AVG-scripts voor Mamut Business Software
| Mamut Support ID: | M-00497982 |
| Product: | Mamut One |
| Laatst bijgewerkt: | 30 mei 2018 |
Omschrijving
In het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG / GDPR), stelt Mamut Support een aantal standaardscripts ter beschikking, waarmee u bepaalde persoonsgegevens kunt verwijderen en/of anonimiseren.
Aandachtspunten vooraf
Belangrijk: Maak altijd een back-up van uw database(s) voordat u scripts uitvoert!
Wanneer een script om gegevens te verwijderen of anonimiseren is uitgevoerd, dan is dit niet terug te draaien. Het is dus van belang om zorgvuldig het effect van een script te controleren, zodat, indien nodig, de back-up van vóór het uitvoeren van het script kan worden teruggezet. Houd er ook rekening mee dat u verantwoordelijk bent voor de gegevens die door een script worden verwijderd en de parameters die daarbij worden opgegeven, en voor de controle dat deze gegevens mogen worden verwijderd. U moet dus vooraf controleren of de betreffende gegevens niet meer noodzakelijk zijn voor de boekhouding, audits of andere wettelijke verplichtingen.
In de F1-Help vindt u alles over back-ups in Mamut Business Software. Houd er tevens rekening mee dat Visma geen back-ups van klanten bewaart. Neem contact op met uw systeembeheerder indien u enige twijfel hebt omtrent uw backup-routines.
De beschikbare standaardscripts
1. Anonimiseer contactinformatie in factuurregels en dagboeken
Dit script verwijdert gegevens in de velden Relatienaam, Factuuradres, Afleveradres, Uw referentie, en Referentie van facturen en creditnota’s vóór de opgegeven datum. In het grootboek worden omschrijvingen bij alle boekstukken van het type Verkoopfactuur, Verkoopcreditnota en Bank verwijderd vóór de opgegeven datum.
2. Verwijder alle contactpersonen afhankelijk van activiteit bij de relatie
Dit script verwijdert alle contactpersonen bij wie er geen activiteit is geregistreerd onder de relatie vanaf de opgegeven datum.
3. Verwijder alle contactpersonen afhankelijk van activiteit bij de contactpersoon
Dit script verwijdert alle contactpersonen bij wie er geen activiteit is geregistreerd bij de contactpersoon vanaf de opgegeven datum.
4. Verwijder alle activiteiten
Dit script verwijdert alle activiteiten in de database, ongeacht de status van de activiteit.
5. Verwijder alle relaties waarbij geen boekstukken, inkooporders, offertes/orders/facturen en activiteiten zijn geregistreerd
Dit script verwijdert alle relaties zonder boekstukken, inkooporders, offertes/orders/facturen, en waarbij geen activiteiten zijn geregistreerd vanaf de opgegeven datum.
Relaties die als hoofdkantoor zijn aangemerkt, zijn uitgezonderd van dit script.
Dit script verwijdert tevens alle activiteiten en documenten die aan deze relaties zijn gekoppeld. Houd er rekening mee dat de documenten enkel uit de database zullen worden verwijderd en niet uit in de documentlocatie op uw pc. Daar zullen de documenten, indien gewenst, handmatig moeten worden verwijderd.
6. Anonimiseer specifieke relaties
Dit script leegt de volgende velden voor het opgegeven relatienummer: alle adresvelden, Telefoon, Telefoon2, Fax, Fax2, Skype, E-Mail, E-Mail 2, WWW, Btw-nr., KvK-nr., Notitie, Onze ref. (alle varianten) en Bankrekeningnr. De naam van de relatie zal worden gewijzigd naar Anonymised Customer.
Dit script verwijdert tevens contactpersonen, activiteiten en documenten die aan deze relaties zijn gekoppeld. Houd er rekening mee dat de documenten enkel uit de database zullen worden verwijderd en niet uit de documentlocatie op uw pc. Daar zullen de documenten, indien gewenst, handmatig moeten worden verwijderd.
In de module Offerte/Order/Factuur zullen de relatienaam, factuur- en afleveradres, uw referentie en de referentie worden geanonimiseerd vóór de opgegeven datum. In het grootboek worden omschrijvingen verwijderd bij alle boekstukken die aan de relatie zijn gekoppeld.
7. Verwijder de inhoud van het veld Notitie bij relaties
Dit script verwijdert de inhoud van het veld Notitie bij relaties die geen factuur hebben ontvangen na de opgegeven datum.
8. Verwijder alle documenten
Dit script verwijdert alle documenten in de documentmodule. Hieronder vallen ook PDF-bestanden die aan facturen zijn gekoppeld. Houd er rekening mee dat de documenten enkel uit de database zullen worden verwijderd en niet uit de documentlocatie op uw pc. Daar zullen de documenten, indien gewenst, handmatig moeten worden verwijderd.
9. Verwijder urenstaten
Dit script verwijdert alle urenstaten van vóór de opgegeven datum, ongeacht de status van de urenstaat.
10. Anonimiseer alle relaties met offertes, orders, inkooporders en boekstukken waarop geen activiteit is geregistreerd vanaf de opgegeven datum
Dit script anonimiseert alle relaties waaraan offertes, orders, inkooporders of boekstukken zijn gekoppeld en waarop geen activiteit is geregistreerd vanaf de opgegeven datum. De naam van de relaties zal worden gewijzigd naar Anonymised Customer. Dit script leegt de volgende velden voor deze relaties: alle adresvelden, Telefoon, Telefoon2, Fax, Fax2, Skype, E-Mail, E-Mail 2, WWW, Btw-nr., KvK-nr., Notitie, Onze ref. (alle varianten) en Bankrekeningnr.
Tevens zullen aan de relaties gekoppelde contactpersonen en activiteiten worden verwijderd.
Het script verwijdert geen order- of boekstukgegevens.
11. Anonimiseer alle offertes en orders met de status Geannuleerd of Gemiste verkoop
Dit script verwijdert gegevens in de velden Relatienaam, Factuuradres, Afleveradres, Uw referentie, en Referentie voor alle offertes en orders met de status Geannuleerd of Gemiste verkoop.
12. Verwijder alle niet-verwerkte activiteiten vóór een bepaalde datum
Dit script verwijdert alle activiteiten met de status Niet-verwerkt, waarvan de startdatum vóór de opgegeven datum ligt.
13. Anonimiseer boekstukomschrijvingen
Dit script anonimiseert het veld Omschrijving bij alle boekstukken vóór de opgegeven datum. Dit script is van toepassing op alle boekstukken in dagboeken van het type Verkoopfactuur, Verkoopcreditnota, Kas, Bank en Overig/Memoriaal.
14. Verwijder of anonimiseer alle niet-actieve relaties en contactpersonen
Dit script verwijdert alle niet-actieve relaties en contactpersonen. Relaties die niet kunnen worden verwijderd vanwege koppelingen met inkooporders, orders/facturen of boekstukken, worden geanonimiseerd. De inkooporders, orders/facturen en boekstukken zelf worden niet door dit script gewijzigd.
U gaat als volgt te werk om een standaardscript te bestellen:
Om één van de bovenstaande scripts te bestellen, stuurt u een e-mail naar support@mamut.nl waarin u het volgende vermeldt:
- Uw klantnummer (dit vindt u terug via Help - Info in Mamut)
- Uw bedrijfsnaam
- Uw voor- en achternaam
- Uw telefoonnummer
- Het gewenste script (het nummer + volledige naam uit de lijst hierboven)