Verbeterde Scanservices AutoInvoice

Momenteel bieden we als onderdeel van AutoInvoice twee scan- & herkenoplossingen: de basis scanservice en de premium scanservice. Eind 2023 zullen we voor beide varianten een verbeterde scanservice in fases uitbrengen. De verwachting op dit moment is dat de eerste klanten hier begin december gebruik van kunnen maken.

Voor de huidige basis scanservice betekent dat onder andere

• een verbeterde herkenningsgraad
• minder onterechte afkeuringen van ingestuurde documenten
• meer herkende velden van de pdf en
• een snellere verwerkingstijd
• documenten zullen met de verbeterde scanservice 24/7 verwerkt worden in plaats van de huidige scanservices die alleen verwerking tijdens kantoortijden bieden

Premium scanservice

Bij de nieuwe premium scanservice zullen er

• meer velden worden herkend van de pdf
• is er nog uitgebreidere herkenning van leveranciers en
• zal er regelherkenning worden toegepast op een vaste set van leveranciers

Regelherkenning

In de nieuwe premium scanservice bieden we de mogelijkheid om de factuur per regel aan te bieden. Dit betekent dat hierbij niet alleen een uitsplitsing per btw-tarief wordt gedaan, maar dat iedere individuele factuurregel apart wordt uitgesplitst. Dat scheelt dus in tijd en biedt meer mogelijkheden voor automatisering bij het verwerken van de factuur in AccountView. 

Deze functionaliteit zal voor een vaste groep leveranciers toegepast worden en niet op alle facturen en leveranciers. In de basis scanservice is dit beschikbaar.

Verwerkingstijd

De verwerkingstijd voor de verbeterde scanservice zal liggen op gemiddeld 4 uur (vanaf het aanbieden) waarbij facturen, waar regelherkenning op toegepast wordt, de volgende werkdag beschikbaar zijn. Dit laatste heeft te maken met de uitgebreidere herkenning die nodig is voor het verwerken van facturen op regelniveau.

Voor klanten van de premium scanservice betekent dit in een aantal gevallen een iets langere doorlooptijd dan je op dit moment gewend bent.

Tarieven

De tarieven voor de basis- en premium scanservice zullen voor 2023 ongewijzigd blijven.

Tijdpad

De verbeterde scanservices zullen in fases worden doorgevoerd, wij nemen je graag mee in de voorlopige planning.

• Vanaf december 2023 kunnen nieuwe scan accounts alleen nog maar via de verbeterde scanservice worden aangemeld. Mocht je al gebruik willen maken van de verbeterde scanservice dan kan dat ook vanaf dit moment. 
• Vanaf januari 2024 worden de huidige scan accounts door ons overgezet op de verbeterde scanservice en kan er geen gebruik meer gemaakt worden van de oude scanservice.

Wat betekent dit voor jou?

Wordt er op dit moment gebruikgemaakt van de basis scanservice? Zoals het er nu naar uitziet hoef je dan niets te doen en zullen de facturen automatisch naar de verbeterde scanservice worden doorgestuurd. Als je op dit moment de facturen instuurt naar kvk@autoinvoice.nl dan maak je gebruik van de basis scanservice.

In het geval er gebruikgemaakt wordt van de premium scanservice dan zullen facturen straks ingestuurd moeten worden naar kvk@autoinvoice.nl in plaats van kvk@go2ubl.nl

Indien je facturen automatisch doorstuurt vanuit de e-mailbox dan zal dit dus moeten worden aangepast als je gebruikmaakt van de premium scanservice.

Daarnaast vindt een deel van de verwerking van facturen plaats in de Filipijnen, dat is echter op dit moment ook al het geval indien u gebruik maakt van de premium scanservice. Zoals ook terug te lezen in de verwerkersovereenkomst die van kracht is.

Vragen?

Op een later moment zullen wij je verder informeren met onder andere een FAQ. Heb je nu al een vraag? Stel die dan via de mail aan support.nl@visma.com