Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord

Urenregistratie en onkostenregistratie

Meer informatie aanvragen

Online urenregistratie

Per dag of realtime uren registreren en koppelen aan externe en interne projecten. Of je kunt reiskosten en andere onkosten declareren en verwerken in de projectkosten.

  • Formulier voor de invoer van uren en kosten 
  • Uren rechtstreeks geboekt op agenda-activiteiten 
  • Timer voor realtime registratie 
  • Declaratie van reis- en onkosten 
  • Projectkosten en budgetanalyse 
  • Direct gekoppeld aan facturering

Snel en eenvoudig uren registreren

Uren kunnen de hele dag direct worden geregistreerd op de manier die het prettigst voor je werkt. Bijvoorbeeld met behulp van een timer, na iedere taak of aan het eind van de werkdag. De uren worden geboekt op projecten voor klanten of als interne werkzaamheden. Werknemers die in de loop van de week aan dezelfde projecten werken, kunnen de vorige dag als sjabloon gebruiken en kunnen aangeven welke projecten favoriet zijn om uren op te registreren. Urenregistratie is ook mogelijk in de agendaweergave op basis van activiteiten en gebeurtenissen.

Urenregistratie wordt realtime verwerkt. Daardoor hebben medewerkers inzicht in de tijdverdeling over verschillende projecten, hun declarabiliteit en productiviteit. 

Leidinggevenden kunnen de urenregistraties van hun medewerkers bekijken en goedkeuren. Met behulp van toegangsrechten kunnen zij ook de mogelijkheid krijgen om de invoer te bewerken en zelfs nieuwe uren in te voeren.

Reiskostenvergoeding en andere uitgaven

Bij de urenregistratie kunnen ook kilometers, reiskosten en andere uitgaven worden ingevoerd. Reiskosten en andere uitgaven zijn van invloed op de financiële resultaten (kosten, marge) van je projecten en worden automatisch gefactureerd wanneer je dit hebt afgesproken met je klant.

Met behulp van rapportages kun je per project, per klant en per medewerker inzichtelijk maken welke uitgaven er zijn geregistreerd.

Wanneer je het declaratieproces verder wilt structureren, kun je met behulp van Visma Severa de reiskosten met behulp van vergoedingsdocument genereren. In dat document kunnen alle kosten worden opgenomen voor verschillende projecten. Hierbij kun je ook eenvoudig betalingsbewijzen uploaden.

Voor elke goedgekeurde vergoeding krijgen werknemers een melding per e-mail. Ten behoeve van de salarisadministratie kunnen alle reiskostengegevens worden gedownload als Excel-bestand.

 

Goedkeuring geregistreerde uren

Alle ingevoerde uren kunnen ter goedkeuring worden voorgelegd. De goedkeuring wordt ofwel door een leidinggevende of door een projectmanager verleend voor alle uren die op zijn of haar project zijn geboekt. Nadat de uren zijn goedgekeurd, worden ze vergrendeld waardoor deze niet meer kunnen worden aangepast en worden ze beschikbaar gesteld voor facturering.

Om een nauwkeurige en betrouwbare urenregistratie te waarborgen, kan de registratieperiode worden afgesloten op dag-, week- of maandbasis. Na afsluiting van de periode kunnen geen uren in het verleden worden geregistreerd. Op die manier kunnen er geen verrassingen ontstaan voor klanten die een bepaald project al gefactureerd hebben gekregen.

Rapportages en overuren

In overzichtsrapporten worden de gewerkte uren en afwezigheidsuren (zoals vakanties) van individuele werknemers in een bepaalde periode weergegeven. Deze rapporten zijn te bekijken als lijsten en als tabellen. Ze kunnen ook gedownload worden naar Excel, bijvoorbeeld voor gebruik in de salarisadministratie.

Wanneer dit van toepassing is, kun je vooraf  categorieën van overuren definiëren zodat deze beschikbaar zijn voor urenregistratie en facturering. Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken bij ondersteuning buiten kantoortijden en weekendwerk.



'Veel verschillende projecten tegelijkertijd maakte het lastig om uren goed vast te leggen. Dankzij Visma Severa is het kinderspel geworden. Dat de uren bovendien automatisch vertaald worden naar facturen scheelt heel veel tijd en moeite.'