Welke mogelijkheden zijn er om vanuit AccountView te e-mailen?

In AccountView kunt u kiezen uit drie e-mailsystemen: E-mail via MAPI, E-mail via Microsoft Outlook en E-mail versturen via SMTP. Elk e-mailsysteem heeft zijn eigen mogelijkheden om met een e-mailcliënt te koppelen. Alle mogelijkheden en de stappen om dit in te richten leest u in "stap 1: inrichten van het e-mailprofiel in AccountView".

Welke e-mailprogramma’s worden ondersteund door AccountView?

Afhankelijk van het e-mailsysteem worden de volgende e-mailcliënts ondersteund:

E-mail via MAPI

• Microsoft Outlook Express
• Windows Mail
• Andere e-mailprogramma’s die het gebruik van MAPI ondersteunen.

E-mail via Microsoft Outlook

• Microsoft Outlook (32-bits uitvoering). In "Ondersteuning Microsoft Office" leest u welke versies van Microsoft Office worden ondersteund door AccountView.

E-mail versturen via SMTP

• Gmail
• Office 365
• Andere online e-mailcliënts die het gebruik van SMTP ondersteunen, bijvoorbeeld de e-mailcliënt via de internetprovider of een eigen SMTP-server.

Hoe kan ik in AccountView een verschillend afzendadres per administratie of per proces instellen?

Vanaf versie 9.6 is functionaliteit geïntroduceerd om per administratie en/of per e-mailsjabloon een e-mailprofiel in te stellen. Hiermee kunt u regelen dat een e-mailaccount wordt gebruikt per gebruiker, per administratie en per proces (zoals het factureren, het inkopen, enzovoort). In "stap 1: inrichten van e-mailprofielen in AccountView" leest u de stappen om dit in te richten.

Werkt u nog met AccountView versie 9.5a of lager en wilt u gebruikmaken van deze functionaliteit, vraag dan een update aan naar de laatste versie via "Update AccountView aanvragen".

Kan ik extra bijlagen versturen bij het e-mailen?

Vanaf versie 9.5 en hoger met een Team- of Business-uitvoering en de module Facturering II kunt u extra bijlagen toevoegen aan de e-mails die u verstuurt vanuit AccountView. Dit kan op twee manieren:

• Voeg het bestand toe aan een e-mailsjabloon als u hetzelfde bestand met alle e-mails wilt meesturen.
• Voeg een specifieke bijlage toe, bijvoorbeeld een verkoopfactuur of -order.

In "stap 4: bijlagen toevoegen aan e-mail" leest u hoe u gebruikmaakt van deze functionaliteit.

Welke opmaakmogelijkheden bestaan er voor de inhoud van de e-mailsjabloon?

Een e-mailsjabloon is noodzakelijk voor het elektronisch versturen van documenten vanuit AccountView. De inhoud en opmaak van de e-mail die wordt verstuurd bij het voltooien van de verschillende typen documenten, worden namelijk bepaald door de e-mailsjabloon die is gekoppeld aan de gebruikte taalcode.

• Aan de e-mailsjabloon kunt u formules toevoegen die gegevens uit AccountView-velden tonen.
• HTML-opmaak in een e-mailsjabloon waarbij u afbeeldingen en tabellen kunt toevoegen is mogelijk vanaf AccountView versie 9.2 en hoger.

In "stap 2: alles over e-mailsjablonen in AccountView" leest u wat er nodig is om gebruik te maken van deze functionaliteit.

Het venster met persoonlijke e-mailinstellingen verschijnt niet in beeld.

In bepaalde situaties is het mogelijk dat het venster met persoonlijke e-mailinstellingen (Opties > Instellingen > Persoonlijk > Starten) niet kan worden geopend als u met het e-mailsysteem E-mail via Microsoft Outlook en E-mail versturen via SMTP werkt.

De oorzaak is een probleem bij het benaderen van de map voor tijdelijke bestanden die in Internet Explorer is opgegeven. U lost dit op door voor de betreffende Windows-gebruiker in Internet Explorer de standaardlocatie voor tijdelijke bestanden op te geven (C:\Users\<gebruikersnaam>\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache). Zie voor meer informatie "Change Temporary Internet Files folder location in Internet Explorer".

Hoe kan ik in AccountView vanuit een ander e-mailaccount e-mails versturen?

Vanaf versie 9.6 is functionaliteit geïntroduceerd die het mogelijk maakt vanuit een andere e-mailaccount e-mails te versturen met het e-mailsysteem E-mail via Microsoft Outlook en E-mail versturen via SMTP. Door het aanmaken van een e-mailprofiel is het mogelijk om een e-mailaccount in te stellen voor elke AccountView-gebruiker in de systeeminstellingen, en voor elke AccountView-gebruiker per administratie of per e-mailsjabloon. Tevens kan van de systeeminstellingen worden afgeweken met een e-mailaccount in de persoonlijke instellingen.

In versie 9.5a en lager is het alleen mogelijk om een andere e-mailaccount vast te leggen in de persoonlijke instellingen met het e-mailsysteem via Outlook en via SMTP.

Meer informatie en alle stappen tot het instellen hiervan staan beschreven in "stap 1: inrichten van e-mailprofielen in AccountView".

Verstuurde e-mails blijven staan in het Postvak IN.

Als u e-mails vanuit Accountview hebt verstuurd en deze blijven staan in het Postvak IN (Inbox) van Microsoft Outlook, dan duidt dit op een verbindingsprobleem met het e-mailprofiel. Dit lost u op door in Microsoft Outlook te regelen dat het e-mailprofiel lokaal wordt opgeslagen. Dit doet u door Cached Exchange modus in Outlook in te schakelen met de stappen in Ik krijg de melding "E-mail kan niet worden verstuurd".

De inhoud van de e-mailsjabloon is niet zichtbaar in de verstuurde e-mail.

Bij het gebruik van het e-mailsysteem E-mail via Microsoft Outlook is het mogelijk dat de inhoud van de e-mailsjabloon niet zichtbaar is in de vanuit AccountView verstuurde e-mail. Dit gedrag voorkomt u:

• door Cached Exchange modus in Microsoft Outlook in te schakelen met de stappen in het antwoord onder "Ik krijg bij het versturen van de e-mail vanuit AccountView een foutmelding. Ik gebruik Outlook of MAPI", 
• of door E-mail verzenden in HTML-formaat te demarkeren in de persoonlijke e-mailinstellingen van de gebruiker of het e-mailprofiel.

Als ik de knop E-mail kies in de rapportdialoog van het venster Debiteuren of Crediteuren, verstuurt AccountView direct een e-mail naar de geselecteerde debiteur (of crediteur).

AccountView selecteert in het venster Debiteuren of Crediteuren automatisch het e-mailadres uit de stamgegevens van de debiteur of crediteur. Dit heeft als voordeel dat het e-mailadres niet handmatig hoeft te worden ingevoerd wanneer Opties > E-mail wordt gekozen.

Een aandachtspunt bij het gebruik van het e-mailsysteem E-mail via Microsoft Outlook is dat er direct een e-mail wordt verstuurd naar het e-mailadres in het veld E-mail zakelijk wanneer u in de rapportdialoog van het venster Debiteuren of Crediteuren de knop E-mail kiest. Afhankelijk van de modulesamenstelling is de melding zichtbaar "Wilt u e-mailadressen uit AccountView selecteren?" waarop Ja kan worden gekozen als dit niet wenselijk is.

In AccountView versie 9.6 wordt de melding onafhankelijk van de modulesamenstelling getoond en is deze verduidelijkt: “Wilt u de e-mail bewerken voordat deze wordt verstuurd, bijvoorbeeld door e-mailadressen te selecteren of een boodschap toe te voegen?”

De e-mailprofielen in Outlook worden niet in AccountView getoond.

Vanuit Microsoft Outlook 2013 en hoger worden nieuw aangemaakte e-mailprofielen op een andere locatie in Windows opgeslagen dan in lagere versies van Microsoft Outlook gebruikelijk was. Dit heeft tot gevolg dat het mogelijk is dat u bij het gebruik van het e-mailsysteem E-mail via Microsoft Outlook in AccountView niet alle in Windows aanwezige e-mailprofielen kunt selecteren in de persoonlijke instellingen en/of het e-mailprofiel.

Werkt u met Microsoft Outlook 2013 of hoger en kunt u in AccountView een e-mailprofiel niet kiezen, kies dan Standaardprofiel in AccountView en geef in Windows aan dat het e-mailprofiel dat u wilt gebruiken het standaardprofiel is.

Andere mogelijkheden om een andere e-mailaccount te gebruiken dan vastligt in het standaardprofiel zijn:

• Het gebruik van de mail-verbinding Microsoft Exchange Server in de persoonlijke instellingen wanneer wordt gewerkt met Microsoft Exchange 2010.
• Het gebruik van het e-mailsysteem E-mail versturen via SMTP.

Gebruik hiervoor eventueel 7. Hoe kan ik in AccountView vanuit een ander e-mailaccount e-mails versturen?.

Welke gegevens moet ik invoeren bij het gebruik van de mail-verbinding Microsoft Exchange Server?

Met het e-mailsysteem E-mail via Microsoft Outlook kunnen de Microsoft Exchange-gegevens per gebruiker in de persoonlijke e-mailinstellingen worden ingevoerd. In versie 9.6 is dit ook mogelijk in een apart e-mailprofiel.

De velden komen beschikbaar nadat u bij Mail-verbinding de optie Microsoft Exchange Server hebt geselecteerd in de persoonlijke instellingen en/of het e-mailprofiel. De gegevens vindt u in de Accountinstellingen in Microsoft Outlook: "Change email account settings".

• Server: Dit is het serveradres dat is vastgelegd in Microsoft Outlook in de Accountinstellingen. Dit kan het serveradres zijn, bijvoorbeeld server.local, of een ip-adres van de Exchange Server.

• Mail Account: Dit is het e-mailadres van de e-mailaccount in Exchange dat moet worden gebruikt om te kunnen e-mailen vanuit AccountView.

Ik krijg bij het versturen van de e-mail vanuit AccountView een foutmelding. Ik gebruik Outlook of MAPI

• "E-mail kan niet worden verstuurd"
• "Niet gevonden: Map Postvak IN"
• "Inloggen in e-mailprogramma niet gelukt…"
• "Kan dit item niet verzenden"

De meldingen die in AccountView worden getoond, zijn afkomstig uit Microsoft Outlook. De meldingen duiden op een verbindingsprobleem met het e-mailprofiel in Microsoft Outlook.

Een probleem bij het benaderen van een e-mailprofiel vanuit AccountView kan worden veroorzaakt door instellingen in AccountView of Microsoft Outlook. Onderstaande punten kunt u inzetten om deze meldingen op te lossen:

• Markeer in de persoonlijke e-mailinstellingen of in het e-mailprofiel in AccountView de optie Standaardprofiel om een probleem uit te sluiten bij het benaderen van een afwijkend e-mailprofiel of een probleem bij het benaderen van de Microsoft Exchange Server. De instellingen vindt u afhankelijk van uw versie in "E-mail versturen vanuit AccountView".
  
  
• Schakel de optie Cached Exchange modus (Exchange-modus met cache) in Microsoft Outlook in met de informatie in: "Exchange-modus met cache inschakelen". Herstart Microsoft Outlook na deze wijziging. In het besturingssysteem Windows Server met de Remote Desktop Services-rol is deze optie niet beschikbaar.

Ik krijg bij elke e-mail vanuit AccountView een beveiligingswaarschuwing en moet voor Toestaan kiezen.

De keuze van het e-mailsysteem E-mail via MAPI met het gebruik van Microsoft Outlook als lokale e-mailcliënt zorgt standaard voor de melding "Er wordt vanuit een programma geprobeerd toegang te verkrijgen tot e-mailadressen die u in Outlook hebt opgeslagen. Wilt u dit toestaan?" Hierdoor zult u voor elke e-mail Toestaan moeten kiezen. Dit kunt u oplossen door E-mail via Microsoft Outlook te kiezen.

Ik krijg de melding "AvOutlook.RDOSession niet geïnstalleerd."

De melding "AvOutlook.RDOSession niet geïnstalleerd." treedt op als de Microsoft Outlook-installatie niet kan worden benaderd. Dit kan bijvoorbeeld optreden wanneer de 64-bits uitvoering van Microsoft Office is geïnstalleerd. AccountView ondersteunt alleen het gebruik van de 32-bits uitvoering van Microsoft Office. Zie hiervoor "Ondersteuning Microsoft Office".

De melding kan ook worden veroorzaakt doordat bepaalde onderdelen van de AccountView-werkstationinstallatie niet goed werken. Dit kan worden opgelost met de stappen onder Installatieprobleem in "AccountView PDF Printer - 7. Er verschijnt een programmastoring in AccountView tijdens het afdrukken van het PDF-document".

Ik krijg de melding "De driver van de PDF Printer kan niet worden geconfigureerd. (1)" bij het e-mailen in AccountView.

De melding "De driver van de PDF Printer kan niet worden geconfigureerd. (1)" bij het e-mailen vanuit AccountView kan optreden bij het gebruik van Microsoft Office 2016. De melding kan worden opgelost met de informatie in "AccountView PDF Printer - 9. Ik krijg in AccountView de melding: 'De driver van de PDF-printer kon niet worden geconfigureerd (1)'.".

Ik krijg de melding "Niet gelukt: Toevoegen: Ontvangers, E-mailadres "Aan" is ongeldig."

Deze melding treedt op doordat in het veld Aan in de e-mail geen geldig e-mailadres is vastgelegd. In AccountView is het e-mailadres Aan op verschillende manieren vast te leggen. Zie hiervoor "Elektronisch versturen van documenten in AccountView - 3.3 Verschillende ontvangers per (elektronisch) document vastleggen". Controleer het e-mailadres in deze velden en sluit eventuele onbedoelde tekst op de achtergrond in de velden uit door in het tekstveld Aan te dubbelklikken.

Hoe werkt het e-mailsysteem via SMTP in AccountView?

SMTP staat voor Simple Mail Transfer Protocol en is de standaard voor het versturen van e-mails over het internet. De enige vereisten voor het gebruik van dit e-mailsysteem zijn:

1. Een internetverbinding op de computer waar AccountView wordt opgestart.
2. De beschikking hebben over een online e-mailaccount met ondersteuning voor SMTP of een interne SMTP (relay) server. Alle (online) e-mailcliënts die SMTP ondersteunen, zijn ook te gebruiken in AccountView. Voorbeelden van online e-mailcliënten zijn: Gmail, Microsoft Office 365 en e-mailaccounts van internetproviders via SMTP. 

Het e-mailsysteem E-mail versturen via SMTP is in AccountView versie 9.2 geïntroduceerd.

De verstuurde e-mail vanuit AccountView is niet zichtbaar in de verzonden items in de online e-mailcliënt.

AccountView verstuurt met het e-mailsysteem E-mail versturen via SMTP de e-mails via het SMTP-protocol. Het is afhankelijk van de online e-mailcliënt of de e-mails in de verzonden items terecht komen. De afhandeling van de verzonden items kan verschillen per online e-mailcliënt.

Bijvoorbeeld bij het gebruik van een Gmail account worden e-mails verzonden via SMTP wel opgeslagen in de verzonden items. Bij het gebruik van een Office 365 account worden e-mails verzonden via SMTP niet opgeslagen in de verzonden items.

In AccountView versie 9.6 is het mogelijk om het e-mailadres van de ingestelde e-mailaccount in te voeren in het veld BCC in het e-mailprofiel zodat u altijd een kopie ontvangt van elke vanuit AccountView verstuurde e-mail. Zie hiervoor "E-mail versturen vanuit AccountView - 2.3.4 BCC vastleggen".

Wat is de functie van het veld Afzender?

Bij het invoeren van de gegevens van het online e-mailaccount in AccountView is het nodig om het veld Afzender in te voeren. Hierin voert u het e-mailadres in van waaruit de e-mails in AccountView worden verstuurd. De ontvanger van de e-mail krijgt dus het e-mailadres in het veld Afzender te zien.

In het veld Afzender moet een e-mailadres worden ingevoerd, eventueel aangevuld met bijvoorbeeld de naam of het bedrijf. De volgende variaties zijn mogelijk:

• [email protected]
• “Voornaam Achternaam <[email protected]>”
• “Voornaam Achternaam (Bedrijfsnaam) <[email protected]>”

Het veld Afzender kunt op de volgende locaties in AccountView vastleggen:

1. In het e-mailprofiel in versie 9.6 en hoger (Document > Stamgegevens systeem > E-mailprofielen).
2. In de persoonlijke e-mailinstellingen (Opties > Instellingen > Persoonlijk > Starten. Kies Wijzigen bij E-mail instellen).
3. In het venster Gegevens per e-mail versturen, beschikbaar in de AccountView Business-uitvoering (Opties > E-mail en open de tab Opties). Het veld Afzender en de andere opties die worden vastgelegd, zijn van toepassing op alle hierna door de gebruiker verstuurde e-mails vanuit AccountView.

Hoe kan ik een e-mail versturen namens een andere e-mailaccount?

Het versturen namens een andere e-mailaccount is mogelijk als de e-mailaccount die in AccountView is ingevoerd, toestemming heeft gekregen van de andere e-mailaccount om namens die account e-mails te kunnen versturen. Dit moet in de online e-mailaccounts zelf worden ingesteld door bijvoorbeeld een beheerder.

• Voor Gmail: "E-mail verzenden vanaf een ander adres of een alias".
• Voor Office 365: "Namens een andere gebruiker een e-mailbericht verzenden of beantwoorden".

Welke aandachtspunten zijn er voor het gebruik van een Gmail-e-mailaccount in AccountView?

Standaard is het mogelijk om een Gmail-account in te stellen in AccountView. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van bepaalde beveiligingsinstellingen in Gmail, zijn er extra stappen nodig om succesvol een e-mail te kunnen versturen. Afhankelijk van de instellingen gaat het om de volgende stappen: 

• Authenticatie in twee stappen
  Als er voor de e-mailaccount gebruik wordt gemaakt van het inloggen met authenticatie in twee stappen, dan ontvangt u bij het inloggen in Gmail altijd een code op uw telefoon. In dat geval zal het huidige wachtwoord voor de e-mailaccount in AccountView niet werken. 
  
  Er moet dan een speciaal wachtwoord (een applicatiespecifiek wachtwoord) worden gegenereerd waarmee AccountView verbinding kan maken met uw account. Dit wachtwoord verandert niet en hoeft maar 1 keer te worden ingevoerd in het veld Wachtwoord. Meer informatie vindt u in "Inloggen met authenticatie in twee stappen" en "Inloggen met app-wachtwoorden".
  
  
• Apps met lagere beveiliging toestaan
  Standaard staat in persoonlijke Gmail-e-mailaccounts de instelling Apps met lagere beveiliging toestaan uit. Dit zorgt ervoor dat Google de inlogpogingen vanuit AccountView blokkeert en de e-mails niet verstuurt. Om vanuit AccountView via SMTP e-mails te kunnen versturen, is het daarom nodig om deze instelling in te schakelen. Hier leest u hoe u dat doet: "Toestaan dat minder veilige apps toegang tot uw account krijgen".

Hoe kan ik buiten AccountView om het e-mailaccount via SMTP testen?

Wanneer er na het volledig instellen van het e-mailaccount in AccountView meldingen optreden, dan kan er worden getest met het versturen van een e-mail buiten AccountView om. Bijvoorbeeld via Powershell: https://technet.microsoft.com/en-us/library/hh849925.aspx. Een voorbeeld (waarbij u uw eigen SMTP-gegevens kunt invoeren) staat hieronder:

1. Start Powershell als beheerder (via de optie Als administrator uitvoeren).
2. Voer dit commando in: 
   Set-ExecutionPolicy Unrestricted
   
3. Bevestig het toestaan van het uitvoeren van Powershell-scripts met Y.
4. Pas de voorbeeldgegevens aan naar het eigen e-mailaccount in het onderstaande voorbeeldscript:
   $secpasswd = ConvertTo-SecureString "<wachtwoord>" -AsPlainText -Force
   $mycreds = New-Object System.Management.Automation.PSCredential ("<[email protected]>", $secpasswd)
   Send-MailMessage -To "<[email protected]>" -SmtpServer "<smtp.server.com>" -Credential $mycreds -UseSsl "Testmail" -Port "587" -Body "Dit is een testmail.<br>" -From "<[email protected]" -BodyAsHtml

Een andere manier is het testen van het versturen van een e-mail via het netwerk via Telnet vanaf het werkstation. Dit kan worden gebruikt bij een interne SMTP-server via bijvoorbeeld een Exchange SMTP-relay connector: "How to Send Email via Telnet".

Ik krijg de melding "Het externe certificaat is ongeldig volgens de validatieprocedure ("The remote certificate is invalid according to the validation procedure").

De melding wordt veroorzaakt doordat de verbinding naar het ingestelde SMTP-serveradres als onveilig wordt beschouwd. Dit komt door een probleem met het beveiligingscertificaat op de server, bijvoorbeeld omdat de vervaldatum van het beveiligingscertificaat is verlopen.

Een ongeldig certificaat van een computer is een Windows-probleem. Het benaderen van de server via Internet Explorer of Remote Desktop zou daarom ook een melding over een ongeldig certificaat moeten geven.

De oplossing is zorgen dat de melding over het beveiligingscertificaat niet meer optreedt. Dit is mogelijk door het beveiligingscertificaat in de zogenaamde Trusted Root Certification Authorities te installeren met de stappen in "Adding certificates to the Trusted Root Certification Authorities store for a local computer".

Ik krijg de melding "451: SMTP-server accepteerde de e-mail niet. The specified string is not in the form required for an e-mail address."

Deze melding wordt veroorzaakt door een ongeldig e-mailadres in het veld Afzender in de e-mailinstellingen of het veld Aan.

Controleer de e-mailinstellingen met de informatie in "E-mail versturen vanuit AccountView - 2.3 E-mail versturen via SMTP". Zorg ervoor dat er geen ongeldige tekens in de velden staan en het overeenkomt met een geldig e-mailadres in de onderdelen beschreven in "Elektronisch versturen van documenten in AccountView - 3.3 Verschillende ontvangers per (elektronisch) document vastleggen".

Ik krijg de melding "530: SSL-verbinding moet zijn ingeschakeld…”.

De melding "530: SSL-verbinding moet zijn ingeschakeld…” wordt over het algemeen veroorzaakt door verkeerde inloggegevens in de e-mailinstellingen. Controleer de velden Gebruikersnaam en Wachtwoord met de informatie in "E-mail versturen vanuit AccountView - 2.3 E-mail versturen via SMTP".

Krijgt u de melding niet opgelost en werkt u nog niet met minimaal AccountView versie 9.5, dan adviseren we u AccountView te updaten naar een courante versie. In versie 9.5 is een probleem opgelost bij het opslaan van de inloggegevens in de e-mailinstellingen met het e-mailsysteem E-mail versturen via SMTP in AccountView.

Ga naar begin pagina