Visma.net AutoInvoice

Let op: Als u beschikt over de Solo-uitvoering van AccountView, dan kunt u geen extra gebruikers aanmelden in AccountView.

1. Log in met een gebruikersaccount met de rol Admin bij AutoInvoice.
2. Selecteer zo nodig het bedrijf waarvoor u de gebruiker wilt aanmelden.
3. Klik linksboven op Instellingen en ga naar Bedrijfsinstellingen > Gebruikers.
4. Klik op Gebruiker toevoegen en voer de gegevens en de rol in.
   Let op: Is dezelfde AccountView-gebruiker in AutoInvoice eerder al aangemeld bij een ander bedrijf? Dan hebt u daar een e-mailadres ingevoerd. Zorg ervoor dat u hier hetzelfde e-mailadres invoert.
5. Klik op Aanmaken.

Er wordt een e-mailbericht naar het ingevoerde e-mailadres gestuurd. Met de gegevens uit het bericht kan de gebruiker zijn AutoInvoice-account koppelen aan zijn AccountView-account:

6. Klik in het ontvangen e-mailbericht op de activeringslink. Er wordt in uw browser een venster geopend.
7. Log in en klik linksboven op Instellingen.
8. Selecteer de inhoud van het veld API-sleutel en druk op Ctrl+C om die te kopiëren.
9. Start AccountView.
10. Kies in AccountView Document > Stamgegevens systeem > Gebruikers en open de stamgegevens van uw eigen gebruikersaccount.
11. Neem met Ctrl+V het gekopieerde over in het veld API-sleutel AutoInv.

Voor meer informatie over gebruikers en rollen in Visma.net AutoInvoice, zie ook de pdf-opstartgids voor Visma.net AutoInvoice op de pagina Starten met Visma.net AutoInvoice.

Als u via AutoInvoice facturen aan de overheid gaat versturen, dan raden wij u aan om in ieder geval met versie 11.0 of hoger en het laatste Service Pack van AccountView te werken. In deze versies zijn namelijk veel aandachtspunten opgelost en kunt u extra bijlagen aan de overheid versturen.

Controleer of u de volgende instellingen hebt vastgelegd:

• dat in de administratie-instellingen via Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Bedrijf het KvK-nummer is ingevoerd.
• dat in de administratie-instellingen via Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Adres de adresgegevens van uw bedrijf volledig zijn ingevoerd. Specifiek moet uw e-mailadres zijn ingevoerd. Deze wordt namelijk opgenomen op de elektronische factuur.
• dat in de stamgegevens van de gebruikte taalcode via Document > Stamgegevens administratie > Taalcodes op de tab Facturering in het veld Bankgeg elektr fact een bankboek met een geldig IBAN is ingevoerd.
• dat in de stamgegevens van de debiteur op de tab Algemeen u in het veld El. Inv. Address het OIN-nummer van de overheidsinstantie vastlegt. Als het gaat om een Nederlandse overheidsinstantie, dan plaatst u '9954:' vóór het OIN-nummer. Bijvoorbeeld 9954:00000001800866472000. Een volledige lijst van de OIN-nummers voor de overheidsinstanties vindt u terug via: OIN-nummers overheid. Wanneer u aan een buitenlandse overheid factureert, bijvoorbeeld aan de Belgische overheid, dan kunt u de volledige lijst met ISO-identificatienummers van overheden raadplegen.
• dat in de stamgegevens van de debiteur op de tab Algemeen de adresgegevens van de betreffende debiteur zijn ingevoerd. Het gaat hier om de velden Adres, Postcode en Plaats. De velden die bij het postadres horen, worden niet meegenomen in een AutoInvoice-factuur. Het invoeren van deze velden is niet noodzakelijk voor AutoInvoice.
• dat in het veld Orderreferentie in de stamgegevens van de verkoopfactuur alleen het inkoopordernummer zelf worden ingevoerd. Voeg hier dus geen omschrijving of andere woorden aan toe, want dan kan de overheid de factuur niet verwerken. Op de volgende pagina vindt u informatie over de optionele velden: Nieuwe velden voor elektronische facturen.

Indien u geen KvK-nummer hebt, kunt in het veld KvK-nummer tijdens de aanmelding, het btw-nummer van het bedrijf invoeren.

De foutmelding geeft aan dat dit bedrijf al is geregistreerd op het AutoInvoice-platform.

Let op: De melding krijgt u ook als het veld KvK-nummer van het aanmeldvenster is leeg gelaten. Dit veld wordt namelijk gebruikt als identificatie voor het AutoInvoice-platform. 

Na het aanmaken van een scan-en herkenaccount, duurt het een werkdag voordat deze account actief wordt. Als er bij het versturen van een factuur naar de scan-en herkenservice een automatisch antwoord komt met de melding 'E-mail sent to automated system is not on the approved customer list, please contact your invoice processing service provider', dan is de scan-en herkenaccount nog niet actief. Is de account na twee werkdagen nog steeds niet actief? Dan kunt u contact opnemen met de afdeling Support van Visma.

Controleer als eerste of de juiste instellingen zijn vastgelegd in AccountView. Deze instellingen worden automatisch ingevuld bij de eerste aanmelding:

• Ga naar de onderneming met Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen. Open de stamgegevens van de betreffende onderneming en controleer op de tab AutoInvoice of de juiste waarde is ingevoerd in het veld UUID-sleutel (bedrijf). De waarde in dit veld in AccountView moet overeenkomen met de waarde in het veld UUID-sleutel bedrijf op het AutoInvoice-platform. Dit vind u door op de knop Instellingen rechtsboven te klikken.
• Controleer op de tab Invoer van de Onderneming of er een administratie is gekoppeld met het juiste datumbereik.
• Controleer ook in het veld Blk of de administratie niet is geblokkeerd.
• Zoek de ingelogde AccountView-gebruiker op met Document > Stamgegevens systeem > Gebruikers. Controleer in de stamgegevens op de tab Algemeen of de juiste waarde is ingevoerd in het veld API (gebr) AutoInv. Deze waarde moet overeenkomen met de waarde in het veld API-sleutel. Dit veld vindt u terug op het AutoInvoice-platform door rechtsboven op de knop Instellingen te klikken.

Als deze instellingen zijn nagelopen en correct zijn, dan kunt u de berichten opnieuw ophalen vanuit Document > Stamgegevens administratie > Boekingsvoorstellen. Kies hier Bewerken > Laatste ophaaldatum AutoInvoice wijzigen en pas de datum aan naar de aanmaakdatum van de niet-binnengekomen factuur. De berichten worden opgehaald op basis van de aanmaakdatum van de factuur. Deze datum kunt u terugvinden op het AutoInvoice-platform in uw facturenoverzicht.

Let op: In Document > Stamgegeven systeem > Dagboekberichten (systeem) kan het zijn dat er nu berichten worden opgehaald die al zijn verwerkt. Aangezien deze al zijn verwerkt, kunt u deze hier handmatig verwijderen.

Voor de accountant:

Als accountant hebt u waarschijnlijk meerdere administraties waarover de boekingsvoorstellen moeten worden verdeeld. Wanneer u de bovenstaande stappen hebt uitgevoerd, dan kunt u de berichten nogmaals verdelen over de administraties.

Ga hiervoor naar Document > Stamgegevens systeem > Dagboekberichten (systeem). Kies hier Document > Berichten ophalen om de berichten opnieuw op te halen.
Kies Document > Administratiecodes bijwerken in het venster Dagboekberichten (systeem). Als de kolom Administratiecode nu inderdaad is ingevoerd, dan kunt u alsnog de berichten aan de administraties toewijzen met Document > Berichten verdelen over administraties.

Controleer uw administratie-instellingen met Opties > Instellingen > Administratie > Financieel. De volgende instellingen moeten in ieder geval zijn ingevoerd:

Onder Financieel II:

• Grb.rek crediteuren
• Grb.rek debiteuren
• btw-code (niet-btw-plichtigen markeren de optie btw niet importeren)

Onder AutoInvoice:

• Inkoopfacturen. Dit is het dagboek waarin de verwerkte inkoopfacturen terechtkomen.

Nee, facturen met hetzelfde factuurnummer van dezelfde leverancier worden niet tegengehouden door AutoInvoice.

Een dubbele factuur wordt echter bij het verwerken in AccountView wel tegengehouden. Als u een boekingsvoorstel verwerkt waarbij de combinatie van factuurnummer (Doc/Fac nummer) en crediteur al bestaat in de administratie, dan krijgt u de melding dat het document-/factuurnummer al wordt gebruikt.

Uw crediteuren kunnen u een e-factuur sturen op basis van het elektronisch factuuradres. Dit adres is een uniek nummer, vergelijkbaar met bijvoorbeeld een telefoonnummer.

Uw elektronisch factuuradres (EIA) kunt u als volgt terugvinden:

• Open vanuit de betreffende administratie in AccountView het venster Visma.net AutoInvoice.
• Kies linksboven in het venster AutoInvoice-instellingen.
• Open onder het kopje Factuurinstellingen de menu-optie Facturen ontvangen.
  Hier ziet u drie regels staan (Visma-netwerk, PEPPOL-Netwerk en Scannetwerk). Om facturen van zowel binnen als buiten het Visma.net AutoInvoice-netwerk te kunnen ontvangen gebruikt u het elektronisch factuuradres (EIA) dat achter PEPPOL-netwerk staat.
  Enkele voorbeelden zijn:
  
  • 0106:23099819 (registratie op basis van KvK-nummer)
  • 9944:NL111123458B01 (registratie op basis van btw-nummer).

U kunt een AutoInvoice-factuur opnieuw versturen zonder dat u deze in AccountView hoeft te crediteren. U kunt echter alleen de informatie over de ontvanger wijzigen. Het is dus niet mogelijk om de inhoud van de factuur aan te passen.

Het opnieuw versturen van de factuur doet u als volgt:

1. Open het venster Visma.net AutoInvoice vanuit het navigatievenster in AccountView (onder het kopje Visma-diensten).
   U kunt het venster ook zelf aan de navigatiebalk toevoegen door met de rechtermuisknop in het navigatievenster te klikken en Onderdeel toevoegen > Venster > Visma.net AutoInvoice te kiezen.
2. Zoek de betreffende factuur op en klik op het factuurnummer om de detailinformatie te openen.
3. Klik op de knop Opnieuw verzenden onder het kopje Factuurverloop.
4. In het volgende venster geeft u aan op welke manier de factuur opnieuw moet worden verzonden. Als de factuur als elektronische factuur moet worden verzonden, dan moet er ook een Provider worden opgegeven. Het beste kunt u hier de algemene provider Peppol kiezen.
5. Ten slotte verstuurt u de factuur met de knop Factuur opnieuw verzenden.

Als u het ontvangen van e-facturen in AutoInvoice hebt ingeschakeld, dan hebben uw crediteuren de mogelijkheid om elektronische facturen via AutoInvoice naar u te sturen.

Via Document > Stamgegevens administratie > Boekingsvoorstellen kunt u de factuur binnenhalen in AccountView. Daar kunt u deze controleren en vervolgens verwerken met Document > Boekingsvoorstellen verwerken. 

In het navigatievenster kunt u het Visma.net AutoInvoice direct vanuit AccountView openen. Klik onder Visma-diensten op Visma.net AutoInvoice (of kies Document > Stamgegevens administratie > Visma.net AutoInvoice). Hier ziet u onder Ontvangen een overzicht van alle ontvangen facturen.

Als bovenstaande opties niet werken, dan is AccountView niet voldoende ingericht voor AutoInvoice of u hebt onvoldoende rechten als gebruiker. Een mogelijke oplossing vindt u hierboven bij vraag "Hoe meld ik een nieuwe gebruiker aan voor AutoInvoice?".

Als u onze facturen niet als e-factuur wilt ontvangen, dan moet u de ontvangst van e-facturen in AutoInvoice zelf uitschakelen. Wij kunnen u de factuur niet op een andere manier sturen als u een actieve e-facturatieaccount hebt. Overigens zou iedere leverancier u een e-factuur kunnen sturen als u een actieve e-facturatieaccount hebt. Wanneer u het ontvangen van e-facturen hebt uitgeschakeld, dan herkent ons systeem dat en ontvangt u onze facturen per e-mail of per post.

Als u hierover vragen hebt, dan kunt u contact opnemen met onze supportafdeling.

In het venster Debiteuren beschikt u over het rapport Elektronisch factuuradres opzoeken. Dit rapport kunt u terugvinden via Rapporten > Elektronisch factuuradres opzoeken.

Op het rapport Elektronisch factuuradres opzoeken vindt u een overzicht van alle aanwezige debiteuren, of een debiteur een elektronisch factuuradres heeft en, zo ja, wat het elektronisch factuuradres daadwerkelijk is. Dit elektronisch factuuradres kunt u vervolgens invoeren in het veld El. Inv. Address in de stamgegevens van de debiteur op de tab Algemeen.

Bij het zoeken naar een debiteur kijkt AccountView ook of de volgende stamgegevens zijn ingevoerd:

• KvK-nummer en/of
• btw-nummer

De optie Facturering via AutoInvoice kan overigens worden aangezet, ongeacht of de debiteur al e-facturen kan ontvangen of niet. Als een debiteur nog geen elektronische facturen via AutoInvoice kan ontvangen, dan wordt de factuur als pdf-bestand per e-mail aan de debiteur verstuurd.

Als een debiteur ontbreekt op het rapport, dan kan dat verschillende redenen hebben:

1. De debiteur heeft zich nog niet aangemeld bij een service om e-invoices te kunnen ophalen.
2. De debiteur verstuurt alleen e-invoices maar kan geen e-invoices ontvangen. In dat geval zal het rapport aangeven dat de debiteur niet is gevonden. Het rapport toont namelijk debiteuren die e-invoices kunnen ontvangen
3. Er zijn onvoldoende kenmerken ingevoerd in de stamgegevens van de debiteur. Bij de vraag "Hoe weet ik of mijn debiteuren facturen via Visma.net AutoInvoice kunnen ontvangen?", ziet u welke gegevens AccountView gebruikt om de debiteur op te zoeken. 

Door de scan- en herkenservice worden geen bevestigingse-mails verstuurd bij ontvangst van facturen per e-mail. De reden hiervoor is dat er veel klachten kwamen van internetproviders over de hoeveelheid e-mails die dit genereerde. Als u een factuur naar de scanservice verstuurt en u ontvangt geen e-mail dat deze is afgekeurd, dan kunt u ervan uitgaan dat deze wordt verwerkt door de scan- en herkenservice. 

Het verschil tussen de Basis en de Premium scanservice zit voornamelijk in de verwerkingstijd van de facturen, en de verwerking van de verschillende documenttypes.

De Basis scanservice:

In de meeste gevallen duurt het 4 tot 8 werkuren voordat u de factuur in AccountView kunt ophalen en anders maximaal 48 uur. De basis scanservice kan alleen standaardinkoopfacturen verwerken. De facturen moeten in pdf-formaat worden aangeboden, waarbij de maximale grootte van de e-mail 10 MB is.

De Premium scanservice:

Automatisch herkende documenten kunt u vaak al na enkele minuten ophalen. Als er handmatig gegevens worden aangevuld, dan duurt dit meestal 1 à 2 uur en anders maximaal 24 uur.

De Premium scanservice ondersteunt de volgende documenten:

• Standaardinkoopfacturen
• Creditnota’s
• Kas- en pinbonnen
• Inkoopverklaringen
• Declaraties (van medewerkers)
• Belastingdienstaanslagen
• Buitenlandse facturen
• Facturen zonder KvK-nummer 

De facturen kunnen in de volgende formaten worden aangeboden:

• PDF
• Foto (JPG, PNG)
• Microsoft Excel
• Microsoft Word

Hoe lang het duurt voordat een factuur wordt verwerkt, hangt af van een aantal factoren. Hieronder ziet u de belangrijkste factoren:

• Het totaalaantal facturen dat op dat moment door de scan-en herkenservice moet worden verwerkt.
• Of de factuur in één keer juist kan worden verwerkt door de scan-en herkenservice. Anders zal de factuur handmatig moeten worden geïnterpreteerd, waardoor het vaak ook langer kan duren voordat een factuur beschikbaar komt.

Voor een correcte verwerking in AccountView moeten in ieder geval de volgende gegevens op de factuur vermeld staan:

• De naam, het KvK-nummer, het btw-nummer en het IBAN-nummer van de afzender (de crediteur).
• Het totale btw-bedrag moet op de factuur vermeld staan. De scan- en herkenservice kan namelijk geen aparte btw-bedragen bij elkaar optellen.

Deze gegevens heeft AccountView nodig om te bepalen of een crediteur al bestaat in de administratie. Als de crediteur nog niet bestaat, dan zal AccountView deze automatisch als nieuwe crediteur aanmaken met de gegevens die in het opgehaalde dagboekbericht staan vermeld.

Een goede richtlijn zijn ook de algemene factuureisen die de Belastingdienst stelt.

In deze mail vind u de volgende begeleidende tekst: 

E-mail containing attachments in the wrong format. Valid file types are: pdf and TIF - All pdf and TIF files will be processed! 

In deze gevallen is het vaak zo dat de doorgestuurde mail naast de pdf-factuur ook een ander bestand bevat, bijvoorbeeld een JPG-bestand dat in de e-mailhandtekening is opgenomen. De melding doelt dan op dit bestand. Let op: De melding geeft aan dat alle pdf-bestanden en TIF-bestanden wel gewoon door de scanservice worden verwerkt.

Om extra factuurbijlagen te kunnen verwerken, moet u de factuur (inclusief factuurbijlagen) in één pdf-document aanbieden. Als u de factuurbijlagen als losse pdf’s aanbiedt, dan zullen deze als extra factuur worden aangemerkt of worden geweigerd omdat AutoInvoice niet kan bepalen dat het om een factuur gaat. In dat geval ontvangt u dus een e-mail zoals in vraag "Ik krijg per e-mail een melding met als onderwerp "[Invalid document type]" van "portal@kollektor.no" wordt besproken.

U ontvangt deze e-mail als de scanservice van AutoInvoice de pdf-factuur niet kan verwerken. In bijna alle gevallen wordt de factuur als 'niet-factuurmateriaal' aangemerkt omdat de scanservice op basis van de toegestuurde pdf niet kan vaststellen dat het een factuur betreft. De scanservice zoekt naar steekwoorden in het pdf-document om te bepalen of het verstuurde document een factuur is. Wanneer geen van deze steekwoorden op de factuur voorkomt of als de pdf een ongebruikelijke layout heeft, dan kan een document dus worden aangemerkt als 'niet-factuurmateriaal'. Hiermee wordt voorkomen dat er spam naar de scanservice wordt gestuurd.

Hebt u een e-mail ontvangen met als onderwerp "[Invalid document type]" maar is dit volgens u niet terecht, stuur dan de ontvangen e-mail, inclusief factuur, naar onze supportafdeling. Dat kan via support.nl@visma.com. Vermeld hierbij ook uw AccountView-serienummer in het onderwerp van de e-mail.

Vooral voor de accountant die het verbruik aan zijn cliënt doorbelast kan deze informatie nuttig zijn. Maar ook voor de gebruikers kan dit van pas komen om na te gaan wat er binnen een bepaalde periode is verbruikt. Wij hebben hiervoor een aparte webpagina waarop wordt uitgelegd welke stappen u hiervoor moet nemen: https://nl.visma.com/klanten/klantenservice/verbruik-autoinvoice-opvragen/.