uit.
U bent nu klaar om in AccountView de Visma-diensten te activeren.

Start de wizard door Opties > Visma-diensten activeren te kiezen.

1. De stap Welkom
1. Klik op Volgende.
2. De stap Licentie

Voor deze stap hebt u de licentiegegevens nodig die u eerder hebt gedownload.
1. Open het pdf-bestand met de licentiegegevens en klik met de linkermuisknop in het bestand.
2. Druk op Ctrl+A en daarna op Ctrl+C.
3. Ga terug naar AccountView.
4. Kies in de wizard de knop Plakken vanaf klembord.
5. Markeer Ik ga akkoord met de voorwaarden (Servicevoorwaarden Visma Software BV) als u akkoord gaat met de voorwaarden.
6. Kies Activeren.
  AccountView meldt dat de licentie is geactiveerd.
7. Kies OK.
3. De stap Communicatie

De wizard controleert automatisch of de AccountView Communication Service (ACS) op de aangegeven server actief is. Zie onze veelgestelde vragen als dit niet lukt.

4. De stap Beheerder

Hier voert u in wie de beheerder in AccountView.Net en Visma.net wordt. Wij adviseren om voor dit beheerdersaccount een algemeen e-mailadres te gebruiken. De beheerder kan de verbinding tussen AccountView en AccountView.Net testen.
1. Kies Aanmaken nadat u de velden hebt ingevoerd.
  De beheerder ontvangt een e-mail op het ingevoerde e-mailadres.
2. Voer, voordat u verdergaat, de stappen in deze e-mail uit.
5. De stap Gateway
1. Ga naar de locatie waar u het bestand "vcg_Installer.zip" op de server hebt uitgepakt.
2. Voer de setup.exe uit als Administrator.
3. Selecteer uw gewenste installatietaal en kies Volgende.
4. Kies Installeren. Er wordt een tweede venster geopend.
5. Kies daarin Volgende.
6. Markeer Directe verbinding als u geen gebruikmaakt van een proxyserver, en kies Volgende.
7. Selecteer Standaard bij Selecteer het installatietype, en kies Volgende.
8. Demarkeer Visma Cloud Gateway alleen lokaal beschikbaar, en kies Volgende.
9. Voer de inloggegevens (e-mailadres en wachtwoord) van de beheerder van Visma.net-diensten in. U gebruikt hiervoor dezelfde gegevens als voor AccountView.Net.
10. Kies Volgende.
11. Er wordt gemeld dat de Visma Cloud Gateway is geïnstalleerd, gestart, en verbinding kan maken met Visma.net-diensten
12. Kies Sluiten.
13. Kies Volgende in het eerste venster.
14. Kies daar ook Sluiten.
15. Keer terug naar de wizard voor het activeren van de Visma-diensten in AccountView.
16. Klik op Controleren.
  Als er in dit venster een melding verschijnt, ga dan naar de veelgestelde vraag "Visma diensten koppelen met AccountView".
6. De stap Autorisatie

Hier voert u in wie de beheerder in Visma.net is.
1. Voer de velden E-mailadres en Wachtwoord in.
2. Als de gebruiker waarmee u in AccountView bent ingelogd ook de Visma.net-beheerder is, dan kunt u hier ook instellen of u wilt gebruikmaken van Single Sign On. Markeer daarvoor De huidige AccountView-gebruiker [...] ook koppelen aan deze beheerder en voer de velden Voornaam en Achternaam in.
3. Klik op Autoriseren om de Visma.net-beheerder aan te maken.
4. Klik in het volgende venster op Voltooien.
U bent nu klaar om Visma.net diensten te koppelen met AccountView

Voer onderstaande stappen uit om Visma.net Approval met AccountView te laten communiceren. Deze stap kunt u overslaan als u al een onderneming hebt aangemaakt voor de administraties waarin u de facturen wilt laten goedkeuren.

Onderneming aanmaken

Een administratie kan alleen in Visma.net worden gebruikt als die administratie aan een onderneming is gekoppeld. Met de volgende stappen maakt u een onderneming aan:
1. Kies Bestand > Administraties.
2. Selecteer de administratie waarvoor u een onderneming wilt aanmaken.
3. Kies Document > Onderneming aanmaken.
4. Voer de velden Ondernemingcode en Omschr onderneming in.
  Let op: Gebruik hiervoor geen jaartallen, want de onderneming bevat alle boekjaren.
5. Kies Aanmaken.
6. Kies Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen.
7. Selecteer de aangemaakte onderneming en druk op F6 om de stamgegevens te openen.
8. Controleer de kolom Blk.
  Nieuwe administraties zijn standaard geblokkeerd. Demarkeer dit veld pas als de administratie klaar is voor gebruik, dus nadat de beginbalans is overgenomen.
  Opmerking: De onderneming wordt automatisch in Visma.net geregistreerd.
U kunt controleren of de ondernemingen correct zijn geregistreerd via Document > Visma-diensten > Ondernemingen registreren. Het rapport toont welke ondernemingen zijn geregistreerd in Visma.net.

Approval inrichten en gebruiken

U kunt nu starten met de inrichting van Visma.net Approval en AccountView. In de Visma Online Academy vind u een e-Learning waarin u leert om Approval in te richten en te gebruiken.

Doorloop de e-Learning "Visma.net Approval inrichten en gebruiken" in de Visma Online Academy.