Deze site maakt gebruik van cookies. Meer informatie

Akkoord
Veelgestelde vragen AccountView

Visma.net AutoInvoice

Support ID: AV-269338
Versies: AccountView 9.5 en hoger

Hier vindt u antwoorden op vragen die vaak aan ons worden gesteld over het versturen en ontvangen van facturen via Visma.net AutoInvoice vanuit AccountView.

In dit overzicht gaan wij ervan uit dat u de snelstartgids hebt gevolgd om AutoInvoice in te richten. De snelstartgidsen voor Visma.net AutoInvoice vindt u terug op de pagina Visma.net AutoInvoice koppelen met AccountView.

AutoInvoice-koppeling inrichten

  1. Ik krijg de melding "Account is niet geactiveerd" bij het inloggen op het AutoInvoice-platform.
  2. Waarom krijg ik de foutmelding "Fout bij aanmelden voor AutoInvoice: ERROR: REGISTRATION FAILED, BID ALREADY TAKEN" bij het registreren voor AutoInvoice?

AutoInvoice-koppeling gebruiken

  1. Bij het ophalen van berichten in het venster Dagboekberichten (systeem) moet ik een datumbereik opgeven. Welke datum wordt hiermee precies bedoeld?
  2. Er worden geen berichten opgehaald in het venster Dagboekberichten (systeem), terwijl ik op het AutoInvoice-platform zie dat er wel facturen voor mij klaarstaan.
  3. Als ik 'Document > Dagboekberichtkoppelingen controleren' kies in het venster Dagboekberichten, dan krijg ik een leeg venster zonder regels.
  4. Als ik 'Document > Berichten verdelen over administraties' kies in het venster Dagboekberichten (systeem), dan worden niet alle berichten verdeeld over de administraties.
  5. Hoe verwerk ik inkoopfacturen via Visma.net AutoInvoice?

AutoInvoice-koppeling onderhouden

  1. Hoe weet ik of mijn debiteuren facturen via Visma.net AutoInvoice kunnen ontvangen?
  2. Waarom wordt een debiteur niet getoond op het rapport 'Elektronisch factuuradres opzoeken'?

Scan- en herkenservice van AutoInvoice

  1. Ik krijg de melding "E-mail sent to automated system is not on the approved customer list, please contact your invoice processing service provider." als ik facturen naar de scan- en herkenservice probeer te versturen.
  2. Hoe lang duurt het voordat verstuurde PDF-facturen worden verwerkt?
  3. Waarvan hangt de verwerkingstijd van de PDF-facturen af die naar de scan- en herkenservice zijn gestuurd?
  4. Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om deze door de scan- en herkenservice te kunnen laten verwerken?

1. Ik krijg de melding "Account is niet geactiveerd" bij het inloggen op het AutoInvoice-platform.

Om te kunnen inloggen op het AutoInvoice-platform moet de aangemaakte account eerst worden geactiveerd. Dat kan door op de activeringslink in de welkomstmail te klikken.


2. Waarom krijg ik de foutmelding "Fout bij aanmelden voor AutoInvoice: ERROR: REGISTRATION FAILED, BID ALREADY TAKEN" bij het registreren voor AutoInvoice?

De foutmelding geeft aan dat dit bedrijf al is geregistreerd is op het AutoInvoice-platform.


3. Bij het ophalen van berichten in het venster Dagboekberichten (systeem) moet ik een datumbereik opgeven. Welke datum wordt hiermee precies bedoeld?

De berichten worden opgehaald op basis van de ‘Aanmaakdatum’ van de factuur. Deze datum kunt u terugvinden op het AutoInvoice-platform in uw facturenoverzicht.


4. Er worden geen berichten opgehaald in het venster Dagboekberichten (systeem), terwijl ik op het AutoInvoice-platform zie dat er wel facturen voor mij klaarstaan.

Controleer of u de juiste instellingen hebt vastgelegd in AccountView:

  • Ga naar de onderneming met Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen. Open de stamgegevens van de betreffende onderneming en controleer op de tab AutoInvoice of de juiste waarde is ingevoerd in het veld API-sleutel (admin). Deze waarde moet overeenkomen met de waarde in het veld UUID-sleutel van bedrijf. Dit veld vindt u terug op het AutoInvoice-platform door op de knop Instellingen rechtsboven te klikken.
  • Zoek de ingelogde AccountView-gebruiker op met Document > Stamgegevens systeem > Gebruikers. Controleer in de stamgegevens op de tab Algemeen of de juiste waarde is ingevoerd in het veld API (gebr) AutoInv. Deze waarde moet overeenkomen met de waarde in het veld API-sleutel. Dit veld vindt u terug op het AutoInvoice-platform door rechtsboven op de knop Instellingen te klikken.
  • Zorg er ook voor dat u het juiste datumbereik opgeeft bij het ophalen van de berichten (facturen). Zie hiervoor ook “Bij het ophalen van berichten in het venster Dagboekberichten (systeem) moet ik een datumbereik opgeven. Welke datum wordt hiermee precies bedoeld?

5. Als ik 'Document > Dagboekberichtkoppelingen controleren' kies in het venster Dagboekberichten, dan krijg ik een leeg venster zonder regels.

Controleer allereerst of de optie Alleen niet-aanwezige dagboekberichtkoppelingen tonen is gemarkeerd. Als er na het demarkeren van deze optie wel regels worden getoond, dan zijn alle benodigde dagboekberichtkoppelingen reeds aanwezig. Dan hoeft u niets meer te doen en kunt u doorgaan met het verwerken van de berichten.

Wanneer er alsnog geen regels worden getoond, controleert u dan uw administratie-instellingen met Opties > Instellingen > Administratie > Financieel. De volgende instellingen moeten in ieder geval zijn ingevoerd:

  • Onder Financieel II:
    • Grb.rek crediteuren
    • Grb.rek debiteuren
    • BTW-code (niet-BTW-plichtigen markeren de optie BTW niet importeren)
    • Markeer de optie Debiteuren/crediteuren automatisch nummeren
  • Onder AutoInvoice
    • Inkoopfacturen. Dit is het dagboek waarin de verwerkte inkoopfacturen terechtkomen.

6. Als ik 'Document > Berichten verdelen over administraties' kies in het venster Dagboekberichten (systeem), dan worden niet alle berichten verdeeld over de administraties.

Wanneer er één of meerdere berichten niet kunnen worden toewezen aan een administratie, dan ziet u dat terug in het dialoogvenster Berichten verdelen over administraties. In dat venster ziet u hoeveel berichten er zijn overgeslagen en wat de status van deze berichten is. Als u Afdrukvoorb kiest, dan ziet u de details en kunt u onderzoeken waarom het betreffende bericht niet is toegewezen.

De twee meestvoorkomende oorzaken zijn:

  1. Het bericht is al eerder toegewezen aan de betreffende administratie. Om dubbele invoer te voorkomen kunt u een bericht slechts één keer toewijzen.
  2. Er is geen administratie gevonden waaraan het bericht kan worden toegewezen. Op het afdrukvoorbeeld ziet u dan de melding "Administratiecode is niet ingevoerd". Dit betekent dat er voor de betreffende onderneming geen gekoppelde administratie is gevonden met een begin- en einddatum die overeenkomt met de datum van de factuur. Dit ziet u ook terug in het venster Dagboekberichten (systeem): de kolom Administratie is in dat geval leeg.

    Ga daarom met Document > Stamgegevens systeem > Ondernemingen naar de stamgegevens van de betreffende onderneming, en controleer op de tab Invoer of er een administratie is gekoppeld met het juiste datumbereik. Controleer ook in het veld Blk of de administratie is geblokkeerd.

    Kies vervolgens Document > Administratiecodes bijwerken in het venster Dagboekberichten (systeem). Als de kolom Administratiecode nu inderdaad is gevuld, dan kunt u alsnog het bericht aan de administratie toewijzen met Document > Berichten verdelen over administraties.

7. Hoe verwerk ik inkoopfacturen via Visma.net AutoInvoice?

Een inkoopfactuur kan op twee manieren door een leverancier aan u worden verstuurd, namelijk rechtstreeks per e-mail of post, of via het AutoInvoice-platform of een soortgelijke dienst in 'e-invoice'-formaat.

  1. Als u een inkoopfactuur op papier of per email in PDF-formaat ontvangt, dan moet u deze eerst door de AutoInvoice scan- en herkenservice laten verwerken. Om dit te kunnen doen moet u eerst een scan-account aanmaken op het AutoInvoice-platform. De stappen hiervoor vindt u terug in Aan de slag met Visma AutoInvoice in AccountView 9.6.
  2. Indien u de factuur als 'e-invoice' ontvangt van uw leverancier, dan kunt u deze direct in AccountView verwerken. Het is wenselijk om, voor zover mogelijk, uw leveranciers aan te sporen om de inkoopfacturen zoveel mogelijk als 'e-invoices' aan te leveren. Het grote voordeel ten opzichte van de scan-en herkenservice is namelijk dat het u veel minder tijd kost om de facturen te verwerken. Ook voorkomt u zo 'interpretatiefouten' tijdens de herkenning. Bij het verwerken van facturen via de AutoInvoice scan- en herkenservice is dit soms onvermijdelijk.

    Het verwerken van de inkoopfacturen in AccountView gaat hetzelfde, ongeacht de wijze van aanlevering door de leverancier. Een inkoopfactuur kan in beide gevallen worden opgehaald in het venster Dagboekberichten (systeem). Hoe u dit precies doet, leest u terug in de snelstartgidsen voor AutoInvoice die u vindt op de pagina Visma.net AutoInvoice koppelen met AccountView.

8. Hoe weet ik of mijn debiteuren facturen via Visma.net AutoInvoice kunnen ontvangen?

Vanaf AccountView versie 9.5a beschikt u over het rapport Elektronisch factuuradres opzoeken in het venster Debiteuren. Dit rapport kunt u terugvinden via Rapporten > Elektronisch factuuradres opzoeken.

Op het rapport Elektronisch factuuradres opzoeken vindt u een overzicht van alle aanwezige debiteuren, of een debiteur een elektronisch factuuradres heeft en, zo ja, wat het elektronisch factuuradres daadwerkelijk is. Dit elektronisch factuuradres kunt u vervolgens invoeren in het veld El. Inv. Address in de stamgegevens van de debiteur op de tab Algemeen.

Bij het zoeken naar een debiteur kijkt AccountView naar de volgende stamgegevens:

  • KvK-nummer en/of
  • BTW-nummer

De optie Facturering via AutoInvoice kan overigens worden aangezet, ongeacht of de debiteur al 'e-invoices' kan ontvangen of niet. Als een debiteur nog geen elektronische facturen via AutoInvoice kan ontvangen, dan wordt de factuur als PDF-bestand per e-mail aan de debiteur verstuurd.


9. Waarom wordt een debiteur niet getoond op het rapport 'Elektronisch factuuradres opzoeken'?

Als een debiteur ontbreekt op het rapport, dan kan dat verschillende redenen hebben:

  1. De debiteur heeft zich nog niet aangemeld bij een service om 'e-invoices' te kunnen ophalen.

  2. De debiteur verstuurt alleen e-invoices maar kan geen e-invoices ontvangen. In dat geval zal het rapport aangeven dat de debiteur niet is gevonden. Het rapport toont namelijk debiteuren die e-invoices kunnen ontvangen

  3. Er zijn onvoldoende kenmerken ingevoerd in de stamgegevens van de debiteur. Bij vraag 8 ziet u welke gegevens nodig zijn om de debiteur te kunnen opzoeken. Dit leest u ook terug in de snelstartgids Aan de slag met Visma AutoInvoice in AccountView 9.6.


10. Ik krijg de melding "E-mail sent to automated system is not on the approved customer list, please contact your invoice processing service provider." als ik facturen naar de scan- en herkenservice probeer te versturen.

Na het aanmaken van een scan-en herkenaccount duurt het een werkdag voordat deze account actief wordt. Als er bij het versturen van een factuur naar de scan-en herkenservice een automatisch antwoord komt met de melding "E-mail sent to automated system is not on the approved customer list, please contact your invoice processing service provider.", dan is de scan-en herkenaccount nog niet actief. Is de account na twee werkdagen nog steeds niet actief? Dan kunt u contact opnemen met de afdeling Support van Visma.


11. Hoe lang duurt het voordat verstuurde PDF-facturen worden verwerkt?

In de meeste gevallen duurt het 4 tot 8 uur voordat u de factuur in AccountView kunt ophalen. Een factuur kan in AccountView worden opgehaald, zodra deze zichtbaar is op de tab Inkomende facturen in het AutoInvoice-platform.


12. Waarvan hangt de verwerkingstijd van de PDF-facturen af die naar de scan- en herkenservice zijn gestuurd?

Hoe lang het duurt voordat een factuur wordt verwerkt hangt af van een aantal factoren. Hieronder ziet u de belangrijkste factoren:

  • Het totaalaantal facturen dat op dat moment door de scan-en herkenservice moet worden verwerkt.
  • Of de factuur in één keer juist kan worden verwerkt door de scan-en herkenservice. Anders zal de factuur handmatig moeten worden geïnterpreteerd, waardoor het vaak ook langer kan duren voordat een factuur beschikbaar komt.

13. Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om deze door de scan- en herkenservice te kunnen laten verwerken?

Voor een correcte verwerking in AccountView moeten in ieder geval de volgende gegevens op de factuur vermeld staan:

  • De naam, het KvK-nummer, het BTW-nummer en het IBAN-nummer van de afzender (de crediteur).
  • Het totale BTW-bedrag moet op de factuur vermeld staan. De scan-en herkenservice kan namelijk geen aparte BTW-bedragen bij elkaar optellen.

Deze gegevens heeft AccountView nodig om te bepalen of een crediteur al bestaat in de administratie. Als de crediteur nog niet bestaat, dan zal AccountView deze automatisch als nieuwe crediteur aanmaken met de gegevens die in het opgehaalde dagboekbericht staan vermeld.

Een goede richtlijn zijn ook de algemene factuureisen die de Belastingdienst stelt.